Was bedeutet RFX-Sourcing?

Marktsondierung – die Lieferantenbasis schaffen

Die RFI-Anfrage dient dazu, erste Marktinformationen über potenzielle Lieferanten, deren Leistungsvermögen und Kompetenzen zu sammeln. Unternehmen setzen diesen Prozess ein, wenn sie einen neuen Markt erschließen oder herausfinden möchten, welche Anbieter bestimmte Anforderungen erfüllen können. Eine RFI-Anfrage ist eine strategische Vorstufe im Beschaffungsprozess und liefert die Eintscheidungsgrundlage, ob eine einfache Preisanfrage (RFQ) oder eine strategische RFP-Ausschreibung sinnvoll ist.

• Lieferantenbenchmarking: Unternehmen vergleichen potenzielle Anbieter hinsichtlich Qualität, Innovationskraft oder Nachhaltigkeitskriterien, um langfristige Partner für strategische Beschaffungen zu identifizieren.
• Risikomanagement: Durch die frühzeitige Analyse von Lieferantenstrukturen lassen sich Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern reduzieren und alternative Beschaffungsquellen aufbauen.
• Kostenoptimierung: Die RFI hilft, Preistrends und alternative Beschaffungslösungen zu identifizieren, um bei nachfolgenden Ausschreibungen bessere Verhandlungspositionen zu erzielen.
• Innovationsbeschaffung: Besonders in technologiegetriebenen Märkten nutzen Unternehmen die RFI, um neue Lösungen und potenzielle Entwicklungspartner frühzeitig zu evaluieren.

Effiziente Preisermittlungen

Wird eine schnelle, präzise Preisinformation benötigt, kommt der RFQ-Prozess zum Einsatz. Die Spezifikation des Bedarfs ist eindeutig, sodass Anbieter direkt vergleichbare Angebote einreichen können.

RFQ werden in unterschiedlichen Kontexten eingesetzt:

• Operative Beschaffung: Wenn wiederkehrende, standardisierte Produkte oder Dienstleistungen zu möglichst günstigen Konditionen beschafft werden müssen, ermöglichen RFQs eine effiziente Angebotsabfrage ohne aufwendige Ausschreibungsverfahren.
• Ad-hoc-Beschaffung: Bei kurzfristigen, unvorhergesehenen Bedarfen, die schnell gedeckt werden müssen, bietet ein RFQ eine pragmatische Lösung, um in kurzer Zeit wettbewerbsfähige Angebote einzuholen
• Lieferantenoptimierung & Kostenreduzierung: Unternehmen nutzen RFQs, um bestehende Lieferanten zu benchmarken und alternative Anbieter zu identifizieren, die bessere Konditionen oder schnellere Lieferzeiten bieten.
• Eilbeschaffungen & Notfälle: In Situationen, in denen eine schnelle Reaktionsfähigkeit gefordert ist – etwa bei plötzlichem Ausfall einer Produktionsmaschine oder bei kurzfristigem Bedarf an Ersatzteilen – sorgt ein RFQ für eine strukturierte, aber dennoch schnelle Preisermittlung.

Komplexe Beschaffung strukturieren

RFPs werden eingesetzt, wenn nicht nur der Preis, sondern auch qualitative und leistungsbezogene Kriterien in die Lieferantenauswahl einfließen. Besonders bei Dienstleistungen oder maßgeschneiderten Lösungen müssen Anbieter detaillierte Informationen zu ihren Leistungen, Prozessen und technischen Spezifikationen liefern.

• Flexible Ausschreibungsstrukturen
  Über RFPs werden unterschiedlichste Bedarfe ausgeschrieben – von technischen Anlagen über IT-Dienstleistungen bis hin zu Beratungsleistungen. Da jede Warengruppe spezifische Anforderungen hat, sollte die Ausschreibung sowohl klare Spezifikationen als auch offene Lösungsvorschläge ermöglichen. Eine modulare Struktur mit anpassbaren Kriterien und separaten Bewertungslogiken für verschiedene Leistungskategorien erleichtert den Vergleich.
• Anbietereinbindung im Ausschreibungsprozess
  In komplexen Projekten kann es erforderlich sein, mit Lieferanten iterativ an der finalen Lösung zu arbeiten. Dies stellt sicher, dass alle technischen Anforderungen präzise abgestimmt werden, erhöht aber auch die Komplexität. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Fachabteilungen sowie klare Bewertungskriterien erleichtern eine fundierte Entscheidung.
• Risikomanagement & Compliance
  Neben finanzieller Stabilität und Lieferfähigkeit spielt auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben eine zentrale Rolle. Revisionssichere Dokumentation, transparente Vergabeentscheidungen und klare Audit-Trails sind essenziell, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Manipulationen oder Vergabefehler zu vermeiden.

