Vorteile eines strukturierten RFX Sourcing-Prozesses
Ein strukturierter RFX-Prozess verbessert nicht nur Einkaufsentscheidungen, sondern reduziert auch typische Schwächen manueller Ausschreibungen: unklare Datenstände, aufwendige Angebotsvergleiche, fehlende Transparenz und Medienbrüche im Beschaffungsprozess.
Bessere Entscheidungsgrundlage
Angebote lassen sich systematisch vergleichen und fundiert bewerten.
Mehr Transparenz
End-to-End-Sichtbarkeit im gesamten Einkaufsprozess.
Mehr Wirksamkeit
Höherer Lieferantenwettbewerb sorgt für bessere Konditionen.
Was bedeutet RFX: RFI vs. RFP vs. RFQ
RFX ist ein Sammelbegriff für verschiedene Anfrageformate im Einkauf. Das „X“ steht dabei als Platzhalter für unterschiedliche Ausprägungen wie RFI, RFQ oder RFP.
Ein RFI (Request for Information) dient der Marktsondierung. Ein RFQ (Request for Quotation) wird eingesetzt, wenn konkrete Preise, Mengen oder Konditionen angefragt werden. Ein RFP (Request for Proposal) kommt zum Einsatz, wenn neben dem Preis auch Konzepte, Lösungen oder Leistungen bewertet werden sollen.
RFX-Typ
Zweck
Typische Anwendung
Kriterien
RFI (Request for Information)
Marktanalyse & Lieferantenfindung
Zur Identifikation potenzieller Anbieter und Lösungen
Qualität, Leistungsportfolio, Technologie
RFQ (Request for Quotation)
Preis- & Angebotsanfragen
Bei klar definierten Anforderungen und Fokus auf Kosten
Preis, Lieferzeit, Verfügbarkeit
RFP (Request for Proposal)
Komplexe Ausschreibung
Wenn neben dem Preis auch Qualität und Leistung entscheidend sind
Technische Spezifikation, Servicequalität
E-Auctions
Dynamische Preisverhandlung
Für Echtzeit-Wettbewerb zwischen Lieferanten um den besten Preis
Preis, Wettbewerbsfähigkeit
Prozessschritte im RFX Sourcing
Ein RFX-Sourcing-Prozess umfasst mehrere aufeinander abgestimmte Phasen – von der Bedarfsdefinition über die Marktansprache bis hin zur Angebotsbewertung und Vergabe. Nicht jede Beschaffungsaufgabe durchläuft dabei den gesamten Prozess in gleicher Tiefe. Je nach Zielsetzung – etwa bei der Erschließung neuer Märkte, der Anpassung der Lieferantenstrategie oder einer konkreten Preisabfrage – stehen einzelne Phasen im Vordergrund.
Bedarfsanalyse – die richtige Basis schaffen
Am Anfang jedes RFX-Prozesses steht die Klärung des Beschaffungsbedarfs. Dazu gehören fachliche Anforderungen, Mengen, Termine, Rahmenbedingungen und – je nach Fall – auch die Frage, ob bereits geeignete Lieferanten bekannt sind oder der Markt zunächst sondiert werden muss.
Je nach Organisation und Beschaffungsaufgabe zeigt sich die Bedarfsspezifikation meist in drei Ausprägungen:
Systemgestützt über BANFen
Der Bedarf wird strukturiert im ERP-System, etwa über BANFen in SAP, erfasst und in geregelte Freigabe- und Beschaffungsprozesse überführt.
Ad hoc außerhalb des Systems
Der Bedarf entsteht kurzfristig und wird per E-Mail oder auf informellem Weg an den Einkauf herangetragen.
Fachlich vorgeprägt durch den Bedarfsträger
Anforderungen werden bereits im Fachbereich so konkret formuliert, dass der Spielraum für Marktansprache und Alternativen im weiteren Prozess begrenzt ist.
Marktsondierung – die Lieferantenbasis schaffen
Wenn Unternehmen neue Beschaffungsmärkte erschließen, ihre Lieferantenbasis erweitern oder die strategische Ausrichtung im Sourcing überprüfen wollen, steht zunächst nicht der Preis im Vordergrund, sondern ein belastbares Marktbild. In dieser Phase dient die RFI dazu, relevante Informationen zu potenziellen Anbietern, deren Leistungsvermögen und fachlicher Eignung systematisch zu erfassen.
Sie schafft damit die Grundlage für die nächsten Schritte im RFX-Prozess: Je nach Ergebnis kann daraus eine konkrete Preisanfrage (RFQ) oder eine weiterführende Ausschreibung im Rahmen eines RFP-Prozesses werden.
Lieferantenbenchmarking: Anbieter lassen sich im Hinblick auf Qualität, Innovationskraft oder Nachhaltigkeitskriterien systematisch gegenüberstellen.
Risikomanagement:
Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten werden früher sichtbar, alternative Beschaffungsquellen können gezielt aufgebaut werden.
Kostenorientierung:
Marktinformationen helfen, Preisniveaus und Beschaffungsoptionen besser einzuordnen und spätere Verhandlungen fundierter vorzubereiten.
