Futura Solutions bei den BME eLÖSUNGSTAGEN 2025
Bessere Entscheidungen im E-Sourcing – von der Marktanalyse bis zum Abschluss
FUTURA Smart vereinfacht und optimiert den gesamten RFX-Sourcing-Prozess durch die Automatisierung manueller Aufgaben und eine nahtlose Integration ins SAP-System – unabhängig von der Größe oder Komplexität der Beschaffungsprojekte. Als effiziente Werkzeuge in operativen und strategischen Ausschreibungsprozessen können die verschiedenen RFX-Verfahren miteinander kombiniert werden.
ERkunden – RFI (Request for Information)
E-Sourcing-Plattformen ermöglichen eine breitere Reichweite bei der Ansprache von Lieferanten. Mit Anfrageverfahren wie RFI (Request for Information) können Sie potenzielle Lieferanten frühzeitig evaluieren und den Markt sondieren. Sie hilft dabei, eine erste Liste möglicher Lieferanten oder Dienstleister zu identifizieren, die über die erforderlichen Fähigkeiten, Kapazitäten und Erfahrungen verfügen.
Diese Informationen sind entscheidend, um die Machbarkeit eines Projekts oder einer Beschaffung zu bewerten, bevor eine spezifischere Anfrage, wie etwa eine Request for Proposal (RFP) oder eine Request for Quotation (RFQ), erstellt wird.
vergleichen – RFQ (Request for Quotation)
Der Request for Quotation (RFQ) ist ein entscheidendes Verfahren, um präzise Angebote von Lieferanten einzuholen. Durch die Standardisierung der Anfrage können Einkäufer spezifische Anforderungen klar kommunizieren und sicherstellen, dass alle Angebote vergleichbar sind. Dies erleichtert nicht nur die Bewertung der Angebote, sondern ermöglicht auch eine fundierte Entscheidungsfindung.
Der RFQ-Prozess trägt dazu bei, die besten Konditionen und Preise zu ermitteln und unterstützt somit die Kostenoptimierung im Beschaffungsprozess.
Evaluieren – RFP (Request for Proposal)
Der Request for Proposal (RFP) geht über den RFQ hinaus, indem er nicht nur Preisangebote, sondern auch detaillierte Lösungsvorschläge von Lieferanten anfordert. Diese umfassenden Informationen ermöglichen es den Einkäufern, die Angebote nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ zu bewerten. Ein wesentlicher Vorteil des RFP-Prozesses ist die Möglichkeit, Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren, was für Compliance und Transparenz von großer Bedeutung ist.
Durch die strukturierte Herangehensweise wird sichergestellt, dass alle relevanten Faktoren in die Entscheidungsfindung einfließen und potenzielle Risiken minimiert werden.
verhandeln – Realtime E-Auctions
E-Auctions stellen eine sinnvolle Ergänzung im RFX-Prozess dar, um einen optimalen Wettbewerb unter den Lieferanten zu fördern. Bei einer E-Auktion nehmen potenzielle Lieferanten in Echtzeit an einer webbasierten Auktion teil, die sowohl Preisangebote als auch andere Kriterien wie Qualität und Lieferzeit berücksichtigen kann.
Ein wesentlicher Vorteil ist die deutliche Verkürzung der Verhandlungszeit. Während herkömmliche Verhandlungen oft Wochen in Anspruch nehmen, können diese bei einer E-Auktion in weniger als einer Stunde abgeschlossen werden. Gleichzeitig sorgt die digitale Durchführung für mehr Objektivität und Transparenz im Auswahlprozess.
FUTURA ist die optimale Lösung:
Für global sourcende mittelständische Unternehmen sowie Konzerne mit heterogenen SAP-ERP-Landschaften
Für volle Flexibilität Ihrer Ausschreibungsstrategien – von Einmal- und Mehrfachbedarfen bis hin zu CAPEX
Wenn Sie noch E-Mail & Excel einsetzen und Ihre Prozesse compliancesicher standardisieren möchten
Wenn Sie Ihre SAP- und Beschaffungssysteme
flexibilisieren und modernisieren möchten
Mit KI zum besten Angebot
Mit FUTURA Smart erhalten Bedarfsträger und Einkäufer smarte Unterstützung im gesamten E-Sourcing-Prozess. Angefangen bei der KI-unterstützen Bedarfsqualifizierung über die einfache Umsetzung von Ausschreibungen, die Auswahl der besten Lieferanten und die Angebotsevaluierung bis zum Verhandeln von Verträgen.
Unterstützung bei der Bedarfsspezifikation
Die Güte einer Ausschreibung hängt in hohem Maß an der Spezifikation des Bedarfs. Häufig fehlt es genau hier an Klarheit. Ein KI-Assistent kürzt am Anfang des Sourcing-Prozesses das zeitaufwendige Ping-Pong zwischen Einkäufer und Bedarfsträger entscheidend ab.
