Kurzer Prozess bei der Beschaffung von Bau- und Dienstleistungen

Lange Zeit war auch im Einkauf der Rheinbahn Papier einer der wichtigsten Datenträger. Die verantwortlichen Bautechniker in den Fachabteilungen der Rheinbahn erstellten die Leistungsverzeichnisse (LVs), deren Anzahl an Positionen schon mal dreistellig ausfallen kann. Dafür nutzten sie zwar eine klassische AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen). Doch da diese Lösung weder ins SAP ERP-System der Rheinbahn integriert noch die Lieferanten elektronisch über eine Plattform angeschlossen waren, musste der Einkauf die Leistungsverzeichnisse am Ende auf Papier drucken oder auf CD-Rom speichern und per Post an die jeweiligen Lieferanten verschicken.

Aufwendige Angebotsauswertung

Ebenso schickten die Anbieter ihre Angebote auf Papier zurück zur Rheinbahn. Das bereitete dem Einkauf ein weiteres Problem: Der Preisspiegel wurde manuell erstellt. „Das war ein sehr umständliches und zeitraubendes Verfahren“, sagt Klaus Rabe, der damalige Projektleiter und heutige Bereichsleiter Controlling, Finanzen und Einkauf. Alljährlich gingen über 100 Ausschreibungen an einen unterschiedlich großen Kreis von Lieferanten mit je nach Baumaßnahme bis zu 25 Anbietern.

Gestraffter Beschaffungsprozess

Das läuft jetzt anders. Die Fachabteilungen erstellen wie gehabt die erforderlichen Leistungsverzeichnisse, nun aber eben elektronisch mit der FUTURA AVA-Lösung und im GAEB-Standard mit einer OZ-Struktur. Das gab es vorher nicht bei der Rheinbahn. Diese Umstellung kostete zwar einige Mühe, wie Klaus Rabe einräumt. Grund: Die vorhandenen Daten mussten zunächst auf Konsistenz überprüft werden. „Aber wir mussten das machen, damit alle, Techniker, Einkäufer und Lieferanten, eine gemeinsame Sprache sprechen“, begründet Klaus Rabe diesen Schritt. Die Leistungsverzeichnisse gehen ebenfalls auf elektronischem Weg an den Einkauf, der mit der gleichen Lösung den Anfrageprozess bei den Lieferanten in Gang setzt. Und sobald die Angebote über die angebundene FUTURA-Plattform eintreffen, erstellt der Einkauf nunmehr praktisch mühelos den Preisspiegel – per Mausklick.

Eine zentrale Anforderung an die neue AVA-Lösung: Die Beschaffung und Abwicklung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen sollte tief in das SAP ERP-System der Rheinbahn integriert sein. Sobald die Einkäufer der Rheinbahn eine Ausschreibung elektronisch freischalten, wird in SAP automatisch eine BANF ausgelöst. Nach der Vergabe werden dann sämtliche Positionen und Details des Leistungsverzeichnisses als Bestellung ins SAP-Modul (MM-SRV) Material Management übertragen. Darüber hinaus erhalten die Lieferanten die Bestellung mit dem Leistungsverzeichnis nun auch elektronisch aus dem SAP ERP-System heraus über die FUTURA-Plattform. Der Vorteil: Sie können ihre Leistungserfassungen online über FUTURA vornehmen. Das spart enorm viel Zeit, beschleunigt den Abrechnungsprozess – bei deutlich höherer Transparenz.

Transparenz bei der Dienstleistungsabwicklung

Inzwischen hat die Rheinbahn zahlreiche Ausschreibungsrunden in Sachen Bauleistungen hinter sich – und es hat sich herausgestellt, dass es keinerlei Bieterkreis-Einschränkungen bezogen auf den neuen elektronischen Ausschreibungsprozess gab. Auch Dienstleistungen und Rahmenverträge wickelt die Rheinbahn mit FUTURA ab. Ungeplante Instandhaltungen sind nun kein Dorn mehr im Auge: Zu Limitbestellungen kommen von den Lieferanten klare Leistungserfassungen mit bepreisten Positionen aus dem Rahmenvertrag und überprüfbaren Mengen, so dass mit der Abrechnung keine Überraschungen mehr auftreten.