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Von der Funktions- zur Prozesssicht

Der größte Nutzen der Digitalisierung ist die Vernetzung – die FUTURA®-Methode schafft die Basis

Je höher der Anspruch auf (Kosten-)Transparenz und Controlling im Einkauf, desto wichtiger ist eine hohe Datenqualität. Bei der Dienstleistungsbeschaffung sind es die Qualität und der Detailgrad der Leistungsbeschreibung, die von entscheidender Bedeutung sind. Sie schaffen die Basis für eine objektive Messbarkeit, die an vielen Punkten im gesamten Beschaffungsprozess und darüber hinaus gefordert ist. Wie FUTURA den Wandel von einer Funktions- zur Prozesssicht ermöglicht und damit die Grundlage für eine hohe Prozessqualität legt, ist in der FUTURA®-Methode zusammengeführt.

Icon KollaborationKollaboration: Vernetzung aller Akteure der Beschaffungskette

FUTURA® ist eine Kollaborations-Plattform mit allen für die Zusammenarbeit im gesamten Beschaffungsprozess erforderlichen Funktionalitäten in der Cloud – und damit viel mehr als nur eine digitale Datenaustauschplattform. Angebote, Bestellungen oder auch Leistungserfassungen werden nicht etwa per Anhang über eine einfache XML-Schnittstelle importiert oder exportiert. Über FUTURA greifen alle Anwender, externe wie interne Akteure, in den verschiedenen Beschaffungsphasen – über Berechtigungen gesteuert – auf diese gemeinsame Datenbasis zu und können diese bearbeiten. Ganz ohne Mehrfacheingaben und ohne Medienbrüche.

Wo liegt der Haupteinsatzbereich von FUTURA?

Die FUTURA-Plattform vernetzt  alle am Beschaffungsprozess Beteiligten auf Auftraggeber- UND Auftragnehmerseite: Planer, Bedarfsträger, Einkäufer, Lieferant, Dienstleister, Prüfer, Controller. Diese hochfunktionalen, kollaborativen Prozesse kommen am ausgeprägtesten bei der  Planung und Abwicklung von Bauprojekten und -maßnahmen sowie Abwicklung von Instandhaltungs- und Kleinmaßnahmen zum Tragen.

Wie zeigt sich kollaborative Effizienz in der Abrechnung?

Rechnungen mit angehängten Aufmaßblättern sind die Regel für erbrachte Dienstleistungen. Die Rechnung wird beim Auftraggeber gebucht. Stellt sich heraus, dass das Aufmaß fehlerhaft ist, muss die Rechnung in Absprache mit dem Auftragnehmer korrigiert werden. Daraufhin ändert der Auftragnehmer die beigefügten Aufmaßblätter und erstellt eine Gutschrift. Der Auftraggeber bucht die Gutschrift zur Rechnung usw. Dieser Vorgang kann je nach Umfang der Dokumentation recht aufwendig sein und läuft in der Praxis meist manuell ab und sorgt auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite für viel zusätzlichen Aufwand. Der Fehleranfälligkeit ist dadurch zudem groß.

Bei FUTURA erfolgt die Prüfung der Leistungserfassung oder des Aufmaßes VOR der Rechnungsstellung, und zwar online über die FUTURA-Plattform. Der Auftragnehmer trägt seine erbrachte Leistung unmittelbar in der FUTURA®-Cloud ein und der Auftraggeber kann diese einsehen, prüfen, korrigieren oder freigeben. Korrekturschleifen erfolgen auf diese Art einfach online über die FUTURA®-Cloud. Wird die gemeldete Leistung freigeben, wird in SAP automatisch zu den entsprechenden Leistungszeilen die Leistungserfassungsblätter (LERF) angelegt und das Bestellobligo dadurch automatisch abgebaut. Eine Rechnung wird dann nur noch mit Bezug zur LERF-Nummer im SAP-System gebucht und automatisiert geprüft. Zudem kann zur weiteren Automatisierung der Abrechnung in SAP ein Gutschriftverfahren eingerichtet werden.

Wie erleichtert FUTURA den Umgang mit Änderungsbedarf?

Der Umgang mit Änderungen ist nicht nur bei Bauleistungen an der Tagesordnung. Der Anspruch an eine digitale Prozessabbildung muss sich auch daran messen, wie flexibel Planer, Dienstleister und Lieferanten in diesem Punkt eingebunden werden, nicht zuletzt bei den Änderungprozessen und der Abrechnung. Wichtig ist, dass Änderungen allen beteiligten Akteuren und auch Systemen – nicht zuletzt dem führenden SAP-System – unmittelbar bekannt werden, um Transparenz und aktive Steuerungsmöglichkeiten zu behalten. In FUTURA® arbeiten nicht nur alle Akteure auf derselben Datenbasis, sondern vielmehr prozessintegriert auch mit dem SAP-System. D. h. jegliche Änderungen in FUTURA®, durch z. B. Nachträge werden unmittelbar in SAP per Knopfdruck abgebildet. Somit wird ein Echtzeitcontrolling in SAP möglich.

