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RFX Management und Sourcing-Automatisierung

FUTURA Smart ermöglicht einen hohen Grad an Automatisierung und gewährleistet eine nahtlose Integration des Source-to-Contract-Prozesses in SAP S/4HANA. Hochflexible Ausschreibungsevents (RFI, RFP, RFQ) sowie eAuctions und helfen dabei, eine möglichst große Anzahl qualifizierter Angebote zu erhalten – und das so einfach, dass jeder Bedarf ungeachtet von Wertgrenzen ausgeschrieben werden kann.

Vereinfachen Sie Ihre Beschaffungsprozesse

In nur vier Schritten zur Ausschreibung – ganz gleich, von welcher Bezugsquelle Sie starten. Ob aus SAP oder stand-alone direkt aus FUTURA Smart. Kopfdaten pflegen, Ausschreibungstexte ergänzen, gewünschte Lieferanten zuordnen. Und starten! Behalten Sie jederzeit den Überblick und machen Sie die Zusammenarbeit mit Ihnen einfach.

So einfach wie eine E-Mail

Sie benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse, um Lieferanten zu Ausschreibungen einzuladen oder Preisanfragen zu senden – und diese wiederum nur wenige Klicks, um Ausschreibungen einzusehen und Angebote komfortabel zu bearbeiten – per „Easy Access“ sogar auch ohne aufwendige Registrierung, aber mit hoher Sicherheit.

Echtzeitstatus aller Aktivitäten

Verfolgen Sie im Ausschreibungsprozess den Status und die Aktivitäten Ihrer Lieferanten. Wer hat die Ausschreibung gelesen, bei wem ist ein Angebot bereits in Bearbeitung oder welcher Lieferant hat es bereits abgegeben? Jeder einzelne Schritt Ihrer Lieferanten wird Ihnen in Form von Statusmeldungen angezeigt.

Ziel-Szenarien erfüllen

Zu wenige verwertbare Angebote abgegeben? Sie haben Änderungen an den Positionen vorgenommen? Sowohl in einer laufenden wie auch beendeten Ausschreibung haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantenauswahl neu festzulegen. Auf der Basis eventueller Preisabweichungen können Sie Ziel-Szenarien für Ihre Einkaufsstrategie entwickeln – auch über verschiedene Ausschreibungsrunden hinweg.

Sustainable Sourcing (PCF)

Der CO2-Footprint (PCF) ist ein zusätzlichen Kriterium für die gezielte Beschaffung von Materialien mit geringerem CO2-Fußabdruck. FUTURA Smart unterstützt Sie, nachhaltige Entscheidungen auch jenseits des besten Preises zu treffen. Sie können CO2-Emissionswerte in Ihrer Ausschreibung abfragen und im Preisspiegel die vom Lieferanten eingetragenen Werte in den Angeboten sehen und vergleichen.

FUTURA Smart Benefits

Angewandte KI im Sourcing-Prozess 

Futura Solutions setzt auf Best Practices. Dies gilt ebenso für die verschiedenen KI-Assistenten im Einkaufs- und Beschaffungsprozess. Die FUTURA Smart KI-Assistenten unterstützen sowohl Bedarfsträger wie auch Einkäufer. Für unsere Anwendungsfälle haben wir insbesondere die Datenqualität im Blick und die Optimierungspotenziale. Denn diese ist die Voraussetzung für eine effiziente Automatisierung.

Bye-bye, klick klick

Vor allem im operativen Sourcing mit einer Vielzahl wiederkehrender und oft manueller Tätigkeiten sorgt Automatisierung für schnellere Abläufe und kürzere Bearbeitungszeiten. Angefangen von einer KI-unterstützten Anfragequalifizierung, die somit bereits am „Eingangstor“ des Beschaffungsprozesses die dafür erforderliche Struktur und Datenqualität ermöglicht, z. B. für die automatisierte Bündelung der BANFEN und deren Ausschreibung.

