RFX-basiert beschaffen
Nicht nur kurzfristige Einsparungen zu erzielen, sondern auch langfristig erfolgreiche und nachhaltige Beschaffungsstrategien entwickeln – FUTURA Smart unterstützt eine systematische und umfassende Herangehensweise, z. B. für die Bündelung der Volumina oder Ausgabenkonsolidierung wie auch zur Entwicklung von Verhandlungsstrategien zur Optimierung von Preis, Qualität, Lieferbedingungen und anderen wichtigen Faktoren.
Optimaler Bieterwettbewerb
Ob es um die Erzielung von Kostensenkungen oder die Abwehr von Preiserhöhungen geht, durch E-Sourcing kann eine größere Anzahl von Bietern in den Prozess einbezogen werden, was den Preis-Leistungs-Wettbewerb erhöht. Mit dem Einsatz einer zweiten oder auch mehreren Ausschreibungsrunden, nach technischen Klärungsgesprächen und kommerziellen Verhandlungen, können regelmäßig weitere Preissenkungen erzielt werden.
Angewandte KI im Sourcing-Prozess
Futura Solutions setzt auf Best Practices. Dies gilt ebenso für die verschiedenen KI-Assistenten im Einkaufs- und Beschaffungsprozess. Die FUTURA Smart KI-Assistenten unterstützen sowohl Bedarfsträger wie auch Einkäufer. Für unsere Anwendungsfälle haben wir insbesondere die Datenqualität im Blick und die Optimierungspotenziale. Denn diese ist die Voraussetzung für eine effiziente Automatisierung.
Integration RFX-Prozesse in das SAP-System
Direkt und nahtlos – Echtzeit-Integration ist dafür der Schlüssel. BANFen, Materialstämme oder Kontrakte oder bestehende Bestellungen werden von SAP nach FUTURA Smart übernommen – inklusive Dateianhängen. Alle Sourcing-Aktivitäten sowie die Kommunikation mit den Lieferanten sind revisionssicher dokumentiert. Nach der Vergabe werden aus FUTURA Smart heraus SAP-Bestellungen und -Kontrakte angelegt – natürlich automatisch.
Von Easy Sourcing bis Multi-Stage Sourcing
Unterschiedliche Warengruppen, Einkaufsvolumina und Projekttypen erfordern maßgeschneiderte Ansätze, die von einfachen Preisanfragen bis hin zu komplexen Ausschreibungen reichen – etwa indem Routinebedarfe effizient über Easy Sourcing (RFQ) abgewickelt werden, während Multi-Stage Sourcing, eine Kombination aus RFI, RFP und RFQ, detaillierte Analysen für strategische Beschaffungen erlaubt.
Informationsanfragen zur Qualifizierung von Lieferanten
Einsatz
Allgemeine Fragen zu Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualitäten
- Dient zur Informationsbeschaffung über potenzielle Lieferanten und deren Angebote
- Wird in frühen Phasen des Beschaffungsprozesses eingesetzt, um einen Überblick über den Markt zu erhalten
- Hilft bei der Vorauswahl geeigneter Lieferanten für detailliertere Anfragen
FEATURES
- Questionnaires mit Wichtung
- Scoring
- Bewertungsmatrix
Ausschreibungen für komplexere Maßnahmen und Projekte
Einsatz
Fragen zu Details eines Produkts (Spezifikation) oder einer Dienstleistung (funktionale Leistungsbeschreibung)
- Fordert detaillierte Vorschläge von Lieferanten an
- Wird eingesetzt, wenn komplexe Lösungen oder Dienstleistungen benötigt werden, bei denen nicht nur der Preis, sondern auch qualitative Aspekte wie technische Lösungen, Implementierungspläne oder Serviceangebote entscheidend sind
- Ermöglicht einen umfassenden Vergleich von Angeboten hinsichtlich technischer und qualitativer Aspekte und enthält Bewertungskriterien für die Auswahl der Lieferanten
FEATURES
- Leistungs- oder Produktverzeichnis
- Questionnaires mit Wichtung
- Scoring
- Bewertungsmatrix
- Preisspiegel
- Nutzwertanalyse
