Ausschreibungen per E-Mail? Warum Einkaufsabteilungen damit Kontrolle und Effizienz verlieren.
Trotz digitaler Alternativen laufen im privaten Sektor immer noch rund 50 % aller Ausschreibungen und Preisanfragen per E-Mail. Was auf den ersten Blick bequem wirkt, entpuppt sich in der Praxis oft als ineffizient, fehleranfällig – und teuer. Doch warum halten so viele Unternehmen daran fest? Und vor allem: Wie gelingt der Umstieg auf smartere, digitale Prozesse ohne komplexe IT-Projekte?
Inhalt
- Ausschreibungen per E-Mail sind riskant: Sie verursachen Excel-Chaos, Medienbrüche, Intransparenz und gefährden die Revisionssicherheit.
- Moderne Sourcing-Plattformen schaffen Abhilfe: Sie ermöglichen strukturierte Angebotsabgabe, automatische Preisspiegel und zentrale Kommunikation.
- Ein Umstieg ist einfacher als gedacht: Cloudbasierte Tools lassen sich ohne IT-Projekt und ohne Schulungsaufwand einführen.
Was ist eine E-Mail-basierte Ausschreibung?
Eine E-Mail-basierte Ausschreibung ist ein Vergabeprozess im Einkauf, bei dem Preisanfragen, Materialliste oder Leistungsverzeichnisse und Angebotsrückläufe per E-Mail zwischen Einkäufern und Lieferanten ausgetauscht werden. Häufig erfolgen Angebotsvergleiche manuell in Excel, die Kommunikation ist verteilt über E-Mail-Threads oder Telefonate.
Diese Praxis ist nach wie vor weit verbreitet – vor allem im Mittelstand und im projektorientierten Einkauf.
Warum werden im Jahr 2025 noch viele Ausschreibungen per E-Mail durchgeführt?
Trotz der Verfügbarkeit moderner, digitaler Sourcing-Tools setzen viele Unternehmen weiterhin auf E-Mail. Die Hauptgründe:
| Grund | Erklärung |
| Bedarfsmeldung | E-Mail ist bekannt, jeder kann sie nutzen – keine Schulung notwendig. |
| Geringe Einstiegskosten | Kein neues Tool, keine IT-Beteiligung nötig. |
| Gewohnheit & Akzeptanz | Lieferanten wie Einkäufer sind mit E-Mailprozessen vertraut. |
Doch diese Vorteile gelten nur auf den ersten Blick. In der Praxis entstehen hohe versteckte Kosten – z. B. durch Mehraufwand, Fehler und fehlende Transparenz.
Welche Risiken birgt die Ausschreibung per E-Mail?
Branchenstudien zeigen: Fehlende Automatisierung und medienbruchbedingte Abläufe führen zu Mehraufwand, Fehlern und Kontrollverlust im Einkaufsprozess.
| Problemfeld | Quelle / Studie | Validierungsansatz |
| Excel-Chaos & manuelle Preisspiegel | Deloitte (Global CPO Survey): „Fehlende Automatisierung im Einkauf erzeugt Ineffizienzen“ | Automatisierung wird als Hebel zur Effizienz genannt |
| Unstrukturierte Kommunikation | BME eSolutions Report, Zitat: „Medienbrüche zwischen Systemen sind ein zentrales Hindernis“ | Hinweis auf Fragmentierung von Kommunikationswegen |
| Versionsverlust bei Angeboten | PwC Digital Procurement Study: „Fehlende Systemunterstützung führt zu mangelnder Angebotsqualität & Vergleichbarkeit“ | Probleme bei Varianten und Vergleichbarkeit |
| Revisionssicherheit & Audit-Trails | IDW PS 330, GoBD & interne Revisionsrichtlinien: „Nachvollziehbarkeit und Dokumentation im Vergabeprozess sind zwingend“ | Rechtlich verbindliche Anforderungen an Nachvollziehbarkeit |
Was ist eine digitale Sourcing-Plattform?
