Einfach alles ausschreiben, was noch nicht verhandelt ist
Ausschreiben nur oberhalb einer bestimmten Wertgrenze? Zu aufwendig und kompliziert für geringere Schwellenwerte? Mit FUTURA Smart können Sie dies ändern.
Nutzen Sie Ausschreibungen nicht nur für den strategischen Einkauf, sondern ebenso in der taktischen Beschaffung – und das ohne Mehraufwand für Einkäufer. Der Schlüssel hierfür liegt in der einfachen Anwendung von FUTURA, mit der Sie zum einen Transparenz in Ihren operativen Einkauf bringen und zugleich für mehr Wettbewerb und dadurch besseren Preisen sorgen.
FUTURA ist optimal für:
Global sourcende mittelständische Unternehmen sowie Konzerne mit heterogenen SAP-ERP-Landschaften
Flexibilität zur Abdeckung Ausschreibungsstrategien – von Einmal- und Mehrfachbedarfen bis hin zu CAPEX
Wenn Sie noch E-Mail & Excel einsetzen und Ihre Prozesse compliancesicher standardisieren möchten
Wenn Sie Ihre SAP- und Beschaffungssysteme
flexibilisieren und modernisieren möchten
Mit KI zum besten Angebot
Mit FUTURA erhalten Bedarfsträger und Einkäufer smarte Unterstützung im ganzen Sourcing-Prozess. Angefangen bei der KI-unterstützen Bedarfsqualifizierung über die einfache Umsetzung von Ausschreibungen, die Auswahl der besten Lieferanten und die Angebotsevaluierung bis zum Verhandeln von Verträgen.
Bedarfsspezifikation
Die Güte einer Ausschreibung hängt in hohem Maß an der Spezifikation des Bedarfs. Häufig fehlt es genau hier an Klarheit. Ein KI-Assistent kürzt am Anfang des Sourcing-Prozesses das zeitaufwendige Ping-Pong zwischen Einkäufer und Bedarfsträger entscheidend ab.
Automatisiert RFQ erstellen
Dem Bedarfsträger liegt ein Angebot eines Herstellers bzw. Lieferanten vor. Der KI „RFQ Maker“ anonymisiert herstellerneutral die enthaltenen Spezifikationen und überführt die automatisch in eine Freitextanfrage – weniger Aufwand durch die Automatisierung des operativen Einkaufs.
Intelligente Angebotsevaluierung
Dank KI haben Sie nun mit FUTURA Smart die Möglichkeit Angebote nicht nur über den Preisspiegel auszuwerten, sondern diese darüber hinaus automatisiert statistisch analysieren zu lassen – einschließlich grafischer Auswertungen.
Effizienz im Tactical Sourcing
Bedarfsanforderungen unter einem bestimmten Grenzwert laufen überwiegend unter dem Schirm des strategischen Einkaufs. Liegt zudem bereits ein Angebot vor, werden diese meist gleich zur Bestellung umgewandelt und erst nicht ausgeschrieben – in der Masse der Bedarfsanforderungen für die operative Beschaffung bleiben dadurch jedoch relevante Einsparmöglichkeiten außen vor.
Hier setzt FUTURA an und vereinfacht den Zugang zu Ausschreibungsaktivitäten und die Verwaltung der taktischen Beschaffung.
Bedarfsbündelung
Über das BANF Cockpit können Sie ganz einfach Ihre BANFen und somit Bedarfe bündeln. Filtern Sie Ihre BANFen über Warengruppen und übernehmen Sie ganz smart und wenig Klicks verschiedene Positionen Ihrer BANFen in eine Ausschreibung.
Rahmenvertragsquote
Den größten Hebel und die höchste Effizienz für die Beschaffung operativer Bedarfe erzielen Sie mit Rahmenverträgen. Sie sind die Verbindung zum Guided Buying für die Bedarfsträger und damit eine Entlastung für den operativen Einkauf. Mit FUTURA kommen Sie ganz smart zu Ihren Rahmenverträgen in SAP.
Das Laufzeitende von Rahmenverträge naht? Mit FUTURA Smart lesen Sie Rahmenverträge aus SAP aus und können diese ganz einfach ausschreiben und verlängern.
Rabatte in katalogen
Werden Sie flexibel. Schreiben Sie selbst Ihre Kataloge aus und vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten individuelle Rabatte. Das geht so einfach, dass Sie nicht mehr ausschließlich auf Punch-Out Kataloge von bestimmten Lieferanten angewiesen sind.
Compliance per System
Ein transparenter Vergabeprozess im Einkauf bietet nicht nur rechtliche und ethische Vorteile, sondern fördert auch die Effizienz, Kostenoptimierung und Nachhaltigkeit. Er sichert, dass alle Lieferanten gleich behandelt werden und die gleichen Chancen haben, an Ausschreibungen teilzunehmen.
