Weg von der manuellen Datenübertragung: Stadtwerke Ingolstadt steigen auf FUTURA^® um

Das Wartungsende der Schnittstellenlösung zwischen AVA-Tool und dem SAP ERP-System gab für die Stadtwerke Ingolstadt den Anstoß, im Dienstleistungseinkauf auf mehr Effizienz zu setzen. Statt manuellen Datenaustausch per Import-Export und doppelter Leistungsstammpflege sorgt nun FUTURA^® mit einer automatischen Integration in SAP für mehr Transparenz in den Einkaufsprozessen.

Mit der Entscheidung für FUTURA setzen die Stadtwerke Ingolstadt nun auf eine systemische Unterstützung der zentralen Einkaufsprozesse, allem voran in der Abrechnung durch die einfache Online-Einbindung der Lieferanten und Dienstleister bei der Aufmaßeingabe. 

„Entscheidend ist, dass wir nun eine Übersicht über die Anzahl der Bestellungen und – noch wichtiger – jederzeit über den Abrechnungsstand in unseren Projekten haben“, hebt Andreas Penzl, Leiter Einkauf/Materialwirtschaft hervor. Diese Transparenz war bislang trotz SAP-Anbindung des eingesetzten AVA-Tools nicht möglich. Eine Datenübertragung zwischen den Systemen erforderte zudem ein kontrollintensives Handling und zog eine doppelte Pflege der Leistungsstämme nach sich.

„Wir haben von Anfang an auf eine Standardlösung gesetzt und uns bei FUTURA-Referenzunternehmen in der Branche umgeschaut, wie sie ihre Prozesse mit abbilden“, so Andreas Penzl. „Die Modellierung unserer Soll-Beschaffungs-prozesse erfolgte dann eng mit all unseren Fachbereichen – wichtig für die Akzeptanz.“ FUTURA vernetzt das SAP-System interaktiv mit den originären AVA-Prozessen und bindet zudem noch Bieter und Lieferanten in Echtzeit in die Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse ein.

2018 wurden von rund 50 Anwendern aus unterschiedlichen Fachbereichen bereits mehr als 600 Anfragen und mehr als 1000 Bestellungen sowie Leistungserfassungen über die Cloudlösung abgewickelt. Aufträge werden vornehmlich an Dienstleister und Lieferanten aus der Region vergeben: Hier investieren die Stadtwerke Ingolstadt in Dienstleistungen und Güter in Höhe von 27 Mio. Euro. In den vier beteiligten Unternehmen der Stadtwerke arbeiten rund 300 Spezialisten.