Automatisierte RFQ-erstellung
Dem Bedarfsträger liegt ein Angebot eines Herstellers bzw. Lieferanten im PDF-Format vor. Der KI-Assistent „RFQ Maker“ anonymisiert herstellerneutral die enthaltenen Spezifikationen und überführt diese automatisch in eine Freitextanfrage – weniger Aufwand durch die Automatisierung des operativen Einkaufs.
Intelligente Angebotsevaluierung
Dank KI haben Sie nun mit FUTURA Smart die Möglichkeit, Angebote nicht nur über den Preisspiegel auszuwerten, sondern diese darüber hinaus automatisiert statistisch auf Anomalien analysieren zu lassen – einschließlich grafischer Auswertungen.
Optimierte operative Beschaffung
Bedarfsanforderungen unter einem bestimmten Grenzwert laufen häufig unter dem Schirm des Einkaufs. Liegt zudem bereits ein Angebot vor, werden diese meist gleich zur Bestellung umgewandelt und erst nicht ausgeschrieben – in der Masse der Bedarfsanforderungen für die operative Beschaffung bleiben dadurch jedoch relevante Einsparmöglichkeiten außen vor.
Hier setzt FUTURA Smart an und vereinfacht den Zugang zu Ausschreibungsaktivitäten und die Verwaltung der operativen Beschaffung.
Bedarfsbündelung
Über das BANF Cockpit können Sie ganz einfach Ihre BANFen und bzw. BANF-Positionen und somit Bedarfe bündeln. Filtern Sie Ihre BANFen über Warengruppen und übernehmen Sie ganz smart und wenig Klicks verschiedene Positionen Ihrer BANFen in eine Ausschreibung.
Rahmenvertragsquote
Den größten Hebel und die höchste Effizienz für die Beschaffung operativer Bedarfe erzielen Sie mit Rahmenverträgen. Sie sind die Verbindung zum Guided Buying für die Bedarfsträger und damit eine Entlastung für den operativen Einkauf. Mit FUTURA kommen Sie ganz smart zu Ihren Rahmenverträgen bzw. Kontrakten in SAP.
Das Laufzeitende von Kontrakten naht? Mit FUTURA Smart lesen Sie Kontrakte aus SAP aus und können diese ganz einfach ausschreiben und verlängern.
Rabatte in katalogen
Werden Sie flexibel. Schreiben Sie selbst Ihre Kataloge aus und vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten individuelle Rabatte. Das geht so einfach, dass Sie nicht mehr ausschließlich auf Punch-Out Kataloge von bestimmten Lieferanten angewiesen sind.
Easy Access für Lieferanten
Der Ausschreibungserfolg ist maßgeblich von der Akzeptanz der Liederanten abhängig. Es muss so einfach wie benutzerfreundlich sein, Ausschreibungen zu erhalten und Angebote zu bearbeiten – insbesondere für kleine Anfragen und Einmalbedarfe, die sonst per E-Mail versendet werden. Per „Easy Access“ auch ohne aufwendige Registrierung und für Lieferanten nur wenige Klicks vom Angebot entfernt.
Compliance per System
Ein transparenter Vergabeprozess im Einkauf bietet nicht nur rechtliche und ethische Vorteile, sondern fördert auch die Effizienz, Kostenoptimierung und Nachhaltigkeit. Er sichert, dass alle Lieferanten gleich behandelt werden und die gleichen Chancen haben, an Ausschreibungen teilzunehmen.
Über die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in den Vergabeprozess können Unternehmen auch dahin wirken, dass Lieferanten umweltfreundliche und sozial verantwortliche Praktiken verfolgen.
integration von Zertifikaten und Nachweisen
Indem Einkäufer Dokumente als bestätigungspflichtige Unterlagen kennzeichnen, müssen Bieter diese zuerst bestätigen, bevor die vollständige Ausschreibung eingesehen werden kann. Lieferanten können verpflichtet werden, branchenspezifische Zertifikate wie ISO-Standards oder Nachhaltigkeitsnachweise vorzulegen. Diese Dokumente dienen als Grundlage für die Bewertung der Eignung und Integrität der Anbieter. Dies erhöht die Transparenz und minimiert das Risiko rechtlicher Verstöße.
Kommunikation und Revisionssicherheit
Die digitale Dokumentation aller Aktivitäten ermöglicht es, dass Entscheidungen rückwirkend nachvollziehbar sind – jegliche interne und externe Kommunikation, alle Fragen und Antworten werden zentral erfasst und archiviert. Diese revisionssichere Vorgehensweise schützt vor rechtlichen Risiken und stärkt das Vertrauen bei Geschäftspartnern.
