Mission: Bedarf erkennen, strukturieren, ausschreiben.

Montagmorgen, 8:17 Uhr:
Im Einkauf tickt die Uhr. Die nächste Bedarfsanforderung landet im Posteingang: „Hallo, wir brauchen nochmal das Gleiche wie letztes Mal. Siehe Anhang. Danke!“

Der Anhang? Meist eine gescannte Rechnung oder ein altes Lieferantenangebot als PDF. Genau hier entscheidet sich, ob aus einem „Bestell mal“ ein strukturiertes Ausschreibungsprojekt wird – oder ob die Mission ins Stocken gerät.

Was jetzt folgen sollte, ist ein schneller Preisanfrage-Prozess – doch stattdessen beginnt ein zeitraubendes E-Mail-Pingpong mit Rückfragen, Recherche und Copy & Paste. Kein Einzelfall, sondern tägliche Realität. Und genau hier liegt das enorme Potenzial für KI-gestützte Prozessoptimierung.

Wenn „Bestell‘ mal“ zur Prozessbremse wird

Unstrukturierte oder lückenhafte Bedarfsanforderungen gehören zu den größten Bremsen im Einkauf:

👉 Alte Lieferantenangebote ersetzen keine klaren Spezifikationen.

👉 Rückfragen, Verzögerungen und manuelle Nacharbeit kosten Zeit und Ressourcen.

👉 Wertgrenzen werden hochgesetzt – Einsparpotenziale bleiben ungenutzt.

Oft fehlen standardisierte BANF-Prozesse, weil SAP-Anwendungen komplex wirken und Bedarfsträger auf E-Mail-Workarounds ausweichen. Das Ergebnis: Medienbrüche, Intransparenz, Mehraufwand.

KI-Agenten schließen die Lücke im Einkauf
 
FUTURA Smart setzt genau dort an, wo der Prozess heute stockt – am Anfang. Unsere spezialisierten KI-Agenten sorgen für eine saubere Bedarfsspezifikation, noch bevor der Einkauf aktiv wird:

🔹 Lücken und Widersprüche in Bedarfsmeldungen erkennen

🔹 Automatisch gezielte Rückfragen stellen

🔹 PDF-Angebote neutralisieren und weiterverarbeitbare Ausschreibungen erstellen

🔹 Warengruppen und EKORG automatisch zuordnen

Für den Einkauf heißt das: weniger manuelle Nacharbeit, weniger Rückfragen – und ein strukturierter Start in den RFQ-Prozess.