Eine digitale Sourcing-Plattform ist ein webbasiertes Tool, mit dem Einkäufer Preisanfragen bzw. Ausschreibungen strukturiert, transparent und automatisiert durchführen können – ohne E-Mail, ohne Excel, ohne Dateianhänge.
Digitale Sourcing-Plattformen sind Teil des sogenannten E-Procurements oder der elektronischen Beschaffung und bieten Vorteile auf mehreren Ebenen:
| Funktion | Nutzen im Einkauf |
| 📋 Strukturierte Angebotsabgabe | Lieferanten geben Angebote direkt im System ab |
| 📊 Automatisierter Preisspiegel | Vergleich von Preisen & Leistungen ohne manuelle Excel-Bearbeitung |
| 💬 Zentrale Kommunikation | Rückfragen, Varianten & Freigaben im Tool dokumentiert |
| 🔍 Transparenz & Revisionssicherheit | Vollständige Nachvollziehbarkeit aller Schritte für Audits |
| 🔐 Datenhoheit & Zugriffsschutz | Berechtigungen und Rollensteuerung für Compliance-konforme Prozesse |
E-Mail-Vergabe vs. digitale Ausschreibung – ein Vergleich
| Kriterium | E-Mail-Vergabe | Digitale Sourcing-Plattform |
| Angebotsabgabe | Per PDF / Mail-Anhang | Direkt im Browserformular |
| Angebotsvergleich | Manuell in Excel | Automatisch im System |
| Rückfragen & Kommunikation | Unstrukturiert | Zentral & dokumentiert |
| Revisionssicherheit | Gering | Hoch |
| Schulungsaufwand | Gering | Gering (durch intuitive Oberfläche) |
| IT-Anforderungen | Keine | Meist auch keine (Cloud) |
Wie gelingt der Umstieg – auch ohne SAP-Projekt?
Viele Einkaufsleiter zögern beim Umstieg, da sie mit langwierigen IT-Vorhaben oder hohen Lizenzkosten rechnen. Doch das ist oft unbegründet:
- Moderne Sourcing-Tools sind cloudbasiert, modular und innerhalb von wenigen Tagen einsatzbereit.
- Ein Pilotprojekt kann parallel zum bestehenden E-Mail-Prozess laufen – ohne Systembruch.
- Die Lieferantenseite benötigt keine Schulung: Die Benutzeroberflächen sind selbsterklärend.
Beispiel aus der Praxis:
Mittelständische Unternehmen mit 5–15 Ausschreibungen pro Monat konnten bereits innerhalb von 4 Wochen produktiv auf Plattformbetrieb umstellen – ohne ERP-Integration oder zusätzliche IT-Kapazitäten.
Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, E-Mail-Ausschreibungen zu ersetzen
Wer heute noch per E-Mail ausschreibt, riskiert:
- versteckte Kosten durch ineffiziente Abläufe
- fehlende Transparenz in Preisvergleichen
- mangelnde Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen
Die Alternative: eine digitale Sourcing-Plattform, die einfach, sicher und schnell eingeführt werden kann. Tipp: Starten Sie mit einem Pilotprojekt und machen Sie die Effizienz erlebbar – für Einkauf und Lieferanten.
FAQ
Ist eine digitale Sourcing-Plattform auch für kleine Einkaufsabteilungen geeignet?
Ja. Auch kleinere Einkaufsabteilungen profitieren von automatisierter Ausschreibung – vor allem durch Zeitersparnis und Prozessklarheit.
Brauchen Lieferanten besondere Software?
Nein. Die Angebotsabgabe erfolgt webbasiert – es genügt ein Internetzugang. Registrieren müssen sich diese nicht.
Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
Gering. Die Benutzeroberflächen sind intuitiv. In der Regel reichen kurze Einführungen (30–60 Minuten).
Lernen Sie die Vorteile digitaler Ausschreibungen live kennen.
In unserer Demo zeigen wir Ihnen, wie einfach Sie E-Mail-basierte Prozesse durch eine smarte Sourcing-Plattform ersetzen – ganz ohne IT-Projekt.