Berücksichtigung C02 Footprint
Durch die Integration des CO2-Footprints (PCF) in die Vergabeprozesse können Unternehmen sicherstellen, dass sie zukünftige gesetzliche Anforderungen in Bezug auf Umweltstandards und Emissionsreduzierung bereits erfüllen. Bei der Erstellung einer Ausschreibung können Sie CO2-Emissionswerte als weiteres Kriterium abfragen und im Preisspiegel der eingereichten Angebote vergleichen.
Best Practice mit „Item Hierarchies“
Mit den „Item Hierarchies“ ab der S/4HANA Version 2022 lassen sich Bedarfe in SAP strukturiert abbilden, und dies mit bis zu vier Hierarchieebenen. Dies ermöglicht eine geordnete Darstellung komplexer Bedarfe, insbesondere in Ausschreibungen mit mehrgliedrigen Strukturen.
Der Einsatzbereich reicht vom Projekteinkauf über Bedarfe aus Transport und Logistik, wo sich verschiedene Varianten und Lieferorte über die Hierarchie abbilden lassen, bis hin zum Baubereich. Hier sind mehrstufige Leistungsverzeichnisse die Regel.
Von flachen Listen zur mehrstufigen Struktur
Die Vorteile von Item Hierarchies gegenüber einer flachen Materialliste sind darin zu suchen, dass eine solche Bedarfsbeschreibung einfacher zu lesen und zu bearbeiten ist und übersichtlicher wird. Item Hierarchies ermöglichen es Ihnen, eine Liste von Elementen zu strukturieren.
Dies ist nützlich, wenn bestimmte Artikel bzw. Positionen gruppiert werden sollen, z. B. wenn Sie zum Beispiel für den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen für verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zuständig sind. Verschachtelte Strukturen können bis zu vier Ebenen umfassen.
Von MM-SRV zu Item Hierarchies
Unternehmen, die auf S/4HANA wechseln (oder bereits migriert sind) und dabei auf Lean Services mit Item Hierarchies anstelle von MM-SRV setzen, stehen vor der Frage, wie sie GAEB-Bauausschreibungen integrieren können.
FUTURA Smart bietet auch hierfür eine Lösung: Es lassen sich Lean Services mit Item Hierarchies aus S/4HANA auslesen als auch Daten per Excel oder GAEB XML in FUTURA Smart einlesen. Nach erfolgter Ausschreibung können Bestellungen oder Kontrakte automatisch in SAP angelegt werden.
GAEB-Bauausschreibungen
Mit den Item Hierarchies ist „Lean GAEB“ möglich, was mit Einschränkungen des GAEB-Standards verbunden ist, aber vom Einkauf gut gehandhabt werden kann.
Für eine nahezu vollständige GAEB-Konformität bietet FUTURA Engineering die ideale Lösung: von der Planung über Einkauf und Beschaffung bis hin zu Aufmaßen, Leistungsrückmeldungen und der nahtlosen Integration in S/4HANA.
CAPEX Sourcing-Projekte
Bedarfe rund um technisch anspruchsvolle Sourcing-Projekte z. B. im Investitionsgütereinkauf (CAPEX) stellen besondere Anforderungen an Performanz und Strukturen des Ausschreibungssystems. Die Vorteile integrierter GAEB-Strukturen (Pos.-Typ „D“) bei FUTURA Engineering zeigen sich in der Ausschreibung bis hin zur Leistungserfassung.
strategische Dienstleistungsbeschaffung
Sie arbeiten in SAP mit Dienstleistungskontrakten und wollen diese regelmäßig aktualisieren und ausschreiben? Am einfachsten geht dies, wenn Einkäufer dafür direkt aus dem SAP Launchpad auf alle Kontrakte mit vollem Leistungsverzeichnis zugreifen und diese zur Ausschreibung in FUTURA Engineering auslesen.
Transparenz in Abrechnung und Controlling
Bei einer Bestellung in SAP eine Position mit dem Wert des Angebotes und 1 LE anzulegen mit dem angehängten Leistungsverzeichnis als PDF – diese Praxis hat ihre Tücken. Denn: Ein echtes Projektcontrolling in SAP ist so nicht möglich. Das geht nur, wenn die Dienstleistungsbestellung als (Pos.-Typ „D“) oder Dienstleistungskontrakt (Wert- oder Mengenkontrakt) mit dem gesamten LV in SAP abgebildet ist.
Leistungserfassung im Self service
Damit bei einer Beauftragung die Abrechnung bzw. Leistungserfassung transparent auf Leistungszeileneben stattfinden oder auch als Kontrakt in SAP angelegt werden kann, muss das LV als Ganzes im SAP-System vorliegen – und natürlich auch aktuell synchronisiert werden, wenn ein Dienstleister darauf zugreift. Das verkürzt und vereinfacht Abrechnungsprozesse.