Innovationsbeschaffung:
In technologiegetriebenen oder sich schnell verändernden Märkten lassen sich neue Lösungsansätze und potenzielle Entwicklungspartner frühzeitig identifizieren.
Effiziente Preisermittlungen
Stehen konkrete Bedarfe im Vordergrund und sind Anforderungen weitgehend klar definiert, kommt der RFQ-Prozess (Request for Quotation) zum Einsatz. Ziel ist es, vergleichbare Angebote zu Preisen, Mengen und Lieferkonditionen einzuholen.
Kurzfristige und wiederkehrende Bedarfe:
RFQs eignen sich besonders für Bedarfe, die schnell und auf Basis klarer Anforderungen angefragt werden müssen – etwa bei standardisierten Materialien, Komponenten oder Dienstleistungen.
Lieferantenbenchmarking und Konditionenvergleich:
Unternehmen nutzen RFQs, um bestehende Lieferanten mit alternativen Anbietern zu vergleichen und Preis-, Liefer- oder Konditionsunterschiede systematisch sichtbar zu machen.
Zeitkritische Beschaffungssituationen:
Auch bei dringenden Bedarfen – etwa bei Maschinenausfällen oder kurzfristig benötigten Ersatzteilen – ermöglicht ein RFQ eine schnelle, strukturierte Preisermittlung, ohne den Prozess vollständig ad hoc abzuwickeln.
Komplexe Beschaffung strukturieren
RFPs werden eingesetzt, wenn nicht nur der Preis, sondern auch qualitative und leistungsbezogene Kriterien in die Lieferantenauswahl einfließen. Besonders bei Dienstleistungen oder maßgeschneiderten Lösungen müssen Anbieter detaillierte Informationen zu ihren Leistungen, Prozessen und technischen Spezifikationen liefern.
Flexible Ausschreibungsstrukturen
Über RFPs werden unterschiedlichste Bedarfe ausgeschrieben – von technischen Anlagen über IT-Dienstleistungen bis hin zu Beratungsleistungen. Entsprechend wichtig ist eine Ausschreibungsstruktur. Je nach Warengruppe und Beschaffungsziel müssen dabei unterschiedliche Kriterien in die Bewertung einfließen.
Anbietereinbindung im Ausschreibungsprozess
In komplexeren Vorhaben ist die Ausschreibung oft kein rein linearer Prozess. Rückfragen, Präzisierungen und fachliche Abstimmungen mit Anbietern gehören häufig dazu – ebenso wie die enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Fachabteilungen.
Strukturierte Angebotsbewertung
Nach Eingang der Angebote folgt die eigentliche Bewertungs- und Entscheidungsphase. Je nach Beschaffungsaufgabe können dabei Preis, Qualität, Termine, Leistungsumfang oder weitere fachliche Kriterien eine Rolle spielen.
Gerade bei mehreren Anbietern und komplexeren Anforderungen entsteht hier schnell hoher manueller Aufwand: Einzelangebote müssen zusammengeführt, Unterschiede nachvollzogen und Bewertungen dokumentiert werden. Ein strukturierter Bewertungsprozess hilft, Entscheidungen belastbar vorzubereiten und konsistent zu begründen.
Preis und qualitative Kriterien gemeinsam bewerten:
Neben Kosten fließen auch Qualität, Service, Nachhaltigkeit oder technische Eignung strukturiert in die Entscheidung ein.
Bewertungen gewichten und transparent machen:
Unterschiedliche Kriterien lassen sich nachvollziehbar priorisieren, sodass die Entscheidungslogik für Einkauf, Fachbereich und Management klar bleibt.
Belastbare Vergabeentscheidungen absichern:
Eine strukturierte Bewertungsmethodik schafft eine konsistente Grundlage für Auswahl, Dokumentation und spätere Nachvollziehbarkeit.
Dynamische Preisverhandlungen in Echtzeit
E-Auctions können den RFX-Prozess sinnvoll ergänzen, wenn für klar definierte Leistungen mehrere qualifizierte Anbieter vorliegen und ein strukturierter Preiswettbewerb erzeugt werden soll. Preisverhandlungen finden dabei in Echtzeit statt, sodass Unternehmen Marktbewegungen unmittelbar nutzen und Konditionen gezielt nachschärfen können.
Damit E-Auctions sinnvoll eingesetzt werden können, sind vor allem zwei Punkte entscheidend:
Passendes Auktionsformat wählen
Je nach Beschaffungsgegenstand und Wettbewerbssituation kommen unterschiedliche Formate infrage – etwa Reverse Auctions für standardisierte Bedarfe oder andere Modelle für speziellere Leistungsumfänge. Entscheidend ist, dass das Format zur Warengruppe und zur Ausschreibungslogik passt.
Wettbewerb und Preisentwicklung transparent steuern
E-Auctions erhöhen die Transparenz über Marktpreise und schaffen einen direkten, nachvollziehbaren Preiswettbewerb zwischen qualifizierten Anbietern. So lassen sich Preise in kurzer Zeit dynamisch weiterentwickeln, ohne den vorgelagerten Auswahl- und Bewertungsprozess zu ersetzen.