Preisanfragen mit einfacher Vergleichbarkeit
Einsatz
Preisanfragen und andere kommerzielle Kriterien wie Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Zielt auf konkrete Preisangebote für spezifische Produkte oder Dienstleistungen ab
- Wird verwendet, wenn die genauen Anforderungen bereits bekannt sind
- Ermöglicht einen direkten Preisvergleich zwischen verschiedenen Anbietern und dient zur Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots
FEATURES
- Bedarfsspezifikation
- Easy Access für Lieferanten
- Abfrage CO2-Footprint (PCF) und Vergleich im Preisspiegel
Transparente Verhandlungsführung in Echtzeit mit Lieferanten
Einsatz
Maximierung Kosteneffizienz und schnelle Entscheidungsfindung
- Wird eingesetzt, wenn bereits vorqualifizierte Lieferanten vorhanden sind und der Fokus auf der Optimierung von Preisen und Konditionen liegt
- Ermöglicht eine transparente, datenbasierte Echtzeit-Preisfindung zwischen qualifizierten Anbietern
FEATURES
- Versch. Auktionsvarianten, zugeschnitten auf die unterschiedlichen Ausgangssituationen
Plug-and-Play – hochfunktional, maximal adaptiv, intuitiv nutzbar
Ausschreiben so einfach wie eine E-Mail, das ist der Anspruch von FUTURA Smart und der Schlüssel für eine hohe Nutzerakzeptanz. Sie benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse, um Lieferanten zu Ausschreibungen einzuladen oder Preisanfragen zu senden – und diese wiederum nur wenige Klicks, um Ausschreibungen einzusehen und Angebote komfortabel zu bearbeiten – per „Easy Access“ sogar auch ohne aufwendige Registrierung, aber mit hoher Sicherheit.
KI-Assistenten, Cockpits und Monitore holen die SAP-Einkäufer da ab, wo sie täglich arbeiten: im Launchpad, entspannt mit Single Sign-on. Benutzungsfreundlich und intuitiv ermöglichen es FUTURA Apps, dass auch Gelegenheits-User oder neue User ohne lange Einarbeitungszeit ihre ersten Ausschreibungen starten können.
KI-BEDARFSSPEZIFIZIERUNG
QM-Manager für die Spezifikation von Bedarfen
KI-RFQ AUTOMATISIERUNG
Bedarfsbeschreibungen in RFQ überführen
KI-ANALYSIS & SIMULATION
Anomalien in Angeboten ausweisen
AUSSCHREIBEN VON BANFEN
Suchen und Auslesen von BANF-Positionen
AUSSSCHREIBUNG
per freitext
SAP-Freitext-Ausschreibungen anlegen
materialstammdaten ausschreiben
Ausschreiben von Materialstammdaten
einkaufskontrakte neu verhandeln
Kontrakte suchen und in RFQ überführen
übersicht und Kontrolle über alle RFQ
Ausschreibungen verfolgen und steuern
Angebote
evaluieren
Angebote analysieren und erfolgreich verhandeln
EFFIZIENT ONLINE
VERHANDELN
Anlegen von Auktionen mit Vorgabepreisen
savings
ausweisen
Festellen und Ausweisen von Einsparpotenzialen
auftragsbestätigungen verfolgen
Auftragsbestätigungen managen
Mit FUTURA Smart haben wir ein S2C-Tool gefunden, dass sich nahtlos in SAP S/4HANA einfügt. Überzeugend ist, dass Einkäufer mit nur wenigen Mausklicks Ausschreibungen in FUTURA Smart starten können. Alle bereits für Ausschreibungen und Anfragen vorhandenen Daten aus SAP können auf Knopfdruck übernommen werden – einschließlich von Dokumenten. Sehr positiv haben unsere Anwender auch auf die moderne Benutzeroberfläche reagiert, an der das Entwicklungsjahr 2024 erkennbar ist.
Projektleiter FUTURA Smart C. Zimmermann, RWE Offshore Wind GmbH
FAQ zu FUTURA Smart
Was ist FUTURA Smart?
FUTURA Smart ist die cloudbasierte Sourcing-Plattform für SAP S/4HANA, die den gesamten Ausschreibungsprozess digitalisiert – von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragsvergabe.
