Seit November 2000 wickelt der internationale Pharma- und Chemiekonzern Bayer seine Ausschreibungen für Bau- und Dienstleistungen komplett über die Kommunikationsplattform myFUTURA ab. Mit dem Einsatz wurden nicht nur die Beschaffungsprozesse optimiert und beschleunigt, sondern vielmehr ganz erhebliche Kosteneinsparungen im hohen zweistelligen Prozentbereich erzielt.
Allein das Ausschreibungsvolumen für die Baumaßnahmen der Bayer AG beträgt mehrere hundert Millionen Euro. Zuständig hierfür ist unter anderem der Einkauf Technik und Dienstleistungen der Bayer AG. Anfang 2000, als Bayer ein neues, modernes AVA-System suchte, konnte die Online-Ausschreibungsplattform myFUTURA auf Anhieb überzeugen. Claus Wagner, Procurement Manager im Einkauf Technik und Dienstleistungen bei Bayer, erläutert die Gründe: „myFUTURA zeichnete sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit, durch einen intelligenten Software-Ansatz und durch die Unterstützung der von uns benötigten Geschäftsprozesse aus. Überdies zeigte sich Futura Solutions absolut kundenorientiert – sie waren auch bereit, unsere Änderungsanforderungen für die Online-Ausschreibung aufzunehmen.“ Die Erstnutzung von myFUTURA erfolgte dann wie geplant im November 2000 – nach einer Projektlaufzeit von gerade mal einem Monat. Die Schulung für rund 20 Anwender war innerhalb nur einer Stunde erledigt.
Dank myFUTURA gestalten sich unsere Ausschreibungsprozesse heute viel effizienter. Mit der flexiblen, innovativen und leicht handhabbaren Kommunikationsplattform erzielen wir nachweislich Kostenreduzierungen, die ganz enorm sind.
Nach Berechnungen des Procurement Managers reduziert sich der Kostenaufwand um ca. 90 Prozent gegenüber der herkömmlichen Durchführung. Obendrein wurden Zeiteinsparungen der Ausschreibungen von über 30 Prozent erzielt. Mit wenigen Mausklicken ist es möglich, aus einer Ausschreibung heraus Auktionen durchzuführen. myFUTURA ist mehrsprachig und auf den internationalen Einsatz ausgerichtet. Etwa 1.000 Lieferanten gaben im ersten Jahr ihre Angebote für die Bayer-Ausschreibungen online ab, wobei durchschnittlich sechs Gebote auf eine Ausschreibung entfallen.
Vor dem myFUTURA-Einsatz gab es im Einkauf bei der Ausschreibungsabwicklung von Bauleistungen bzw. Materialien viele zeitaufwendige Arbeitsgänge, die unverhältnismäßig lange Zeit beanspruchten. Ausschreibungen werden heute direkt aus FUTURA AVA, für die sich Bayer im Sommer 2001 unabhängig entschieden hat, nach myFUTURA übertragen. Wenige Eingaben beziehungsweise Mausklicks auf „Kann-Felder“ genügen, um eine Online-Ausschreibung zu starten. Ist eine Ausschreibung abgeschlossen, können die günstigsten Bieter ausgewählt und bequem in einen Preisspiegel überführt werden. myFUTURA ist so konzipiert, dass Bayer eine durchgängige und optimale Kommunikationsorganisation in den Projekten aufbauen konnte – inklusive einer kompletten Lieferanten- bzw. Bieter- und Planerverwaltung. Zudem plant Bayer die komplette Integration der Anwendung in die bestehende SAP-Umgebung, so dass in SAP automatisch eine Projektmeldung, Bestellanforderung oder Abrechnung erfolgen kann. Selbstverständlich unterstützt myFUTURA alle in der Baubranche vorherrschenden Austauschformate wie z.B. den GAEB-Datenaustausch.
Für Bieter bzw. Lieferanten stellt sich die myFUTURA-Nutzung ebenso einfach dar. Diese loggen sich mittels Passwort und Benutzername über das Internet ein. Sie können die Ausschreibung online bearbeiten oder herunterladen und sehr einfach ihr Angebot abgeben. Über entsprechende Ausschreibungen werden die Lieferanten bzw. Bieter via E-Mail oder nach eigener Wahl per SMS rechtzeitig benachrichtigt. Lieferanten, die unlesbare oder fehlerhafte Disketten geschickt hatten, und bei denen mitunter mehrfach „nachgehakt“ werden musste, gehört nun ebenfalls der Vergangenheit an.
Beschleunigung der Beschaffung plus erhebliche Kosteneinsparungen
Medienbruchfreies Arbeiten von Planern und Einkäufern in einer Anwendung
Hohe Nutzerakzeptanz und anwenderfreundliche Workflows
Digitaler Zentraleinkauf – Papier und Fax bei der Ausschreibung adé
Kurzer Prozess bei der Beschaffung von Bau- und Dienstleistungen
SAP-integrierte Dienstleistungsabwicklung auf Knopfdruck
