Procurement Intelligence ist Entscheidungsfähigkeit im laufenden Beschaffungsprozess.
Bei einer konkreten Vergabe liegen Preise, Verträge, Angebote, Lieferantenbewertungen und interne Richtlinien verteilt vor. Der übliche Weg von KI-Initiativen im Einkauf führt deshalb über Konsolidierung, Bereinigung und Governance — oft über Monate, bevor das erste Ergebnis entsteht. Procurement Intelligence setzt eine Ebene früher an und nutzt den Kontext dort, wo er ohnehin entsteht und verantwortet wird: im laufenden Vorgang.
Ein KI-Assistent beantwortet Fragen. Procurement Intelligence bereitet Entscheidungen vor und führt sie nach Freigabe aus.
KI-Assistent
Verarbeitet bereitgestellte Informationen punktuell
Kann Dokumente zusammenfassen oder vergleichen
Bleibt meist außerhalb des führenden Prozesses
FUTURA Procurement Intelligence
Arbeitet in einem konkreten Beschaffungsfall mit Vorgang, Lieferant, Material, Vertrag, Historie und Regeln
Bewertet Informationen im fachlichen Kontext von Anforderungen, Kriterien, Konditionen und Beschaffungslogik
Arbeitet SAP-nativ im Geschäftskontext. Aktionen erfolgen kontrolliert im Prozess.
Ein konkreter Beschaffungsfall: Der Lieferant fordert +18 %. Was der Einkauf jetzt leisten muss.
Wie das heute abläuft
Vertragsdaten und Konditionen aus SAP zusammensuchen
Betroffene Materialien und Mengen manuell abschätzen — oft nur für das Hauptmaterial
Preisverlauf in Excel aufbereiten
Konditionsstände je Werk und Vertrag einzeln prüfen — Staffeln, Gültigkeiten, Sonderabsprachen
Marktindizes recherchieren, Zeitraum und Bezugsgröße selbst festlegen
Ergebnis als Präsentation für die Verhandlung aufbereiten
Nach der Einigung: Konditionen erneut in SAP pflegen
AUFWAND: 1-2 Tage
Was danach fehlt: eine nachvollziehbare Begründung der Entscheidung, die in sechs Monaten noch prüfbar ist.
Wie das mit FUTURA abläuft
VOLUmen und Umfang ermitteln
Direkt aus dem SAP-Kontext wird sichtbar, welche Materialien, Bestellungen, Mengen, Werke und Volumina von der Preisforderung betroffen sind.
Kontext zusammenführen
Preishistorie, Konditionen, Vertragslaufzeit und Lieferantenperformance werden zu einem vollständigen Entscheidungskontext zusammengeführt.
Abweichung analysieren und erklären
Der Abgleich mit relevanten Markt-, Energie- und Transportkostenentwicklungen zeigt, welcher Anteil der Preisforderung nachvollziehbar ist – und welcher nicht.
Entscheiden und ausführen
Konditionsänderung, Gültigkeit, Freigabe und Begründung werden direkt im Vorgang umgesetzt und dokumentiert.
AUFWAND: Stunden statt Tage
Was danach vorliegt: die Entscheidung im Vorgang — mit Datengrundlage, Begründung und Freigabe, in sechs Monaten genauso prüfbar wie heute.
Procurement-Know-how wird zu wiederverwendbaren Fähigkeiten.
FUTURA zerlegt fachliches Procurement-Know-how in klar abgegrenzte Capabilities.
Jede erfüllt eine konkrete Aufgabe. Gemeinsam lassen sie sich für immer neue Beschaffungsentscheidungen kombinieren.
Einmal entwickelt. Immer wieder nutzbar.
Verstehen
Anforderungen, Dokumente, Angebote und Beschaffungsobjekte fachlich erfassen.
Zuordnen
Informationen dem richtigen Vorgang, Lieferanten, Kriterium oder Geschäftsobjekt zuordnen.
Vergleichen
Angebote, Preise, Konditionen, Leistungen und historische Informationen vergleichbar machen.