Die Lösung integriert sich nahtlos in das SAP Launchpad und bietet Einkäufern eine intelligente Benutzeroberfläche zur Erstellung, Verwaltung und Bewertung von Ausschreibungen.
Dank KI-gestützter Funktionen wie dem Requestor Assist, RFQ Maker und Anomaly Detector automatisiert FUTURA Smart viele manuelle Schritte und steigert Effizienz, Transparenz und Compliance im strategischen Einkauf.
Für welche Unternehmen ist FUTURA Smart geeignet?
FUTURA Smart eignet sich besonders für mittlere bis große Unternehmen, die mit SAP arbeiten und eine durchgängige, strukturierte, intelligente und automatisierte Lösung für die Beschaffung von einfachen Bedarfen bis hin zu technisch komplexen Projekten suchen.
Wie unterstützt FUTURA Smart den Ausschreibungsprozess?
FUTURA Smart bietet eine durchgängige Unterstützung für alle Phasen des Ausschreibungsprozesses: Von der Übernahme von SAP-BANFen, der Ausschreibungserstellung (RFx), über die Angebotsabgabe durch Lieferanten (ohne Registrierung), bis hin zur Angebotsbewertung und Vergabe.
KI-gestützte Funktionen wie der RFQ Maker (PDF-Angebote automatisch strukturieren) und der Anomalie Detector (Preisabweichungen erkennen) erhöhen die Qualität und Geschwindigkeit der Entscheidungen.
Zusätzlich ermöglicht FUTURA Smart mehrstufige Verfahren, E-Auktionen sowie eine vollständige Dokumentation aller Schritte.
Ist FUTURA Smart mit SAP S/4HANA kompatibel?
Ja, FUTURA Smart ist vollständig zertifiziert für SAP S/4HANA und integriert sich direkt in das SAP Launchpad. Die Plattform nutzt bidirektionale Schnittstellen (APIs), um Daten wie Bestellanforderungen (BANFen), Materialstammdaten, Verträge oder Bestellungen in Echtzeit zwischen SAP und FUTURA auszutauschen.
Auch Single Sign-On (SSO) wird unterstützt. So bleibt der gesamte Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess systemübergreifend konsistent, transparent und auditfähig
Warum FUTURA Smart und keine klassische Sourcing-Lösung?
FUTURA Smart punktet durch automatisierte Workflows, Künstliche Intelligenz, SAP-Integration und eine benutzerfreundliche Oberfläche im Fiori-Stil. Die Plattform reduziert manuellen Aufwand durch intelligente Vorlagen, automatisierte Angebotsanalysen und intuitive Cockpits für Einkäufer.
Dank Echtzeit-Daten, Dashboards und KI erhalten Unternehmen bessere Entscheidungsgrundlagen – und können signifikante Kosteneinsparungen erzielen. Auch Lieferanten profitieren von einem einfachen Zugang und klaren, digitalen Prozessen.
Können Lieferanten FUTURA Smart ohne Registrierung nutzen?
Ja, FUTURA Smart setzt auf eine besonders einfache Lieferantenintegration. Anbieter erhalten einen sicheren Zugang zur Angebotsabgabe per E-Mail-Link – ganz ohne vorherige Registrierung.
Über das webbasierte Lieferantenportal können sie Angebote abgeben, Dokumente hochladen, Fragen stellen und an E-Auktionen teilnehmen. Die Kommunikation ist revisionssicher, DSGVO-konform und vollständig dokumentiert. So sinkt die Einstiegshürde und die Zusammenarbeit mit Lieferanten wird deutlich effizienter.
Wie lang dauert die Implementierung von FUTURA Smart?
FUTURA Smart punktet mit einem schnellen Time-to-Value und minimalem Schulungsaufwand, da die Plattform standardisiert in die SAP-Prozesslogik integriert ist und über eine intuitive, Fiori-ähnliche Benutzeroberfläche verfügt.
Basis-Implementierung: 4–8 Wochen
Komplexer Rollout: 8–12 Wochen
Schulung Einkäufer: 1–2 Tage
Schulung Bedarfsträger: < 1 Tag
Lieferantenzugang: sofort nutzbar