Konnektivität: Integration der Systeme

Eine einfache Schnittstelle über XML stellt lediglich einen Datenimport und -export sicher. Mit einer echten Prozessintegration hat dies jedoch nur wenig gemeinsam. Die SAP-Integration von FUTURA® basiert darauf, in SAP direkt Funktionen aufzurufen. Das heißt: Über FUTURA werden Änderungen in den Geschäftsprozessen im SAP-System angestoßen – und in Echtzeit wieder zurückgemeldet. Die automatisierte bidirektionale Kommunikation der Systeme erübrigt manuelles Eingreifen bzw. Korrigieren und sorgt ganz im Hintergrund für eine nahtlose und vollständige Belegkette.

Was bedeutet „Digitaler Kern“?

Insellösungen wie z.B. AVA-Programme (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) oder webbasierte Datenaustauschplattformen für die Vergabe und Abrechnung von Dienst- bzw. Bauleistungen haben in der Regel keine oder nur rudimentäre Anbindung an SAP. In dieser Form sind sie nicht dazu geeignet, auf den digitalen Kern in SAP aufzubauen. Genau diesen Ansatz verfolgen die Lösungen der  FUTURA® Collaboration Plattform. Besonderes Merkmal ist eine nahtlose Prozessintegration, die eine durchgängige Belegkette im führenden SAP-System ermöglicht – und das voll automatisiert. Anwender müssen in nur einem System arbeiten statt in mehreren. Zudem sind Änderungen von Daten ohne Probleme möglich und werden automatisiert über Systemgrenzen übertragen. D.h. das SAP-System, der digitale Kern, wird über FUTURA® mit allen notwendigen Daten gefüttert, die für Compliance und auch ein weitergehendes Einkaufs-Controlling oder -Reporting erforderlich sind.

Worauf basiert die besondere Konnektivität von FUTURA und SAP?

Basis sind standardisierte bidirektionale Echtzeit-Schnittstellen, die größtenteils Standard BAPIs verwenden. Ein BAPI ist eine standardisierte Programmierschnittstelle der SAP Business-Objekte und ermöglicht es FUTURA®, auf Daten der jeweiligen Geschäftsprozesse des SAP-Systems zuzugreifen und direkt Funktionen in SAP aufzurufen und  auszuführen. Das ist dann auch der große Unterschied zu z. B. einfachen Schnittstelle (z. B. XML), die lediglich einen Datenimport und -export sicherstellen.

Ein ausgeklügeltes sogenanntes Error Handling sorgt dafür, dass der Verarbeitungsstatus im jeweils anderen System in Echtzeit angezeigt wird. ALLE Projektinformationen werden über Systemgrenzen hinweg erfasst und vorgehalten. Das kommt nicht nur einer größeren Anwenderfreundlichkeit zugute, sondern auch der Ergebnisqualität.

Wie wird ein Controlling und Reporting in SAP in Echtzeit möglich?

Fehlende Transparenz im Gesamtprojekt zeigt sich schwerpunktmäßig in folgenden Punkten:

  • Die in SAP abgebildeten Obligos weichen im Bauverlauf oft von den realen Verbindlichkeiten ab
  • Häufig ist ein „baubegleitendes Planen“ anzutreffen, bei dem das Controlling in Excel vorgenommen wird und in SAP aufgrund einer Pauschalierung die tatsächliche Auftragserfüllung nicht ablesbar ist – damit fehlen in SAP somit jegliche Transparenz und damit die kaufmännische Steuerungsmöglichkeit.
  • Erst wenn bei der Ausführung der Maßnahme das Budget plötzlich aufgebraucht ist und überschritten wurde, wird (ggf.) der Bestellwert angepasst. Damit ist aus SAP-Sicht jede Steuerungsmöglichkeit genommen.

Bedingung für ein Controlling in Echtzeit ist also eine Übertragung ALLER Positionen bzw. Leistungszeilen eines Leistungsverzeichnisses einer Bestellung und nicht nur etwa der Kopfdaten als 1 LE als aggregierte Summe nach SAP. FUTURA® überträgt GAEB-konforme Bestellungen per Knopfdruck: Dabei werden pro Position eines Leistungsverzeichnisses einzelne Leistungszeilen im SAP-System angelegt. Erst damit wird im SAP-System eine transparente Abrechnung und ein automatisierter Obligoabbau möglich und die Grundlage für ein aussagekräftiges Einkaufscontrolling gelegt.

Workflow Engine: Automatisierung von Prozessen

Viele Aktivitäten des operativen Beschaffungsprozesses, z. B. vom Erstellen einer Ausschreibung über die Lieferantenauswahl bis hin zur Zahlungsabwicklung sind oft von höheren manuellen Aufwänden gekennzeichnet. FUTURA® hilft dabei, den Automatisierungsgrad in der Dienstleistungsbeschaffung anzuheben. Definierte Genehmigungs- und Freigabeworkflows sorgen für eine reibungslose abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Welche (Kern)Prozesse können automatisiert werden?

