SAP SRM Nachfolger: Was Ariba für den Dienstleistungseinkauf kann — und wo es an Grenzen stößt

Das für 2027 angekündigte Ende von SAP SRM hebt für viele Unternehmen die Entscheidung auf die Agenda, wie es weitergehen soll. Als offizielle Nachfolgelösung positioniert SAP die Ariba-Lösungen — allerdings mit strukturellen Einschränkungen: Insbesondere beim Dienstleistungseinkauf mit GAEB-basierten Leistungsverzeichnissen stößt Ariba an funktionale Grenzen, die für den deutschen Mittelstand relevant sind. Dieser Artikel zeigt, wo Ariba liefert — und wo nicht.

Von SAP SRM zu Ariba – aus der Brille von SAP

Die Strategie von SAP sieht vor, SAP SRM mit SAP Ariba und SAP S/4HANA abzulösen: „Ein System von der Bestellung über die Freigabe, Lieferung bis zur Rechnung, strategische Vereinbarungen mit präferierten Lieferanten, zentrale Ausschreibungen über eine weltweite Plattform und zuletzt Analysen über alle Partner hinweg“, so das Versprechen von SAP zum Ariba-Lösungsportfolio, das sich aus verschiedenen, auch stand-alone einsetzbaren Cloud-Lösungen für den strategischen wie auch operativen Einkauf zusammensetzt.

🔹 SAP Ariba Network — zentrale Plattform für Lieferantenkommunikation, Sourcing und Abrechnung. Mehr als 3 Mio. registrierte Unternehmen, schwerpunktmäßig für global aufgestellte Beschaffungsorganisationen.

🔹 SAP Fieldglass — für Personaldienstleistungen und das Management externer Mitarbeitender. Fokus auf „Wer“ erbringt die Leistung, nicht „Was“ und „Wieviel“.

🔹 Ariba-Lösungen in S/4HANA — für material- und mengenbezogene Dienstleistungen empfiehlt SAP einen in S/4HANA integrierten Einsatz.

SAP Ariba: End-to-End-Prozesse bei der Beschaffung von Dienstleistungen

Im SAP-Whitepaper Transform Procurement with SAP S/4HANA und SAP Ariba Solutions werden zwei Prozessvarianten vorgestellt, die einmal aus dem ERP-System (hier: S/4HANA) und einmal von SAP Ariba ausgehen.    

1. Purchase-to-Pay (P2P) — alle Workflows in die Ariba-Cloud verlagert, lediglich die Rechnung ist im ERP-System abgelegt.
2. Purchase-to-Order (P2O) — Bestell- und Wareneingangsbeleg bzw. das abgenommene Leistungserfassungsblatt werden im Hintergrund in S/4HANA gebucht.

GAEB vs. SAP-Logik: Zwei verschiedene Welten

Doch ganz unabhängig von den prinzipiellen Szenarios, in die jeweils unterschiedliche Ariba-Lösungen eingebunden sind: Leistungsbeschreibungen und Leistungserfassung unterliegen im Vergleich einem ganz anderen Verständnis als in Deutschland.    

Denn egal, ob es im SAP-Jargon um sogenannte „Complex Services“ oder „Simple Services“ geht, die Abrechnung erfolgt üblicherweise auf Stundenbasis. Zu erbringende Leistungen sind z.B. im Projektgeschäft in separaten „Statements of Work“ (SOWs) beschrieben, die – ohne vorgegebene feste Struktur – Informationen zu Ausgangslage, Ziel, Schwerpunkt und Aufgabenanforderung beinhalten. Dazu vereinbarte Kontrakte beziehen sich auf feste Stundensätze, die dann bei der Abrechnung herangezogen werden.   

Ganz anders die Praxis in Deutschland: Dienstleistungen und dabei insbesondere Bauleistungen werden in Deutschland in Form von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen (LV) beschrieben, deren Austausch in Deutschland im GAEB-Format stattfindet. Solche komplexen Leistungsverzeichnisse haben nichts mit dem Verständnis von SAP zu „komplexen Dienstleistungen“ zu tun.

👉 Beispiel:

Eine Position „1 qm Wand streichen“ ist z. B. mit einem Einheitspreis (EP) versehen, der einen Material- und Lohnanteil enthalten kann – eine Bestellung erfolgt mit Angabe des EPs und der Fläche in qm. Eine Leistungsrückmeldung erfolgt daher nicht nach Stunden, sondern nach gestrichener Fläche, d. h. erbrachter Leistung. Erst diese differenzierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung ermöglicht eine genaue Abrechnung, die eine viel größere Transparenz liefert als die ausschließliche Betrachtung von geliefertem Material und geleisteten Stunden.

