Eine Backend-Automatisierung in SAP ist die Voraussetzung durchgängig digitalisierter Einkaufsprozesse, aber erst eine Frontendintegration in das SAP Launchpad bringt den entscheidenden Schritt in Richtung User Experience für den Anwender: Zum einen verbessert das Single-Sign-on-Verfahren die Benutzerfreundlichkeit für die Anwender, da sie sich nicht mehr in beiden Systemen separat anmelden müssen. Zum anderen erleichtert der App-Ansatz das Arbeiten, indem komplexe Aufgabestellungen in überschaubare einzelne Teilprozesse aufgeteilt werden.
Das Herzstück der FUTURA Business Services bilden die FUTURA Apps, die sowohl mit S/4HANA wie auch mit SAP ECC 6.0 (ab EHP 8) funktionieren und zudem mehr Einkaufsvarianten zulassen, als es SAP Ariba Sourcing erlaubt. Diese können im SAP Launchpad hinterlegt und aufgerufen werden – es wird somit zur zentralen Einkaufs- und Beschaffungsdrehscheibe. Sämtliche Ausschreibungen können aus SAP direkt über die FUTURA Cloud abgewickelt werden.
Die Business Services beschreiben einzelne Funktionsbereiche der FUTURA Cloud, die einfach dazugeschaltet werden können. So stehen verschiedene FUTURA Apps u.a. für das Sourcing Management zur Verfügung, um in unterschiedlichen SAP Bezugsquellen (z. B. BANFen, Mat.-Stämmen, Kontrakten etc.) Bedarfe zu selektieren und gleichzeitig in Ausschreibungen zu überführen – und das für Material und Dienstleistungen. Dazu zählen insbesondere Complex Services und GAEB XML-Formate mit dem Positionstyp „D“, die zugleich den Mehrwert bilden und das Alleinstellungsmerkmal der FUTURA Cloud sind.
Über das FUTURA Supplier Portal sind Lieferanten sowohl strategisch wie auch operativ angebunden, egal welcher Einkaufs- und Beschaffungsprozess genutzt wird. Die Lieferanten pflegen darüber ihre Unternehmensdaten und qualifizieren sich, kalkulieren ihre Angebote, bestätigen die Bestellung und melden ihre Leistungen zurück – ob geplante Leistungen über z.B. eine Einmalbestellung oder ungeplante Leistungen über einen Abruf und Kontrakt.
Dabei unterstützt das FUTURA Supplier Portal die komplette Bandbreite der Angebotsbearbeitung: von Material oder einfachen Dienstleistungen bis hin zu mehrstufigen Leistungsverzeichnissen und den Besonderheiten des GAEB XML-Formats für die Dienstleistungsbeschaffung. Wie die gesamte FUTURA Cloud Plattform ist das FUTURA Supplier Portal „made in Germany and hostet in Europe“ – damit ist gewährleistet, dass die Daten DSGVO-konform verwaltet und gespeichert werden.
Das integrierte FUTURA Network bringt Einkäufer und Lieferanten zusammen und ermöglicht so nahtlose Einkaufsprozesse. Mit der Weiterentwicklung in Richtung B2B-Netzwerk profitieren Einkäufer wie auch registrierte Lieferanten und Dienstleister: In Zukunft können Lieferanten ihr Unternehmensprofil im FUTURA Network auch für andere FUTURA-Kunden veröffentlichen – Einkäufer erhalten somit also einen zusätzlichen Kanal zur Lieferantengewinnung.
Unternehmen mit einem Bedarf an Dienstleistungen im Beschaffungsportfolio können über FUTURA Cloud auch weiterhin Bau- und Dienstleistungen auf Basis von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen (GAEB-LVs) abwickeln, was über SAP Ariba Sourcing und den Fiori Apps in Verbindung mit S/4 HANA nicht möglich ist.
Das Zusammenspiel von SAP S/4HANA und den SAP Cloud-Lösungen Ariba Sourcing und dem Ariba Network hält unerwartet ein paar Hürden bereit. In der Standardintegration gehen Preisanfragen an das Ariba Network – Ausschreibungen hingegen werden über Ariba Sourcing abgewickelt. Ohne diese beiden Cloud-Lösungen bleibt in der Kommunikation mit den Lieferanten über SAP S/4HANA nur der Weg per E-Mail oder analog per Post.
Über die FUTURA Apps, die Sie aus Ihrem SAP Launchpad aufrufen, suchen Sie z. B. auszuschreibende BANFen, ordnen aus dem FUTURA Network Lieferanten zu und überführen diese über die FUTURA App in eine Ausschreibung über die FUTURA Cloud Plattform. Über eine weitere FUTURA App verfolgen Sie Ihre Ausschreibungen, verhandeln mit Ihren Lieferanten und überführen Angebote in Bestellungen und/oder Kontrakte direkt in SAP. Kein Springen zwischen den Systemen oder mühsames Suchen der BANFen in SAP.
Es gilt nicht nur eine gute User Experience zu gewährleisten – die Datenqualität muss auch stimmen. SAP bzw. das SAP Launchpad ist nicht nur die zentrale Einkaufs- und Beschaffungsdrehscheibe, sondern auch der digitale Kern. Das heißt: Sämtliche Einkaufs- und Beschaffungsdaten müssen auch in SAP vorliegen. Der Umgang mit den Complex Services zeichnet FUTURA insbesondere aus. Nicht nur, dass diese über FUTURA Apps im SAP Launchpad bearbeitet werden können, sondern es werden auch Bestellungen und Kontrakte mit dem Pos.-Typ „D“ und mehrstufigen Leistungsverzeichnissen in SAP angelegt.
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