Vorprojekt: Die Weichen richtig stellen – von den Anforderungen zum Lösungskonzept
Der Blick für den Gesamtprozess erfordert es, bei der Lösungsfindung nicht in einzelnen Funktionsbereichen und vorgefertigten Bildern zu denken, insbesondere wenn es darum geht, die Anforderung von SAP als Digital Core bei Beschaffungsprozessen umzusetzen.
Schwachstellenanalyse
Extrem wichtig ist die Schwachstellenanalyse der eigenen Prozesse und Abläufe, d.h. die Feststellung, was läuft heute nicht gut und kann und sollte verbessert werden. Eine solche Analyse gibt wichtige Hinweise für die Ausprägung der neuen bzw. überarbeiteten Prozesse.
Das ist der Schlüssel dafür, standardisierte Prozessworkflows auf der einen Seite und unternehmensindividuelle Gegebenheiten auf der anderen Seite zusammenzubringen.
Handlungsempfehlungen
Es klingt einfach: Vor der Lösung stehen die Anforderungen. Und doch ist gerade dieser Schritt vielfach eine Herausforderung für Projektverantwortliche. Häufig müssen bei einem digitalisierten Beschaffungsprozess gemeinsame Strukturen und harmonisierte Abläufe entwickelt werden.
Nur so kann sichergestellt werden, dass neu definierte Prozessabläufe und Workflows dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren – und nicht lediglich Symptome angegangen werden. Wir sensibilisieren für Aspekte, die bislang nicht bedacht wurden, und liefern Entscheidungshilfen bei daraus folgenden Prozessalternativen.
SAP und Standardisierung
Für die Prozessvernetzung mit SAP halten wir insgesamt mehr als 35 standarisierte SAP-Integrationsbausteine vor. Im Rahmen des Vorprojekts gilt es nun, das Prozessdesign vorzunehmen und mit diesem Baustein den Prozessablauf so zusammenzusetzen, wie er vom Kunden benötigt wird.
Auch die Workflows sind zudem im Sinne von Best Practice standardisiert und modellierbar. Dank Workflow-Engine lassen Sie sich flexibel auf unternehmensindividuelle Gegebenheiten konfigurieren.
Noch mehr als die technologischen Aspekte haben uns die Art und Weise überzeugt, wie Futura Solutions an die Zielsetzung herangegangen ist und wie wir in enger Zusammenarbeit dabei mitgenommen worden sind. Das hat uns enorm geholfen, das Projekt zu strukturieren.
Senior Manager Procurement Marco Thaller, Freudenberg Real Estate GmbH
Rollout: Mit festen Prozessabläufen zum zügigen Produktivstart
Die optimierten Prozessabläufe, die im Zuge des Vorprojekts abgestimmt und definiert wurden, ergeben die organisatorische Richtschnur für den Rollout. Der Projekt- und Aktivitätenplan, der durch Futura Solutions beigesteuert wird, sorgt dafür, dass die Implementierung und der Rollout Hand in Hand erfolgen.
FUTURA-Experten und Mitglieder aus dem Projektteam betreuen den Rollout; turnusmäßige Statusmeetings sorgen dafür, dass die Projektmitglieder optimal informiert sind.
Der Basissystemcheck dient zur Vorbereitung des technischen Rollouts und findet im Rahmen eines Workshops bei Ihnen vor Ort oder aber auch remote statt.
Er dient dazu, die Voraussetzungen für eine reibungslose Implementierung der standardisierten SAP-Integrationsbausteine zu schaffen und z. B. mögliche Modifikationen des SAP-Systems zu identifizieren, die vom Standard abweichen.
Eine typische Systemlandschaft besteht aus einem Entwicklungssystem, einem Konsolidierungs- bzw. Qualitätssicherungssystem und einem Produktivsystem.
Die Auslieferung der FUTURA spezifischen SAP OData Services erfolgt über das SAP „Transportwesen“. Die SAP OData Services von Futura Solutions werden dazu in der Regel in das Entwicklungssystem eingespielt. Nach der Durchführung der erforderlichen Konfigurationen für die zu implementierenden Einkaufs- und Beschaffungsprozesse werden die Services zusammen mit den Anpassungen in das Qualitätssicherungssystem transportiert.
Zur Feststellung der Betriebsbereitschaft der SAP OData Services erfolgt nach dem Abschluss der Arbeiten durch Futura Solutions eine Endkontrolle, die über ein Prüfprotokoll nachgewiesen wird.
Nach einem erfolgreichen Test des Kunden erfolgt die Produktivsetzung der SAP OData Services.
Die SAP Realtime-Integrationen der Futura Solutions basieren auf standardisierten SAP OData Services und zusätzlichen FUTURA spezifischen OData Services.
Sofern die SAP Fiori-Systemlandschaft für SAP Business Suite bereits eingerichtet wurde, müssen nur noch die notwendigen OData Services geprüft bzw. aktiviert werden.
Auf dem Frontend-Server müssen sämtliche OData Services zunächst aktiviert werden, die für die Schnittstellenprozesse erforderlich sind. Wurde mehr als ein OData Service ausgeliefert (oder ein Standard-Service ist noch nicht aktiviert), müssen diese einzeln oder über eine Aufgabenliste aktiviert werden.
Die Abnahme bzw. Freigabe erfolgt im vorgeschalteten Q-System (Qualitätssicherungssystem). Verläuft sie erfolgreich, wird FUTURA im P-System (Produktivsystem) bereitgestellt. Ab jetzt können Anwender und Lieferanten die Plattform aktiv nutzen.
Support Enterprise Level Support und Einzelfallsupport
Unser am Firmensitz ansässiges Support Center unterstützt FUTURA-Anwender und deren Lieferanten in sechs Sprachen – per E-Mail wie auch per Telefon. Um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz unseres Support-Services zu verbessern, nutzen wir ein Ticket-System.
Der Support steht allen Anwendern kostenfrei zur Verfügung, um optimale Arbeitsergebnisse zu erhalten. Verschiedene Stufen sorgen für schnelle Lösungen bei Supportanfragen:
- Online Support Center mit Self-Service-Angeboten
- Telefon-Support bei technischen Problemen
- Direkter E-Mail-Support zum IT-Experten
- Remote-Support
Betrieb
Auch nach dem Rollout werden Sie weiterhin von Ihrem FUTURA-Experten betreut und profitieren von den permananenten Weiterentwicklungen der Anwendung.
Betreuung
Nach einem Zeitraum von ca. drei bis sechs Monaten wird ein erster Review-Termin anberaumt, um gemeinsam die eingeführten Prozessabläufe in Augenschein zu nehmen und Ansätze für weitere Optimierungen zu identifizieren.
Customer Success
Ob weiterer Schulungsbedarf, Unterstützung beim Onboarding von Lieferanten oder neue Stakeholder oder weitere Prozessanforderungen – Sie haben einen festen Ansprechpartner. So begleiten wir viele unserer Kunden schon mehr als 15 Jahre bei der Transformation in der Beschaffung.
Produktupdates
Die Funktionalitäten bzw. das App-Angebot von FUTURA werden laufend erweitert. Hier nehmen wir auch neue Kundenanforderungen, die sich aus dem Betrieb ergeben, auf. Neben zwei umfangreicheren Release-Updates, die wir ankündigen, fließen im agilen Ansatz viele kleinere Updates permanent ein.