Bewerten
Geschäftsregeln, Methoden, Evidenz und Procurement-Know-how auf den Kontext anwenden.
Erklären
Abweichungen, Risiken und Bewertungsergebnisse nachvollziehbar begründen.
Empfehlen
Aus dem Kontext belastbare Handlungs- und Entscheidungsvorschläge ableiten.
Aus denselben Fähigkeiten entstehen immer neue Anwendungsfälle.
Procurement Intelligence ist keine Sammlung isolierter KI-Features. Capabilities werden je nach Beschaffungsfall neu kombiniert. Eine neue Capability entsteht nicht nur für einen Anwendungsfall. Sie steht direkt in FUTURA Smart und FUTURA Engineering zur Verfügung – ohne doppelte Entwicklung.
Ihre AI-Infrastruktur.
Unsere Procurement Intelligence.
Wenn in Ihrem Unternehmen bereits entschieden ist, welche KI-Modelle eingesetzt werden dürfen, bleibt diese Entscheidung führend. FUTURA ist modellunabhängig konzipiert: Sie legen fest, welche freigegebenen Modelle oder Enterprise-AI-Gateways für welche Aufgaben im Einkauf genutzt werden.
Die fachlichen Fähigkeiten und der Procurement Context bleiben davon unberührt – wechselt das Modell, bleibt die Einkaufslogik bestehen: Das nennen wir Controlled Openness.
Jede Entscheidung wird zur Grundlage der nächsten
Die meisten Analysewerkzeuge enden mit einem Ergebnis. Was daraus wurde, landet in einer Präsentation oder einem Protokoll und steht der nächsten Entscheidung nicht mehr zur Verfügung.
Bei FUTURA bleibt das Ergebnis im Vorgang: Bewertung, Begründung, Freigabe und Vergabe gehören zum selben Beleg. Mit jedem realen Ergebnis wächst der nutzbare Entscheidungskontext.
01 Daten verstehen
Was gehört zu dieser Preisforderung?
FUTURA führt die relevanten Informationen im Beschaffungsfall zusammen: Vertragskonditionen, Bestell- und Preishistorie, Mengen, Materialqualität, Lieferantenperformance, Reklamationen und aktuelle Marktinformationen.
Der neue Preis wird nicht isoliert betrachtet, sondern im Kontext von Vertrag, Leistung und Markt.
02 Potenzial erkennen
Die Abweichung wird sichtbar.
FUTURA erkennt: Werk A zahlt für dieselbe Stahlqualität 12% mehr als Werk B — obwohl beide vom selben Lieferanten beziehen. Damit wird ein Bündelungs- und Verhandlungspotenzial sichtbar.
Aus einer Preisforderung wird eine konkret erklärbare Abweichung.
03 Entscheidung vorbereiten
WELCHE OPTION IST WIRTSCHAFTLICH SINNVOLL – UND WARUM?
Der Einkauf erhält eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage: Preisspiegel, Mengenpotenzial, Vertragsdaten, Lieferantenbewertung und Marktbenchmark. Die Entscheidung bleibt beim Einkauf.
Nicht nur ein Hinweis, sondern eine begründete Option für Bündelung, Nachverhandlung oder Ausschreibung.
04 Maßnahme auslösen
Aus der Empfehlung wird ein vorbereiteter nächster Schritt.
Der Einkauf entscheidet, ob er nachverhandelt, eine gebündelte Menge ausschreibt oder weitere Lieferanten einbindet. Die begründete Entscheidung bildet die Grundlage für den anschließenden Sourcing-Prozess.
Die Erkenntnis endet nicht in einem Bericht oder Chat, sondern führt in die kontrollierte Sourcing-Aktion.
05 Sourcing durchführen
Angebote werden strukturiert vergleichbar.
Die Ausschreibung läuft im bestehenden Sourcing-Prozess. Angebote von bestehenden und neuen Lieferanten werden einheitlich erfasst, anhand der definierten Kriterien bewertet und für die Vergabe vorbereitet.
Der Prozess bleibt nachvollziehbar — von der Anfrage bis zur Entscheidung.
