Operative und strategische RFQs – zwei Welten, aber gleich wichtig

Ob kurzfristiger Ersatzteilbedarf oder Projektinvestitionen geht – formalisierte Preisanfragen (RFQs, kurz für Request for Quotation) sollen helfen, Angebote vergleichbar zu machen und bessere Entscheidungen zu treffen. Doch operative und strategische RFQs folgen unterschiedlichen Anforderungen: Während die einen schnell und effizient abgewickelt werden müssen, verlangen die anderen nach Struktur, Detailtiefe und enger Abstimmung. Beides lässt sich verbinden – durch klar definierte Anforderungen, passende Abläufe und digitale Unterstützung, die auf beide Szenarien ausgelegt ist – und sich idealerweise in SAP integrieren lässt.

Was versteht man unter einem RFQ?

RFQ steht für Request for Quotation, auf Deutsch: Anfrage zur Angebotsabgabe. Es handelt sich dabei um ein formales Verfahren, mit dem Unternehmen mehrere Anbieter zur Abgabe eines Angebots für eine klar definierte Leistung oder ein Produkt auffordern – und das kann sowohl bei C-Artikeln als auch bei großen Projekten der Fall sein. Die Bedeutung eines RFQ liegt vor allem in der Struktur und Vergleichbarkeit: Wer Angebote sauber gegenüberstellen will, braucht standardisierte Anfragen.

Der entscheidende Faktor ist dabei nicht das Volumen, sondern die Klarheit der Anforderungen: Je standardisierter und präziser die Leistung beschreibbar ist, desto besser funktioniert der RFQ-Prozess – und desto vergleichbarer sind die Angebote.

Bei größeren Projekten oder strategischen Beschaffungen sind zusätzliche Funktionen entscheidend, um Angebote sinnvoll vergleichen zu können – etwa Scoring-Modelle, Variantenvergleiche oder gewichtete Bewertungskriterien. Ein sauber strukturierter RFQ-Prozess schafft genau die Grundlage, um solche komplexeren Entscheidungen fundiert, transparent und nachvollziehbar zu treffen.

RFQ-Details: Was gehört in eine strukturierte Preisanfrage?

Damit ein RFQ funktioniert, braucht es mehr als nur die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Grundlage eines vollständigen Request for Quotation sind folgende Informationen:

• Leistungsbeschreibung: möglichst präzise, mit technischen Daten, Mengen, Qualitätsspezifikationen

• Zeitliche Rahmenbedingungen: Liefertermin, Angebotsfrist, Ausführungszeitraum

• Bewertungskriterien: z. B. Preis, Qualität, Servicelevel, Nachhaltigkeitsanforderungen

• Vergabeprozess: Ablauf, Ansprechpartner, Rückfragen, Bedingungen

• Formatvorgaben: Wie das Angebot eingereicht werden soll (Formate, Portale, Vorlagen)

In bestimmten Bereichen – etwa im Bauwesen – gelten zudem feste Standards für die Struktur von Leistungsanfragen, z. B. das GAEB-Format in Deutschland. Diese Normen erleichtern die digitale Übermittlung und die automatisierte Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen.

👉 Zwei Use Cases, zwei Anforderungen an RFQs

Die folgenden beiden Use Cases zeigen exemplarisch, wie unterschiedlich Requests for Quotation im Alltag eingesetzt werden – und wo jeweils die größten Hürden, aber auch die größten Potenziale liegen: einmal im operativen Einkauf, einmal im strategischen Projektgeschäft.

🔹 Use Case 1: Preisanfragen für strategische Bedarfe

Beispiel: Ein Unternehmen plant die Beschaffung einer neuen Produktionsanlage. Die Kosten liegen im Millionenbereich, verschiedene Lieferanten müssen Angebote abgeben.

Herausforderungen:

• Lange Durchlaufzeiten: Umfangreiche Ausschreibungen erfordern viele manuelle Abstimmungen zwischen Einkauf, Fachabteilung und Lieferanten.
  
• Fehlende Vergleichbarkeit: Angebote sind oft unstrukturiert, da Lieferanten unterschiedliche Leistungsumfänge oder technische Alternativen anbieten.
  
• Manuelle Angebotsauswertung: Weil RFQs häufig außerhalb des Systems – per Outlook und Excel – abgewickelt werden, fehlt die Grundlage für automatisierte Vergleiche. Preis-, Service- und Leistungsfaktoren müssen manuell gewichtet werden – das kostet Zeit und erschwert transparente Entscheidungen.

Was hilft in der Praxis?

