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Digitale Einkaufsprozesse in SAP S/4HANA – keep it simple mit FUTURA®

FUTURA ist eine cloudbasierte und modulare Plattform für den SAP-basierten Einkauf und führt operative wie strategische Einkaufs- und Beschaffungsprozesse harmonisiert da weiter, wo S/4HANA aufhört. FUTURA-Apps eröffnen eine neue User Experience: SAP-Einkaufsteams können direkt aus dem SAP Launchpad heraus Ausschreibungsevents einfacher starten und besser kontrollieren, Angebote direkt vergleichen und Verhandlungen strategisch nutzen.

Alle Ausgaben mit sämtlichen Warengruppen und alle Lieferanten in einer Plattform.

Nutzen Sie FUTURA® für alle Warengruppen und Sourcing-Prozesse, sowohl für den operativen wie auch den strategischen Einkauf. Von einfachem Material und Dienstleistungen, bis zu den Complex Services mit mehrstufigen GAEB-LVs.

Guided-Sourcing-Ansatz

Vereinheitlichte Einkaufsprozesse für alle Warengruppen und Warenkorbfunktion für auszuschreibende Positionen – dank Wizard mit klar getakteten Schritten werden Ausschreibungszeiten im operativen Sourcing entscheidend verkürzt. 

Identischer Workflow bei allen Ausschreibungen

Ein schlanker und einheitlicher Einkaufsprozess führt Sie bei einer Ausschreibung auch durch ein und demselben Workflow, mit stets bekannten Oberflächen – ganz unabhängig davon, mit welchen Bedarfen, also BANFen, Materialstämme oder Kontrakte, der Einkaufskorb gefüllt ist.

Einfach auf alle Bezugsquellen in SAP zugreifen

Heutige Praxis für den Einkäufer ist, unterschiedliche SAP Transaktionen aufzurufen und einzelne Positionen zu selektieren – die Ansichten sind für den Einkäufer dabei jeweils unterschiedlich und somit völlig heterogen. Ein für alle Bezugsquellen gültiger Einstieg in den Sourcing-Prozess bringt im Workflow eine entscheidende Erleichterung.

In nur vier Schritten zur Ausschreibung

Aus dem BANF-, Kontrakt, oder Material-Cockpit selektieren Sie die auszuschreibenden Positionen – dank flexibler Filtermöglichkeiten behalten Sie auch in umfangreichen Listen den vollen Überblick. Gleich im Anschluss führt ein Wizard Sie in vier Schritten zur Ausschreibung. Kopfdaten pflegen, Ausschreibungstexte ergänzen, gewünschte Lieferanten zuordnen und starten.   

Lieferanten-Onboarding und Verwaltung

Um schnell auf Beschaffungsengpässe reagieren zu können oder alternative Lieferanten zu finden, ist es wichtig, den Lieferantenpool unkompliziert erweitern zu können – und neu gefundene Lieferanten ebenso einfach online in Ihre Beschaffungsprozesse einzubinden.

Wichtig ist hier, dass alle Nachrichten, die mit Lieferanten ausgetauscht wurden an einer zentralen Stelle gebündelt werden – und transparent auch für andere Bearbeiter, z. B. im Vertretungsfall, einzusehen sind. So ist sichergestellt, dass Nachfragen zeitnah und nachvollziehbar geklärt werden, um die bestmöglichen Angebote erhalten.

  • Ad-hoc-Integration – Firmenname und E-Mailadresse genügen
  • Kommunikation mit Lieferanten revisionssicher integrieren
  • Hohe Akzeptanz durch kostenfreie Nutzung für die Lieferanten 

Sourcing Management

Damit Sourcing-Projekte in allen Phasen der Ausschreibung aktiv gesteuert und fundierte Entscheidungen getroffen werden können, ist ein Höchstmaß an transparenter Kontrolle gefordert.

Echtzeitstatus im Ausschreibungsprozess

Verfolgen Sie im Ausschreibungsprozess den Status und die Aktivitäten Ihrer Lieferanten. Wer hat die Ausschreibung gelesen, bei wem ist ein Angebot bereits in Bearbeitung oder welcher Lieferant hat es bereits abgegeben? Jeder einzelne Schritt Ihrer Lieferanten wird Ihnen in Form von Statusmeldungen angezeigt. Auch die Kommunikation mit den Lieferanten erfolgt über FUTURA – revisionssicher dokumentiert.

Analyse von Angeboten

Der Preisspiegel ist das zentrale Element im Einkauf und ermöglicht es, einzelne Bieterangebote strukturiert miteinander zu vergleichen. Automatisiert und individuell nach Ihren Bedürfnissen konfigurierbar, ist er der perfekte Ausgangspunkt, um in Verhandlungen zu starten. Auf der Basis eventueller Preisabweichungen können Sie Zielszenarien für Ihre Einkaufsstrategie entwickeln – auch über verschiedene Ausschreibungsrunden hinweg.