06 Ergebnis zurückführen
Die Entscheidung wird im SAP-Kontext wirksam.
Neue Konditionen, Kontrakte oder aktualisierte Lieferantenbewertungen werden im SAP-Kontext dokumentiert und für folgende Bestellungen und Beschaffungsfälle verfügbar gemacht.
07 Wirkung messen
Aus dem Ergebnis entsteht neue Evidenz.
FUTURA macht sichtbar, ob die erwartete Wirkung eingetreten ist: etwa bei Preisen, Versorgungssicherheit oder Liefertreue. Diese Informationen fließen zurück in die nächste Entscheidung.
Procurement Intelligence endet nicht mit der Vergabe. Sie verbessert sich mit jedem realen Ergebnis.
FAQ – häufige Fragen zu Procurement Intelligence
Was ist Procurement Intelligence?
Procurement Intelligence verbindet SAP- und Procurement Context, Expertenwissen und KI, um bessere Einkaufsentscheidungen zu ermöglichen. So entstehen nachvollziehbare Hinweise, Bewertungen und Empfehlungen direkt im Beschaffungsprozess.
Welche Rolle hat SAP?
Ein wesentlicher Teil des operativen Unternehmenskontexts liegt bereits in SAP S/4HANA. FUTURA arbeitet direkt damit, statt zunächst eine zweite Procurement-Datenwelt aufzubauen. Das verkürzt Integrationswege und hält Daten- und Prozessverantwortung klar.
Müssen dafür alle Daten zentral zusammengeführt werden?
Nein. Entscheidend ist nicht ein zentraler Datentopf, sondern kontrollierter Zugriff auf den jeweils benötigten Kontext. Daten und Geschäftslogik bleiben in ihren verantwortlichen Systemen und Anwendungen.
Wir hatten schon einen KI-Piloten. Warum sollte das hier anders laufen?
Piloten scheitern selten am Modell. Sie scheitern daran, dass für den Test eine eigene Datengrundlage aufgebaut wird, die im Regelbetrieb niemand pflegt, und dass das Ergebnis außerhalb des Prozesses landet, in dem entschieden wird. FUTURA behandelt Procurement Intelligence nicht als Sammlung einzelner KI-Features, sondern als Zusammenspiel wiederverwendbarer fachlicher Fähigkeiten, die mit demselben qualifizierten Procurement Context arbeiten.
Brauchen wir dafür eigene KI-Kompetenz oder ein KI-Projekt?
Nein. Procurement Intelligence ist Teil der Sourcing-Lösung, nicht ein separates Vorhaben. Es braucht weder eigene Modellauswahl noch eine zusätzliche Integrationsstrecke.
Ist FUTURA Procurement Intelligence an ein bestimmtes KI-Modell gebunden?
Nein. FUTURA Procurement Intelligence ist modellunabhängig konzipiert. Die Architektur ist darauf ausgelegt, sowohl von FUTURA bereitgestellte als auch kundenseitig freigegebene AI-Modelle oder Enterprise-AI-Gateways einzubinden. Welche Modelle für welche Capabilities eingesetzt werden dürfen, wird über kundenspezifische Vorgaben kontrolliert.
Was ist der Vorteil des Capability-Ansatzes gegenüber isolierten KI-Anwendungsfällen?
Bei einem isolierten KI-Anwendungsfall werden Datenzugriffe, fachliche Logik und Abläufe oft eigens für genau diesen Fall aufgebaut. Für den nächsten Fall beginnt ein großer Teil der Arbeit erneut. FUTURA trennt die fachlichen Fähigkeiten vom einzelnen Anwendungsfall: Capabilities nutzen den bereits erschlossenen Procurement Context und werden je nach Aufgabe neu kombiniert. Nur was fachlich noch fehlt, muss ergänzt werden. So wächst mit jedem Anwendungsfall eine Grundlage, die auch für weitere Entscheidungen nutzbar ist.
Mit welcher Einkaufsentscheidung möchten Sie beginnen?
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Hartmut Schwadtke
Geschäftsführer
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