Mehr Power für die Fachbereiche

Nicht nur kurzfristige Einsparungen zu erzielen, sondern auch langfristig erfolgreiche und nachhaltige Beschaffungsstrategien entwickeln – FUTURA Smart unterstützt eine systematische und umfassende Herangehensweise, z. B. für die Bündelung der Volumina oder Ausgabenkonsolidierung wie auch zur Entwicklung von  Verhandlungsstrategien zur Optimierung von Preis, Qualität, Lieferbedingungen und anderen wichtigen Faktoren.

Optimaler Bieterwettbewerb

Ob es um die Erzielung von Kostensenkungen oder die Abwehr von Preiserhöhungen geht, durch E-Sourcing kann eine größere Anzahl von Bietern in den Prozess einbezogen werden, was den Preis-Leistungs-Wettbewerb erhöht. Mit dem Einsatz einer zweiten oder auch mehreren Ausschreibungsrunden, nach technischen Klärungsgesprächen und kommerziellen Verhandlungen, können regelmäßig weitere Preissenkungen erzielt werden.

Aufwertung Ihres SAP-Systems

Direkt und nahtlos – Echtzeit-Integration ist dafür der Schlüssel. BANFen, Materialstämme oder Kontrakte oder bestehende Bestellungen werden von SAP nach FUTURA Smart übernommen – inklusive Dateianhängen. Alle Sourcing-Aktivitäten sowie die Kommunikation mit den Lieferanten sind revisionssicher dokumentiert. Nach der Vergabe werden aus FUTURA Smart heraus SAP-Bestellungen und -Kontrakte angelegt – natürlich automatisch.

Einfaches Arbeiten per App-Konzept – intuitiv und KI-unterstützt

KI-Assistenten, Cockpits und Monitore holen die SAP-Einkäufer da ab, wo sie täglich arbeiten: im Launchpad, entspannt mit Single Sign-on. Benutzungsfreundlich und intuitiv ermöglichen es FUTURA Apps, dass auch Gelegenheits-User oder neue User ohne lange Einarbeitungszeit ihre ersten Ausschreibungen starten können.

Prozessturbo per App

KI-BEDARFSSPEZIFIZIERUNG

QM-Manager für die Spezifikation von Bedarfen

KI-RFQ AUTOMATISIERUNG

Bedarfsbeschreibungen in RFQ überführen

KI-ANALYSIS & SIMULATION

Anomalien in Angeboten ausweisen

AUSSCHREIBEN VON BANFEN

Suchen und Auslesen von BANF-Positionen

AUSSSCHREIBUNG
per freitext

SAP-Freitext-Ausschreibungen anlegen

materialstammdaten ausschreiben

Ausschreiben von Materialstammdaten

einkaufskontrakte neu verhandeln

Kontrakte suchen und in RFQ überführen

übersicht und Kontrolle über alle RFQ

Ausschreibungen verfolgen und steuern

Angebote
evaluieren

Angebote analysieren und erfolgreich verhandeln

EFFIZIENT ONLINE
VERHANDELN

Anlegen von Auktionen mit Vorgabepreisen

savings
ausweisen

Festellen und Ausweisen von Einsparpotenzialen

auftragsbestätigungen verfolgen

Auftragsbestätigungen managen

FUTURA Smart und SAP S/4HANA – das Power-Duo

Die optimale Ergänzung zu SAP S4 HANA: Alle Funktionalitäten zu Erstellung und Durchführung von Ausschreibungen inklusive Anbindung und Kommunikation mit Lieferanten sind von FUTURA Smart abgedeckt.

FUTURA Smart ist 100 % kompatibel zu S/4HANA und daher sofort einsatzbereit. 50 % ROI ist oft bereits nach wenigen Wochen Einsatz erreicht.

Mit FUTURA Smart haben wir ein S2C-Tool gefunden, dass sich nahtlos in SAP S/4HANA einfügt. Überzeugend ist, dass Einkäufer mit nur wenigen Mausklicks Ausschreibungen in FUTURA Smart starten können. Alle bereits für Ausschreibungen und Anfragen vorhandenen Daten aus SAP können auf Knopfdruck übernommen werden – einschließlich von Dokumenten. Sehr positiv haben unsere Anwender auch auf die moderne Benutzeroberfläche reagiert, an der das Entwicklungsjahr 2024 erkennbar ist.

Projektleiter FUTURA Smart C. Zimmermann, RWE Offshore Wind GmbH

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