Bestelländerungen aktiv managen

Häufig ergeben sich in der Bestellabwicklung Änderungen. Sie erkennen in der Auftragsbestätigung mögliche Abweichungen der Bestellmenge oder der Lieferzeiten. So können Sie unmittelbar darauf reagieren, z. B. die Bestellung in SAP ändern oder Ersatzlieferanten finden. Zum Abschluss legen Sie Bestellungen und/oder Kontrakte aus FUTURA in SAP an.

Multistage Sourcing

Ein Ausschreibungsprojekt muss sich nicht nur auf eine einzige Ausschreibungs-Variante beziehen. Abhängig vom Beschaffungsobjekt und der Marktsituation können auch mehrere Schritte miteinander zu einem Multistage Sourcing kombiniert werden.

RFI (Request for information)

Erster Schritt zur Informationsbeschaffung mit dem Ziel, eine Lieferanten-Shortlist zu erstellen. So kann zusätzlicher Klärungsaufwand im weiteren Ausschreibungsprozess verhindert werden.

RFQ (Request for Quotation)

Ziel einer Ausschreibung oder Preisanfrage (Request for Proposal / Quotation) ist es, auf der Grundlage einer Beschreibung bzw. Spezifikation qualifizierte Angebote zu erhalten, um eine erste Bewertung zur Wettbewerbsfähigkeit der Preise vorzunehmen.

Auktion

Je nachdem wie sich die Preissituation nach einem RFQ verhält, kann über eine Auktion das endgültige Verhandlungsergebnis mit den Lieferanten erzielt werden. Und dies transparent, schnell sowie compliancegerecht.

Komplexe Sourcing-Projekte mit GAEB

Bedarfe rund um technisch anspruchsvolle Sourcing-Projekte z. B. im Investitionsgütereinkauf stellen besondere Anforderungen an Performanz und Strukturen des Ausschreibungssystems. Die Vorteile integrierter GAEB-Strukturen bei FUTURA zeigen sich in der Ausschreibung bis hin zur Leistungserfassung.

Strategische Dienstleistungsbeschaffung

Sie arbeiten in SAP mit Dienstleistungskontrakten und wollen diese regelmäßig aktualisieren und ausschreiben? Am einfachsten geht dies, wenn Einkäufer dafür direkt aus dem SAP Launchpad auf alle Kontrakte – auch nach denen mit dem Pos.-Typ „D“ – zugreifen und diese zur Ausschreibung in FUTURA auslesen.

Transparenz in Abrechnung und Controlling

Bei einer Bestellung in SAP eine Position mit dem Wert des Angebotes und 1 LE anzulegen mit dem angehängten Leistungsverzeichnis als PDF – diese Praxis hat ihre Tücken. Denn: Ein echtes Projektcontrolling in SAP ist so nicht möglich. Das geht nur, wenn die Bestellung oder der Kontrakt mit dem gesamten Rahmen-LV in SAP abgebildet ist, um dort als Dienstleistungsbestellung (Pos.-Typ „D“) oder Dienstleistungskontrakt (Wert- oder Mengenkontrakt) angelegt zu werden.

Leistungserfassung im Self Service durch die Lieferanten

Damit bei einer Beauftragung die Abrechnung bzw. Leistungserfassung transparent auf Leistungszeileneben stattfinden oder auch als Kontrakt in SAP angelegt werden kann, muss das GAEB-LV als Ganzes im SAP-System vorliegen – und natürlich auch aktuell synchronisiert werden, wenn ein Dienstleister darauf zugreift. Das verkürzt und vereinfacht Abrechnungsprozesse.

Zentraler Einkauf

Mehrere Backend-Systeme für die Einkaufsprozesse zusammen zu führen, konnte früher von SAP SRM übernommen werden – S/4HANA Sourcing & Procurement ermöglicht dies jedoch nicht.

Hier verschafft Ihnen FUTURA die benötigte Flexibilität für ein Central Procurement: Verschiedene SAP-Systeme sowie SAP-Mandanten können mit einem zentralen Zugang zu FUTURA verbunden und damit Einkaufsbelege zentral aus verschiedenen SAP-Systemen sowie SAP-Mandanten genutzt werden.

Der große Vorteil für einen Zentraleinkauf:

  • Zugriff aus FUTURA auf alle angebundenen SAP-Systeme sowie -Mandanten
  • Überführen der Bedarfe in Ausschreibungen bzw. Anlegen von Bestellungen / Kontrakten aus FUTURA zurück in die verschiedenen SAP-Systeme sowie -Mandanten

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