Ob Wertgrenzen, Zugriff auf Rahmenverträge oder die Wahl der Prüfverfahren – eine Vielzahl individueller Workflows für verschiedene Anwendungsfälle kann in FUTURA® zur Dienstleistungsbeschaffung abgebildet werden. Hierzu gehört der klassische Sourcing-Prozess, der bis hin zum AVA-Prozess (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) erweitert werden kann. Auch für das Invoicing hält FUTURA® einen schlanken Prozess bereit, indem die Leistungsprüfung VOR die Rechnungstellung verlegt wird. Damit entfallen eine klassische Rechnungsprüfung und der zeitintensive Abstimmungsweg mit vielen Medienbrüchen über die Fachabteilung. 

Was ist die Besonderheit der Workflow-Engine?

Über die in der FUTURA®-Plattform implementierte Workflow-Engine können Sie für die verschiedenen Anwendungsprozesse und Gegebenheiten die Abläufe, Freigaben und Berechtigungen modellieren und konfigurieren. So können bspw. Freigaben beliebig mehrstufig erfolgen bis hin zum Stichprobenverfahren, bei dem je nach definierter Festlegung nur nach einem bestimmten Intervall überhaupt geprüft wird. Wird z. B. ein Freitext zurückgemeldet, kann der Einkauf automatisch involviert werden.

Wie unterstützt FUTURA® einen systemkontrollierten Compliance-Prozess?

Die lückenlose Dokumentation von der Angebotsanfrage bis zur Vergabe, die einfache  Verwaltung aller entscheidungsrelevanten Dokumente und die Revisionssicherheit (d. h. Unveränderbarkeit von Daten) sind nur eine Seite, die bei Compliance-Vorgaben zum Tragen kommen.  In vielen Vergabeprozessen sind zahlreiche Personen und Abteilungen involviert. Entscheidend sind ist hier ein konsequentes „Vier-Augen-Prinzip“, das FUTURA® automatisiert ermöglicht.

Workflows können in FUTURA® mittels eines Rollen- und Rechtekonzepts justiert werden, dass die erforderlichen Akteure, in Abhängigkeit von bestimmten Daten und Informationen, Berechtigungen und Wertgrenzen geleitet agieren.

Datenqualität: Standardisierung mittels Leistungsverzeichnissen

Voraussetzung für eine durchgängige Datenbasis schafft das von FUTURA® unterstützte GAEB-Format für Leistungsverzeichnisse. Denn je größer die Nähe zu Dienstleistungen rund um Instandhaltung und Instandsetzung sowie im Projekt- und Investitionsgeschäft, desto höher die Anforderungen an die Datenqualität in der Bedarfsdefinition wie auch in der Abwicklung dieser Leistungen: Hier geht kein Weg an dem Einsatz mehrstufiger Leistungsverzeichnisse vorbei, so wie es der GAEB-Standard vorsieht.

Was bedeutet Datenqualität für FUTURA?

Die FUTURA®-Methode fokussiert besonders darauf, wie Leistungsverzeichnisse erstellt und in den Folgeprozessen durch die Akteure genutzt und weiterverarbeitet werden können. Das wirkt sich an vielen Punkten im Beschaffungsprozess entscheidend aus: Angefangen von der Vergleichbarkeit von Angeboten über die Prüfung der Qualität erbrachter Leistungen und dem Nachtragsmanagement bis zu den Folgeprozessen von Abrechnung und Controlling im führenden SAP-System, dem digitalen Kern.

Wie bringt FUTURA SAP und GAEB zusammen?

SAP kommt aus der Materialwirtschaft und es fehlt daher an den erforderlichen Oberflächen und der Usability, um die besonderen Anforderungen an die Beschaffung und Abwicklung von Bau- und Dienstleistungen abzubilden. So gibt es keine Unterstützung der in der Dienstleistungs- und Baubranche verwendeten Datenaustauschformate wie z. B. GAEB.

Erst die Integration von FUTURA® macht es möglich, Leistungsverzeichnisse, die im GAEB-Format erstellt worden sind, automatisiert nach SAP zu übertragen und dort weiter zu verarbeiten. Dies ist speziell im Baueinkauf wichtig, wenn dieser mit umfangreichen GAEB-Leistungsverzeichnissen (GAEB-LV) arbeitet und die Abrechnung über LV-Positionen per Aufmaß erfolgt. Zwar können über SAP manuell auch mehrstufige Leistungsverzeichnisse erstellt werden, jedoch wird diese Option aufgrund des benutzerunfreundlichen Handlings kaum genutzt.

Wo liegt der Vorteil für den Einkauf?

Datenqualität im Form des standardisierten GAEB-Standards ist nicht nur Arbeitsgrundlage in der Planung, sondern ebenfalls im Einkauf von großem Vorteil, z. B. wenn der Einkauf für seine Anfragen oder Ausschreibungen direkt auf GAEB-Leistungsverzeichnisse zugreifen kann oder darauf basierende Angebote von Lieferanten und Dienstleister so vergleichbar und transparent abrechenbar werden – und das automatisiert und ohne Importe über Drittlösungen, da SAP originär das GAEB-Format nicht unterstützt. FUTURA® schlägt also mit den vollintegrierten GAEB-Strukturen die Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Geschäftsprozessen.

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Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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