Item Hierarchies in SAP S/4HANA: Struktur ja. Ausschreibung nein?

Mit SAP S/4HANA hat SAP die Lean Services eingeführt – als moderne, schlanke Alternative zum klassischen MM-SRV. Ergänzt wird dieses Konzept durch die Item Hierarchies, mit denen sich mehrstufige Leistungsverzeichnisse erstmals direkt in SAP abbilden lassen – übersichtlich, strukturiert und mit bis zu vier Hierarchieebenen.

Doch der Nutzen endet dort, wo der Prozess beginnen sollte: bei der Einbindung der Lieferanten. Denn SAP Ariba, die eigene Sourcing-Lösung von SAP, unterstützt weder Leistungsverzeichnisse noch mehrstufige Strukturen. Wie Sie das Potenzial dennoch voll ausschöpfen können – und warum FUTURA Smart aktuell die einzige Lösung ist, die Item Hierarchies durchgängig unterstützt – lesen Sie in diesem Beitrag.

Item Hierarchies – gute Struktur, aber kein Prozess?

Item Hierarchies sind eng verknüpft mit den Lean Services, die mit S/4HANA von SAP als vereinfachte Alternative zum klassischen MM-SRV (Material Management Service Procurement) etabliert wurden. Ergänzend zu den Lean Services für eine einfache Verwaltung von Service-Positionen kamen mit S/4HANA 2022 die Item Hierarchies: ein Baustein, der erstmals die mehrstufige Strukturierung von Bedarfen in SAP ermöglicht – mit bis zu vier Hierarchieebenen.

Das Ziel: weg von flachen Materiallisten hin zu übersichtlicheren, strukturierteren Ausschreibungen aus SAP heraus. Doch bisher nutzen nur wenige SAP-Kunden dieses Potenzial. Warum? Weil es an der passenden E-Sourcing-Lösung fehlt: SAP Ariba, die Sourcing-Lösung aus dem eigenen Hause, unterstützt mehrstufige Strukturen oder Leistungsverzeichnisse nicht.

In der Praxis bedeutet dies: Komplexe strukturelle Ausschreibungen lassen sich in S/4HANA aufsetzen – aber Lieferanten können eben nicht eingebunden werden, um diese zu bearbeiten und ihre Angebote abzugeben. Ohne passende E-Sourcing-Lösung bleibt das SAP-Portfolio in Bezug auf die Item Hierarchies eine Sackgasse.

Einsatzbereiche der Item Hierarchies

Ob Bauprojekt, Maschinenanlage oder Facility-Services: Item Hierarchies bringen Struktur in komplexe Beschaffungsprozesse – und das über viele Branchen hinweg. Die hierarchische Darstellung von Bedarfen macht es möglich, unterschiedliche Leistungen systematisch zu gruppieren und klar zu organisieren.

Diese Einsatzbereiche profitieren besonders:

🔨 Bau & Infrastruktur

• Ausschreibungen für Bauvorhaben mit Teilleistungen (Rohbau, Ausbau, Technik etc.)
• Leistungsverzeichnisse mit mehreren Ebenen (Gewerke, Positionen)

⚙️ Anlagenbau & Maschinenbau

• Projekte mit mechanischen, elektrischen und softwareseitigen Komponenten
• Teilsysteme oder Module als separate Pakete in einer Ausschreibung
• Kombination von Materialien und Dienstleistungen (z. B. Inbetriebnahme)

🚚 Transport & Logistik

• Ausschreibungen mit mehreren Lieferorten und Terminfenstern
• Varianten von Verpackung, Transportmitteln oder -bedingungen
• Dienstleistungsbündel wie „Lieferung + Montage + Rücknahme“

🏭 Industrie & Großprojekte

• Rahmenverträge oder Ausschreibungen über mehrere Jahre/Standorte
• Strukturierung nach Geschäftsbereichen oder Werken
• Kombination von Produktlieferungen und projektbezogenen Leistungen

🏢 Facility Management & Services

• Dienstleistungen nach Regionen, Gebäuden oder Leistungsarten (z. B. Reinigung, Wartung)
• Staffelpreise oder variable Leistungen über Vertragslaufzeiten
• Wiederkehrende Leistungen mit Plan-/Ist-Vergleich

Von MM-SRV zu Item Hierarchies – was bedeutet das für Bauausschreibungen?