Digitale Sourcing-Lösungen schaffen hier echten Mehrwert, indem sie den gesamten RFQ-Prozess durchgängig strukturieren und gleichzeitig auch die Angebotsseite effizient mit einbinden. Dazu bieten sie den Rahmen für Scoring-Modelle und definierte Bewertungskriterien, Variantenvergleiche automatisierte Auswertungen, auch bei komplexen Leistungsumfängen.

Durch zentralen Datenzugriff für Einkauf und Fachabteilungen wird der Abstimmungsaufwand reduziert und Entscheidungen werden beschleunigt. Strategische RFQs profitieren zudem von frühzeitiger Markttransparenz: Anbieter lassen sich gezielt vergleichen, Preise realistisch einschätzen und Entscheidungen fundiert begründen.

Digitale Prozesse schaffen dabei nicht nur Effizienz, sondern auch eine belastbare, dokumentierte Entscheidungsgrundlage – besonders relevant bei großen Investitionen und interner Governance.

FUTURA folgt hier einer klaren Philosophie: RFQs nahtlos aus SAP heraus zu steuern – ohne Medienbruch, mit durchgängiger Lieferantenanbindung und voller Prozesstransparenz. So lassen sich auch komplexe Vergaben strukturiert und effizient abwickeln – direkt im SAP-System.

🔹 Use Case 2: Preisanfragen für operative Bedarfe

Beispiel: Ein Unternehmen benötigt regelmäßig kleinere Mengen an Bürobedarf, IT-Zubehör oder Ersatzteilen. Die Kosten pro Bestellung sind gering, aber über das Jahr summieren sich die Ausgaben.

Herausforderungen:

• RFQs gelten als „zu aufwendig“ für kleine Bedarfe: Häufig werden solche Anforderungen direkt vergeben – aus Zeitgründen oder weil Lieferanten den Aufwand scheuen.
  
• Prozesse laufen unstrukturiert: Preisvergleiche und Dokumentation bleiben auf der Strecke, Transparenz und Nachvollziehbarkeit fehlen, weil sie im Schatten strategischer Vergaben stehen.
  
• Operativer Einkauf ist überlastet: Viele kleine Anfragen landen direkt beim Einkauf, ohne standardisierte Vorlagen oder Prozesse.

Was hilft in der Praxis:

Bei kleinen, operativen Bedarfen zählt vor allem eins: Prozesseffizienz. Digitale Lösungen schaffen hier den nötigen Rahmen: Vordefinierte Templates, automatisierte Workflows und einfache Rückfragemöglichkeiten ermöglichen strukturierte Anfragen ohne unnötige Komplexität.

Besonders wichtig: Die Einbindung der Bedarfsträger. Wenn z. B. über KI-gestützte Vorschläge bereits bei der Bedarfsmeldung die passenden Daten zur Verfügung stehen, reduziert das Rückfragen und Fehlangaben – und der Einkauf kann die Anfrage direkt umsetzen.

Auch auf Lieferantenseite muss der Aufwand im Verhältnis zum Volumen stehen. Digitale Plattformen mit niedrigschwelliger Angebotsabgabe (z. B. per Link oder Self-Service-Portal) erleichtern es, auch bei kleineren RFQs schnell und ohne Medienbruch zu reagieren.

FUTURA unterstützt diesen Ansatz mit einem besonders einfachen Zugang für Lieferanten – inklusive direkter Angebotsabgabe ohne Systemregistrierung. Die Lösung ist nahtlos in SAP integriert und macht so auch operative RFQs effizient, nachvollziehbar und systemgestützt – ohne zusätzliche Hürden auf Einkäufer- oder Lieferantenseite.

Fazit: Warum RFQs in jeder Einkaufsstrategie eine Schlüsselrolle spielen

Unabhängig von der Bedarfsgröße haben RFQs das Potenzial, den Einkauf zu beschleunigen, Kosten zu senken und Markttransparenz zu schaffen. Wie aktuelle Studien zeigen, bleiben RFQs in vielen Unternehmen unter ihrem Potenzial – obwohl sie genau das bieten, was der Einkauf heute braucht: Schnelligkeit, Struktur, Vergleichbarkeit.

• Operative Bedarfe lassen sich ohne Reibungsverluste abwickeln – effizient, nachvollziehbar, automatisiert.

• Strategische Bedarfe lassen sich durch strukturierte RFQs besser steuern – mit klaren Kriterien, nachvollziehbaren Vergleichen und fundierten Vergabeentscheidungen.

Kurz gesagt: Wer RFQs strategisch denkt, macht den Einkauf stärker – in jeder Größenordnung und besonders dann, wenn die Prozesse direkt im führenden System wie SAP abgebildet werden können – ohne manuelle Umwege.

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