RFI im Einkauf: Wie strukturierte Marktanfragen gezielt Klarheit schaffen
Jeder Einkaufsleiter kennt das: verstreute Informationen, widersprüchliche Bewertungen, unklare Entscheidungsgrundlagen. Dabei zählt heute mehr denn je die Fähigkeit, schnell und sicher die richtigen Lieferanten zu finden. Eine klar strukturierte Request for Information (RFI) bringt hier Ordnung ins Spiel – sie schafft Markttransparenz und bildet die Basis für eine fundierte Lieferantenauswahl, bevor Zeit und Budget in RFQs oder RFPs fließen.
Mit einer professionell aufgesetzten RFI im Einkauf schaffen Unternehmen Orientierung und eine solide Entscheidungsbasis – nicht durch Bürokratie, sondern durch gezielte Informationsgewinnung und klare Strukturen.
Was ist eine RFI und wann lohnt sie sich?
Eine RFI (Request for Information) ist eine strukturierte Informationsanfrage an potenzielle Lieferanten. Sie dient dazu, frühzeitig zu erkennen, welche Anbieter, Technologien oder Märkte überhaupt relevant sind. Im Gegensatz zu einer RFQ (Request for Quotation) oder RFP (Request for Proposal) werden hier noch keine Angebote eingeholt – die RFI ist die strategische Vorstufe in der Beschaffung.
Sie lohnt sich besonders bei:
- neuen oder unbekannten Märkten
- innovativen oder spezialisierten Warengruppen
- ESG- und Compliance-getriebenen Beschaffungen
Durch klar definierte Fragen zu Unternehmensprofil, Portfolio, Zertifizierungen, Lieferfähigkeit, Innovation und finanzieller Stabilität wird der Markt vergleichbar – ein entscheidender Schritt für eine strukturierte Lieferantenbewertung und -qualifizierung.
Typische Herausforderungen im RFI-Prozess
Eine RFI ist nur so gut wie ihre Struktur. In vielen Einkaufsorganisationen fehlen Standards, Templates oder klare Bewertungslogiken – mit typischen Folgen:
- ⚠️ Unscharf definierte Fragestellungen führen zu nicht zielgerichteten und schwer vergleichbaren Antworten.
- ⚠️ Zu viele Anbieter werden kontaktiert, was die Auswertung aufwendig macht und die Entscheidung erschwert.
- ⚠️ Lieferanten „übersehen“ die Bedeutung einer RFI und liefern unvollständige oder nicht aussagekräftige Informationen.
- ⚠️ Fachbereiche und Einkauf stimmen die Anforderungen oft unzureichend ab, sodass RFIs später wiederholt oder ergänzt werden müssen.
Ergebnis: Statt Markttransparenz entsteht Datenchaos. Erst wenn Ziele, Rollen und Bewertungslogik definiert sind, wird die RFI zum echten Steuerungsinstrument im Supplier Lifecycle Management.
So gelingt der strukturierte RFI-Prozess im Einkauf
Eine erfolgreiche RFI verbindet Klarheit, Standardisierung und Systematisierung durch digitale Unterstützung. Die folgenden sieben Erfolgsfaktoren zeigen, wie Einkaufsleiter Struktur und Effizienz schaffen:
1️⃣ Klare Zieldefinition
Legen Sie fest, welche Informationen wirklich relevant sind. Eine RFI ist keine Mini-RFQ – sie dient der Vorauswahl, nicht der Preisfindung.
2️⃣ Einheitliche Fragebögen und Templates
Standardisierte, modular aufgebaute Fragebögen sichern Vergleichbarkeit. So beantworten alle Lieferanten dieselben Fragen – vollständig und konsistent.
3️⃣ Priorisierung und Wichtigkeit
Nicht alle Informationen sind gleich relevant. Gewichten Sie Ihre Fragen nach strategischer Bedeutung und geschäftskritischen Kriterien wie Technologie, ESG oder Lieferstabilität. So entsteht ein objektives Scoring, das eine bessere Vergleichbarkeit schafft.
4️⃣ Nahtlose Prozessintegration
RFI-Daten sollten in Lieferantenbewertungen, RFQs und Qualifizierungen überführbar sein. So entsteht ein durchgängiger Workflow im Supplier Lifecycle.
5️⃣ Automatisierte Auswertung
Digitale Tools übernehmen die Auswertung – schnell, objektiv und revisionssicher. Rankings und Kennzahlen zu ESG, Bonität oder Innovationsfähigkeit entstehen automatisch.
6️⃣ Systemintegration in SAP
Über nativen SAP-Schnittstellen werden die Informationen medienbruchfrei verarbeitet und zentral dokumentiert.
7️⃣ Hohe Lieferantenakzeptanz
Standardisierte digitale Formulare reduzieren Aufwand für Lieferanten – und erhöhen Rücklaufquote sowie Datenqualität.