Strukturierte Angebotsbewertung

Die Bewertung der eingegangenen Angebote ist ein zentraler Schritt im Ausschreibungsprozess. Monetäre und nicht-monetäre Kriterien kommen bei  komplexen Vergaben zusammen. Da Angebote oft in unterschiedlichen Formaten und Detaillierungsgraden vorliegen, kann der Vergleich schwierig sein. Eine manuelle Sichtung und Gewichtung ist zudem nicht nur zeitaufwendig, sondern verlangsamt den Entscheidungsprozess.

Damit die Angebotsbewertung effizient und nachvollziehbar erfolgt, sind zwei Aspekte unerlässlich:

• Aufgabe des Preisspiegels:
  Ein Preisspiegel schafft Transparenz, indem alle eingegangenen Angebote in einer strukturierten Übersicht dargestellt werden. Er ermöglicht nicht nur einen schnellen Preisvergleich, sondern auch das Durchspielen verschiedener Preisszenarien, um langfristige Kosteneffekte oder unterschiedliche Vergabestrategien zu analysieren.
• Objektive Bewertungskriterien:
  Neben dem Preis müssen auch qualitative Aspekte strukturiert bewertet werden. Bewertungsmatrizen und Nutzwertanalysen helfen, nicht-monetäre Faktoren wie Servicequalität oder Nachhaltigkeit nachvollziehbar zu gewichten. Scoring-Modelle ermöglichen eine objektive Gewichtung verschiedener Kriterien, reduzieren den Zeitaufwand und sorgen für eine transparente Entscheidungsgrundlage.

Dynamische Preisverhandlungen in Echtzeit

E-Auctions ermöglichen eine effiziente, transparente und wettbewerbsintensive Preisfindung, indem Lieferanten in einer Live-Auktion direkt gegeneinander antreten, um das beste Angebot abzugeben. Im Gegensatz zu klassischen, oft langwierigen Verhandlungsprozessen erfolgen Preisverhandlungen hier in Echtzeit, wodurch Unternehmen schnellere und bessere Einkaufskonditionen erzielen können.

Damit E-Auctions optimal eingesetzt werden, sind zwei Aspekte besonders wichtig:

• Verschiedene Auktionsformate
  Je nach Ausschreibung und Warengruppe können unterschiedliche Auktionsmodelle genutzt werden. Während bei standardisierten Produkten eine Reverse Auction sinnvoll ist, bei der sich Lieferanten gegenseitig unterbieten, eignen sich für Spezialleistungen auch Holländische oder Japanische Auktionen, die mit fallenden Preisen oder festen Bietschritten arbeiten. Die Wahl des richtigen Formats entscheidet über den Erfolg der Auktion.
• Markttransparenz & dynamische Preisgestaltung
  E-Auctions fördern den direkten Wettbewerb zwischen Lieferanten und sorgen für höhere Transparenz über aktuelle Marktpreise. Im Gegensatz zu klassischen Ausschreibungen, bei denen Lieferanten nur ein einmaliges Angebot abgeben, können sie ihre Preise in Echtzeit strategisch anpassen. Dies führt oft zu besseren Konditionen für den Einkauf und einer faireren Preisbildung.

Revisionssichere Dokumentation und ERP-Integration

Nach der Entscheidung wird der beste Anbieter ausgewählt und die Vergabe revisionssicher dokumentiert. Dabei können neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis auch langfristige strategische Ziele oder Nachhaltigkeitskriterien eine Rolle spielen.

Eine revisionssichere Vergabe setzt voraus, dass alle Entscheidungsgrundlagen nachvollziehbar dokumentiert sind. Manuelle oder unstrukturierte Prozesse, wie E-Mail-basierte Ausschreibungen, bergen Compliance-Risiken und erschweren spätere Audits. Digitale Ausschreibungsplattformen bieten automatische Protokollierung, sodass alle Schritte lückenlos erfasst und rechtssicher gespeichert werden.

Die nahtlose Integration in ERP-Systeme wie SAP stellt sicher, dass alle relevanten Daten direkt in die Bestellprozesse überführt werden und Medienbrüche vermieden werden.