Über die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in den Vergabeprozess können Unternehmen auch dahin wirken, dass Lieferanten umweltfreundliche und sozial verantwortliche Praktiken verfolgen.
Berücksichtigung C02 Footprint
Durch die Integration des CO2-Footprints (PCF) in die Vergabeprozesse können Unternehmen sicherstellen, dass sie zukünftige gesetzliche Anforderungen in Bezug auf Umweltstandards und Emissionsreduzierung bereits erfüllen. Bei der Erstellung einer Ausschreibung können Sie CO2-Emissionswerte als weiteres Kriterium abfragen und im Preisspiegel der eingereichten Angebote vergleichen.
Bestätigungspflichtige Dokumente
Indem Einkäufer Dokumente als bestätigungspflichtige Unterlagen kennzeichnen, müssen Bieter diese zuerst bestätigen, bevor die vollständige Ausschreibung eingesehen werden kann. Damit wird sichergestellt, dass nur Lieferanten, die die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen, an der Ausschreibung teilnehmen dürfen.
Kommunikation und Revisionssicherheit
Die digitale Dokumentation aller Aktivitäten ermöglicht es, dass Entscheidungen rückwirkend nachvollziehbar sind – jegliche interne und externe Kommunikation, alle Fragen und Antworten lassen sich rekonstruieren. Keine Klärungen mit Lieferanten per E-Mail, sondern diese auch mit System. Angebote mit System einholen und vergleichen ist gut – die erforderliche Kommunikation über dasselbe System durchzuführen, ist noch besser.
Easy Access für Lieferanten
Der Ausschreibungserfolg ist maßgeblich von der Akzeptanz der Liederanten abhängig. Es muss so einfach wie benutzerfreundlich sein, Ausschreibungen zu erhalten und Angebote zu bearbeiten – insbesondere für kleine Anfragen und Einmalbedarfe, die sonst per E-Mail versendet werden. Per „Easy Access“ auch ohne aufwendige Registrierung und für Lieferanten nur wenige Klicks vom Angebot entfernt.
BENEFITS
- Echtzeitstatus im Ausschreibungsprozess über Statusmeldung transparent verfolgbar
- Gebündelte Kommunikation von Nachrichten, z.B. Rückfragen und Angebote der Lieferanten zentral verwalten
- Zugriff auf 100.000 bereits in FUTURA registrierten und aktiven Lieferanten
FEATURES
- Ad-hoc-Integration möglich – Firmenname und E-Mail-Adresse genügen
- „Easy Access“ – Teilnahme an Ausschreibungen ist auch ohne Registrierung für Lieferanten möglich
- Kostenfreie Nutzung für Lieferanten des Supplier Portals inkl. technischem Support
CAPEX Sourcing-Projekte
Bedarfe rund um technisch anspruchsvolle Sourcing-Projekte z. B. im Investitionsgütereinkauf (CAPEX) stellen besondere Anforderungen an Performanz und Strukturen des Ausschreibungssystems. Die Vorteile integrierter GAEB-Strukturen (Pos.-Typ „D“) bei FUTURA zeigen sich in der Ausschreibung bis hin zur Leistungserfassung.
strategische Dienstleistungsbeschaffung
Sie arbeiten in SAP mit Dienstleistungskontrakten und wollen diese regelmäßig aktualisieren und ausschreiben? Am einfachsten geht dies, wenn Einkäufer dafür direkt aus dem SAP Launchpad auf alle Kontrakte mit vollem Leistungsverzeichnis zugreifen und diese zur Ausschreibung in FUTURA auslesen.
Transparenz in Abrechnung und Controlling
Bei einer Bestellung in SAP eine Position mit dem Wert des Angebotes und 1 LE anzulegen mit dem angehängten Leistungsverzeichnis als PDF – diese Praxis hat ihre Tücken. Denn: Ein echtes Projektcontrolling in SAP ist so nicht möglich. Das geht nur, wenn die Dienstleistungsbestellung als (Pos.-Typ „D“) oder Dienstleistungskontrakt (Wert- oder Mengenkontrakt) mit dem gesamten LV in SAP abgebildet ist.
Leistungserfassung im Self service
Damit bei einer Beauftragung die Abrechnung bzw. Leistungserfassung transparent auf Leistungszeileneben stattfinden oder auch als Kontrakt in SAP angelegt werden kann, muss das LV als Ganzes im SAP-System vorliegen – und natürlich auch aktuell synchronisiert werden, wenn ein Dienstleister darauf zugreift. Das verkürzt und vereinfacht Abrechnungsprozesse.