Aus der Praxis: Wie strukturierte RFI-Vorlagen Effizienz schaffen
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen reduzierte durch standardisierte RFI-Vorlagen und automatisierte Auswertung die Bearbeitungszeit um 40 %. Gleichzeitig stieg die Rücklaufquote deutlich – weil Anforderungen klar formuliert und digital übermittelt wurden.
Sind die Antworten gesammelt, zählt die Auswertung. Ein objektives Scoring-Modell schafft Vergleichbarkeit, Transparenz und belastbare Entscheidungsgrundlagen für die Lieferantenauswahl:
| Kriterium | Gewichtung | Beispielhafte Bewertung |
|---|---|---|
| ESG & Compliance | 25 % | Zertifikate, CO₂-Bericht, Lieferkettengesetz |
| Technische Kompetenz | 30 % | Innovationsgrad, Referenzen |
| Lieferfähigkeit & Kapazität | 25 % | Produktionsleistung, Logistiknetzwerk |
| Wirtschaftliche Stabilität | 20 % | Bonität, Umsatzentwicklung |
So wird aus einer Informationsflut ein klarer Entscheidungsfokus – und eine transparente Shortlist qualifizierter Lieferanten.
Digitalisierung als Hebel in der Beschaffung
Digitale Plattformen wie FUTURA entlasten den Einkauf spürbar: Sie automatisieren Versand, Nachverfolgung und Auswertung von Informationsanfragen. Standardisierte Workflows ersetzen Excel-Listen und ermöglichen zentrale Datennutzung für Reporting und Folgeprozesse.
Auch interne Fachbereiche profitieren – sie greifen auf dieselben, strukturierten Informationen zu und vermeiden doppelte Datenerhebung.
Alle RFIs im Blick – transparent und steuerbar
Die RFI-Übersicht in FUTURA Smart zeigt alle laufenden und abgeschlossenen Informationsabfragen zentral an – inklusive Status, Fristen und beteiligter Lieferanten.
So behalten Sie jederzeit den Überblick über Vorbereitung, Durchführung und Abschluss Ihrer Informationsanfragen.
Fazit: RFI als Fundament für Markttransparenz
Eine RFI im Einkauf schafft Orientierung, wo Unsicherheit herrscht – und legt den Grundstein für fundierte Entscheidungen. Sie ist kein administrativer Zwischenschritt, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument der modernen Beschaffung.
- Gezielte Anwendung statt Pflichtübung
Nur wer die RFI bewusst zur Marktsondierung nutzt, profitiert von ihrer Aussagekraft.
- Gemeinsame Zieldefinition:
Einkauf und Fachbereiche sollten Anforderungen und Bewertungskriterien gemeinsam festlegen.
- Wissen wiederverwenden
Erkenntnisse aus früheren RFIs sind wertvolle Referenzen für neue Projekte.
- Digitalisierung nutzen
Automatisierte Workflows sichern Transparenz, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit.
FAQ zu RFIs im Einkauf
Worin unterscheidet sich eine RFI von RFQ und RFP?
Die RFI dient der Marktsondierung und Transparenz: Welche Anbieter gibt es und wer erfüllt die Grundvoraussetzungen? Ein RFQ (Request for Quotation) fokussiert sich auf Preise und Konditionen, während ein RFP (Request for Proposal) detaillierte Lösungsvorschläge oder Konzepte vergleicht. Die RFI ist damit die strategische Vorstufe, auf der RFQ und RFP aufbauen.
Gibt es Unterschiede beim Einsatz einer RFI in der Bauwirtschaft?
Ja – die Grundfunktion ist zwar dieselbe, doch in Bauprojekten liegt der Fokus stärker auf Projekterfahrung, technischer Machbarkeit und gewerkespezifischen Nachweisen. Während in der Industrie häufig standardisierte Lieferantendaten und Zertifikate im Vordergrund stehen, dient die RFI im Bauwesen zusätzlich der Einschätzung, ob ein Partner die Anforderungen eines konkreten Projekts im vorgesehenen Zeitraum erfüllen kann.
Welche Rolle spielt eine RFI im Supplier Assessment?
Die RFI liefert die Basisdaten, die später in ein Supplier Assessment oder Vendor Assessment einfließen. Während das Assessment die Eignung und Performance von Lieferanten im Detail bewertet, stellt die RFI sicher, dass nur passende Kandidaten in diesen Prozess einbezogen werden. Damit ist die Informationsanfrage der erste Filter, das Assessment die Vertiefung. Zusammen sorgen beide Instrumente für Transparenz und belastbare Entscheidungen im Supplier Lifecycle Management.
Key Take-Aways
- RFI als Fundament der Markttransparenz: Sie strukturiert Informationen und schafft die Basis für fundierte Entscheidungen.
- Standardisierte Fragebögen: Herzstück jeder RFI – sie machen Daten vergleichbar und verlässlich.
- Digitale Tools & Automatisierung: Der entscheidende Hebel, um Aufwand zu senken, Qualität zu erhöhen und Prozesse im Einkauf zu beschleunigen.
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