RFX aus Lieferantensicht: Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor
RFX-Prozesse werden im Einkauf häufig vor allem unter Effizienz- und Vergleichbarkeitsaspekten betrachtet. Die Perspektive der Lieferanten wird dabei oft unterschätzt – obwohl sie direkten Einfluss auf Rücklaufquoten, Angebotsqualität und die Qualität der späteren Vergabeentscheidung hat. Denn ein RFX-Prozess ist nur dann wirksam, wenn Anbieter Anfragen nicht nur erhalten, sondern auch mit vertretbarem Aufwand beantworten können.
Niedrige Einstiegshürden für Lieferanten
Je einfacher es für Lieferanten ist, an einer Anfrage teilzunehmen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie ein Angebot abgeben. Komplexe Portale, aufwendige Registrierungen oder unklare Anforderungen führen dagegen häufig zu geringerer Beteiligung.
Klare und konsistente Anforderungen
Unklare Spezifikationen oder häufige Änderungen im Prozess erhöhen den Abstimmungsaufwand und führen zu Rückfragen oder unvollständigen Angeboten. Klare Anforderungen sind nicht nur für den Einkauf, sondern auch für die Anbieter entscheidend.
Strukturierte Kommunikation im Prozess
Rückfragen, Klärungen und Angebotsanpassungen gehören in vielen RFX-Prozessen zum Alltag. Ohne strukturierte Kommunikation entsteht schnell Intransparenz – sowohl auf Einkaufs- als auch auf Lieferantenseite.
Vergleichbare und vollständige Angebotsabgabe
Damit Angebote effizient bewertet werden können, müssen sie vollständig, verständlich und auswertbar vorliegen. Uneinheitliche Rückmeldungen oder fehlende Angaben erhöhen den manuellen Aufwand in der Bewertung deutlich.
Wie lässt sich RFX-Sourcing mit FUTURA umsetzen?
Sourcing-Prozesse im SAP-Kontext verstehen
Warum S/4HANA allein im Sourcing nicht ausreicht
Hintergrund & Praxis im Blog
Nutzwertanalyse: Wann ist sie sinnvoll in der Lieferantenbewertung?
Lieferantenauswahl im Einkauf: 5 Kriterien – so werden sie wirksam
RFI im Einkauf: Wie strukturierte Marktanfragen gezielt Klarheit schaffen
Häufige Fragen zu RFX Sourcing
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFQ und RFP?
RFI, RFQ und RFP sind die drei Hauptformate im RFX-Prozess. Ein RFI (Request for Information) dient der Marktsondierung — hier geht es noch nicht um Preise, sondern um ein belastbares Bild potenzieller Lieferanten. Ein RFQ (Request for Quotation) fragt konkrete Preise und Konditionen ab, wenn die Anforderungen bereits klar sind. Ein RFP (Request for Proposal) kommt bei komplexeren Beschaffungsvorhaben zum Einsatz, bei denen neben dem Preis auch Konzepte, Qualifikationen oder Lösungsansätze bewertet werden.
Wann ist ein strukturierter RFX-Prozess sinnvoll?
Ein strukturierter RFX-Prozess lohnt sich immer dann, wenn mehrere Lieferanten verglichen werden sollen, die Entscheidung dokumentiert werden muss oder der Beschaffungswert eine formale Ausschreibung rechtfertigt. In der Praxis betrifft das vor allem strategische Warengruppen, neue Beschaffungsmärkte und komplexere Dienstleistungen. Für Standardbedarfe mit bekannten Lieferanten ist ein vereinfachter Prozess oft ausreichend.
Wie lässt sich RFX-Sourcing in SAP abbilden?
S/4HANA enthält keine vollständigen RFX-Funktionen im Standard. Einfache Angebotsanfragen sind möglich, aber mehrstufige Ausschreibungen, gewichtete Angebotsbewertungen oder E-Auctions erfordern entweder SAP Ariba oder eine SAP-native Erweiterungslösung. Der Unterschied liegt in der Systemarchitektur: Ariba ist ein externes System mit Schnittstelle zu SAP, SAP-native Lösungen laufen direkt im S/4HANA-Kern ohne zusätzliche Integration.
Was bedeutet E-Auction im RFX-Kontext?
Eine E-Auction ist ein dynamisches Preisverhandlungsverfahren in Echtzeit und ergänzt den RFX-Prozess in der finalen Phase. Voraussetzung ist, dass die Lieferantenauswahl bereits abgeschlossen ist und mehrere qualifizierte Anbieter für denselben Bedarf vorliegen. E-Auctions ersetzen keine Ausschreibung — sie setzen eine strukturierte Vorauswahl voraus.
RFX-Sourcing konsequent im SAP-Ökosystem verankern
SAP ist in vielen Unternehmen das führende System – Einkaufsprozesse laufen jedoch RFX-Prozesse oft noch über E-Mail, Excel und einzelne Zusatztools. FUTURA schließt hier als SAP-native Sourcinglösung eine Lücke.
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