In Deutschland ist E-Sourcing im Bauwesen eng mit dem GAEB-Standard verknüpft. Genau hier werden die Grenzen der Item Hierarchies besonders sichtbar – vor allem im Vergleich zum bisherigen SAP-Modul MM-SRV (Material Management Service Procurement).

MM-SRV ermöglichte die Abbildung mehrstufiger Leistungsverzeichnisse und war damit jahrelang die SAP-Lösung für GAEB-konforme Bauausschreibungen. Doch mit der Migration zu SAP S/4HANA entscheiden sich viele Unternehmen, auf MM-SRV zu verzichten – nicht zuletzt, weil SAP dieses Modul perspektivisch ablösen will.

Die Folge: Unternehmen greifen auf Lean Services und Item Hierarchies zurück. Doch diese Kombination erlaubt nur ein sogenanntes „Lean GAEB“ – eine vereinfachte, eingeschränkte Form der GAEB-Ausschreibung.

Genau an diesem Punkt setzt FUTURA Smart an: Die Lösung ist derzeit die einzige voll integrierte Plattform, mit der sich das Potenzial von Item Hierarchies und Lean Services im Baukontext tatsächlich ausschöpfen lässt – inklusive GAEB-Integration und durchgängiger Lieferantenanbindung.

Auch wenn diese Nutzung mit funktionalen Einschränkungen verbunden ist, stellt sie für SAP-Kunden dennoch eine praxisnahe und wirtschaftlich sinnvolle Lösung, um strukturierte Bauausschreibungen direkt aus SAP S/4HANA heraus zu realisieren.

Item Hierarchies im Einsatz: So gelingt die Umsetzung in Bauprojekten

FUTURA Smart bildet Item Hierarchies ab und überführt sie in einen nahtlos digitalisierten Prozess mit S/4HANA – und genau das ist in Bauprojekten essenziell. Aber auch in anderen Szenarien mit komplexen Bedarfsstrukturen spielt die Lösung ihre Stärken aus.

SAP Ariba unterstützt keine Item Hierarchies – wer also strukturierte Ausschreibungen im SAP-System abbildet, braucht eine Sourcing-Lösung, die genau das kann. FUTURA Smart ist derzeit die einzige.

👉 Der Prozess mit FUTURA Smart in der Praxis:

• Daten aus S/4HANA auslesen: Lean Services mit Item Hierarchies können extrahiert und strukturiert verarbeitet werden.
• Daten per Excel oder GAEB XML einlesen: Unternehmen können Daten im GAEB-Format einlesen, um standardisierte Ausschreibungen effizient zu gestalten.
• Automatisierte Übergabe an SAP: Nach der Ausschreibung können Bestellungen oder Kontrakte automatisch in S/4HANA mit der Struktur gemäß den Item Hierarchies angelegt werden.

Wer darüber hinaus eine vollständige GAEB-Integration inklusive Aufmaß und Leistungsrückmeldung benötigt, kann auf FUTURA Engineering setzen – die Lösung speziell für Bau- und Dienstleistungsbeschaffung.

Fazit: Struktur alleine reicht nicht – FUTURA Smart macht Item Hierarchies im Sourcing-Prozess nutzbar

SAP liefert mit Item Hierarchies die Grundlage für strukturierte Ausschreibungen. Doch ohne die passende E-Sourcing-Lösung bleibt der Nutzen begrenzt. FUTURA Smart schließt diese Lücke – mit durchgängiger GAEB-Integration, Lieferantenanbindung und vollständiger Unterstützung für strukturierte Ausschreibungen in SAP S/4HANA.

Mehr zum Thema:
Mehr zur GAEB-Kompatibilität und wie FUTURA Smart die Lücke schließt, lesen Sie im Interview mit Hartmut Schwadtke.