Von „Bestell´mal“ zur Struktur: Wie KI die Bedarfsspezifikation revolutioniert
Montagmorgen, 8:17 Uhr. Im Postfach des operativen Einkäufers landet die nächste Mail: „Hallo, wir brauchen nochmal das gleiche wie letztes Mal. Siehe Anhang. Danke!“
Der Anhang? Eine gescannte PDF-Rechnung eines Lieferanten vom letzten Jahr oder – wenn es gut läuft – ein aktuelles PDF-Musterangebot. Der Einkäufer weiß: Das bedeutet Rückfragen, Nachrecherche, Copy & Paste. Was eigentlich ein schneller Preisanfrage-Prozess sein sollte, zieht sich – oder bleibt gleich ganz liegen.
Statt eines automatisierten, digitalen Prozesses beginnt ein zeitraubendes E-Mail-Pingpong. Kein Einzelfall – sondern Alltag. Und genau hier zeigt sich, wie groß der Hebel für intelligente Automatisierung im Einkauf ist.
- KI-gestützte Bedarfsspezifikation schafft Struktur, bevor der Einkauf beginnt
- FUTURA Smart setzt genau hier an: Spezialisierte KI-Agenten analysieren, prüfen und strukturieren automatisch alle Eingaben. Auch unstrukturierte E-Mails oder PDFs werden in RFQ-fähige Anfragen überführt – ohne manuelles Nacharbeiten.
- Der Einkauf steigt erst ein, wenn der Bedarf vollständig vorbereitet ist. Das bedeutet: weniger Rückfragen, mehr Ausschreibungen, höhere Transparenz
Der Schmerz hinter „Bestell‘ mal“
Unstrukturierte oder unvollständige Bedarfsanforderungen zählen zu den größten Zeitfressern. Viele beruhen auf alten Lieferantenangeboten, sind nicht vergleichbar, enthalten Lücken – und landen als PDF per E-Mail beim Einkauf.
In vielen Unternehmen fehlt ein standardisierter BANF-Prozess – oft bewusst. Warum? Weil die Einstiegshürden für Bedarfsträger zu hoch sind: SAP ist komplex, die Transaktionen sind nicht selbsterklärend, und das Formulardenken schreckt ab. Die Folge: Es entstehen Workarounds per E-Mail oder Telefon, die weder systemisch noch auswertbar sind.
👉 Die Folge: Rückfragen, Verzögerungen, Mehraufwand.
👉 Die Reaktion: Wertgrenzen werden organisatorisch hochgesetzt, um den Aufwand zu vermeiden.
👉 Das Ergebnis: Einsparpotenziale bleiben ungenutzt.
Struktur statt Rückfragen: KI-gestützte Bedarfsspezifikation
Mit dem richtigen KI-Einsatz lässt sich diese Prozesslücke schließen. FUTURA Smart bringt KI genau dorthin, wo sie am meisten bewirkt: an den Anfang.
Was die KI-Agenten übernehmen:
- Erkennen Lücken oder Widersprüche in Bedarfsmeldungen
- Stellen gezielte Rückfragen zur Klärung
- Neutralisieren PDF-Angebote und überführt sie in neutrale, weiter verarbeitbare Ausschreibungen bzw. Anfragen
- Ordnen automatisch Warengruppen, EKORG etc. zu
Für den Einkauf bedeutet das: kein manuelles Nacharbeiten mehr. Die Anfrage ist vorbereitet – der RFQ-Prozess kann direkt starten.
So verändert KI den Prozess
| Früher | Heute mit KI-Agenten | |
| Bedarfsmeldung | „Kannst du mal das hier bestellen?“ | Intelligente Eingabe mit Rückfragen der KI |
| Angebotsgrundlage | Alte PDFs, E-Mails von Lieferanten | Neutralisierte, strukturierte Freitext-Anfragen |
| Informationslücken | Rückfragen, Schleifen, Mehraufwand | Vollständige Spezifikation im ersten Schritt |
| Klassifizierung | Manuelle Zuordnung von Warengruppen & EKORG | Automatische Klassifikation durch die KI |
| Ausschreibungsquote | Viele Bedarfe oberhalb der Wertgrenze | Mehr Ausschreibungen möglich, mehr Wettbewerb |
Was wäre möglich? – So erfassen Sie ungenutztes Potenzial
Das größte Potenzial im operativen Einkauf liegt dort, wo es oft unterschätzt wird: am Anfang. Unternehmen, die analysieren, wie viele Bedarfe nicht ausgeschrieben werden – und warum –, erkennen schnell: Es liegt selten am Volumen.
Wer wissen will, wie viel Effizienz, Transparenz und Einsparung in seinem Einkauf steckt, sollte folgende Fragen stellen:
1. Anteil manueller Bedarfsmeldungen analysieren
- Wie viele Bedarfe kommen per E-Mail oder als PDF ins Haus?
- Wie viele davon müssen manuell nachbearbeitet werden?
👉 Die Differenz zwischen Bedarfseingang und systemfähig übergebenen RFQ ist ein guter Indikator für Effizienzverluste.
2. Quote direkter Vergaben unterhalb der Wertgrenze prüfen
- Wie viele Bestellungen erfolgen ohne Ausschreibung – und warum?
- Gibt es eine auffällige Häufung bei bestimmten Warengruppen oder Bereichen?
👉 Häufig sind diese Umgehungen eine Reaktion auf fehlende Struktur am Anfang.
3. Bearbeitungszeiten und Schleifen im Einkaufsprozess messen
- Wie viele Rückfragen braucht es im Durchschnitt, bis ein Bedarf ausgeschrieben werden kann?
- Wie lang ist die Durchlaufzeit vom Erstkontakt bis zur RFQ-Freigabe?
👉 Hier zeigt sich der operative Aufwand – und die Hebelwirkung einer automatisierten Bedarfsspezifikation.
4. Ausschreibungsquote vs. Gesamtbedarf vergleichen
- Wie hoch ist der Anteil beschaffter Volumina, die tatsächlich ausgeschrieben werden?
- Was wäre möglich, wenn mehr Bedarfe strukturiert vorliegen würden?
👉 Daraus lässt sich direkt das wirtschaftliche Potenzial durch mehr Wettbewerb ableiten.
Fazit: Automatisierung ohne Datenqualität bleibt Stückwerk
Was früher als pragmatische Praxis begann – „Bestell mal wie letztes Mal“ – kostet heute messbar Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit. Die Bedarfsspezifikation ist ein entscheidender Hebel. Denn nur strukturierte Bedarfsmeldungen machen einen automatisierten Prozess überhaupt möglich.
Genau deshalb setzt FUTURA Smart mit seinen KI-Agenten an der ersten und entscheidenden Stelle im Einkaufsprozess an: der Bedarfsspezifikation. Hier wird aus unklaren E-Mails ein standardisierter, systemtauglicher RFQ – automatisch, nachvollziehbar, SAP-integriert.
Der RFQ Maker ist Teil unseres Messemottos „RFX trifft KI“, mit dem wir bei den diesjährigen eLÖSUNGSTAGEN in Düsseldorf vor Ort sind. Live erleben? Dann besuchen Sie uns am Stand!