Genau das spiegelt sich im Simplifizierungsansatz von S/4HANA und Ariba wider: Dienstleistungen sollen als einfache Liste — „Lean Services“ — abgewickelt werden. Die Grenzen zeigen sich spätestens dort, wo Leistungen in einer LV-Struktur erfasst sind.

Grenzen von SAP Ariba und die Konsequenzen

Zwei mit Ariba verbundene Einschränkungen haben weitreichende Konsequenzen, die zu Lasten der Handhabung, Datendurchgängigkeit und Transparenz im Bereich der Ausschreibung und Abrechnung von Dienst- bzw. Bauleistungen gehen:

🔹Keine Dienstleistungshierarchien — SAP SRM-Nutzer konnten über MM-SRV in ECC noch mehrstufige Hierarchien abbilden. Ariba Network unterstützt das nicht: Bestellungen mit mehr als einer Hierarchiestufe können nicht übertragen werden.

🔹 Kein GAEB-Support — weder SAP ECC noch die S/4HANA Procurement Suite oder SAP Ariba unterstützen das in Deutschland etablierte GAEB-Format zum Austausch von Leistungsverzeichnissen.

Die Folge: Unternehmen, die ihre Bauleistungen in GAEB-Formaten planen und hierfür bspw. ein AVA-System (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) nutzen, haben standardgemäß keine Möglichkeit, ihre Leistungsverzeichnisse in SAP zu importieren – sei es für eine Ausschreibung oder für eine Bestellung, die über SAP Ariba Network mit den Dienstleistern kommuniziert werden soll.

Dies bedeutet, dass bei einer Ausschreibung die Daten für einen automatischen Preisspiegel auf Positionsebene fehlen und bei einer Bestellung keine Leistungsrückmeldung auf Positionsebene stattfinden kann.  

Workaround hebelt Procurement Transformation aus

Ariba-Nutzern bleibt bei der Bestellung von Bauleistungen bzw. Leistungen, die auf mehrstufigen Leistungsverzeichnissen beruhen, nur ein Workaround:

Ein Leistungsverzeichnis kann lediglich als Attachment angehängt werden.

Das heißt: Im SAP-System wird nur eine Position mit der Auftragssumme gebucht (Stichwort: 1 LE); alle Details befinden sich im Anhang und sind separat nur als PDF-Formular aufrufbar. 

Dies macht einem dezidierten Controlling und Reporting einen Strich durch die Rechnung. Denn nur wenn die einzelnen Leistungen (d. h. Positionen des Leistungsverzeichnisses) in Form von Leistungszeilen im SAP-System hinterlegt sind, kann eine Leistungserfassung auf Leistungszeilenebene stattfinden – und damit eine transparente Abrechnung gewährleisten.

Fazit: SAP SRM-Nachfolge im Dienstleistungseinkauf: Ariba ist nicht die Antwort auf alles

Die digitale Transformation des Einkaufs aus Sicht von SAP sieht S/4HANA als digitalen Kern, an den SAP Ariba-Applikationen angebunden sind. Im globalen Kontext ist das eine konsequente Standardisierungsstrategie — lokale Formate wie GAEB fallen dabei durchs Raster.

Lean Services in Katalogstruktur schaffen es jedoch nicht, die lokalen Anforderungen an die Verarbeitung und Nutzung von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format zu erfüllen. Unternehmen, deren Kernkompetenz Einkauf und Abwicklung von Leistungen beinhaltet und dessen Beschaffungsprozesse zum Großteil in diesem Bereich angesiedelt sind, können mit SAP Ariba-Lösungen nicht die gewünschte Prozessoptimierung und Kostentransparenz erreichen.

Für eine differenzierte und transparente Beauftragung und Abrechnung von Leistungen, im speziellen von Bauleistungen, ist in Deutschland der Austausch von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format alternativlos. FUTURA Engineering ist genau diese Lösung: GAEB-fähig, SAP-integriert — Leistungsverzeichnisse direkt im System, kein Workaround.

👉 Redaktioneller Hinweis (2025): Mit S/4HANA 2022 hat SAP Item Hierarchies eingeführt, die eine strukturiertere Abbildung von Leistungspositionen ermöglichen. Das GAEB-Problem lösen sie jedoch nicht — der Import und Export von GAEB-Leistungsverzeichnissen bleibt ohne Zusatzlösung weiterhin nicht möglich.

Aktuelle Blogartikel zu GAEB und SAP-Dienstleistungseinkauf:

➡️ GAEB-Konverter in SAP Ariba: Grenzen der Dateikonvertierung — warum der Konverter-Ansatz das strukturelle Problem nicht löst.

➡️ Lean Services mit Item Hierarchies: GAEB in SAP-Bauausschreibungen — wie GAEB-Leistungsverzeichnisse in SAP-Prozesse integriert werden können.