Schluss mit Medienbrüchen bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung

Tanja Willitzer, die Projektleiterin der Landeshauptstadt Wiesbaden hatte eine Vision: Statt die Aufmaße auf Papier zu kontrollieren, haben die städtischen Bauleiter auf der Baustelle immer einen Laptop oder ein Tablet dabei, checken noch vor Ort die Aufmaße für Bauleistungen wie Parkettböden, Elektroleitungen, Fenster oder Wände und geben die Aufmaße anschließend frei. Diese Vision der Landhauptstadt wurde Wirklichkeit. Seit Februar 2012 nutzen die bauausführenden Ämter Hoch- und Tiefbauamt, Umwelt- sowie das Grünflächenamt FUTURA AVA. Zahlreiche Bauaufträge haben die rund 100 Endanwender seitdem über die FUTURA-Lösung geplant und ausgeschrieben.

Aufwendige manuelle Eingaben

Die Stadt Wiesbaden gibt rund 41,5 Mio. Euro pro Jahr für Bauten und dafür aus, die städtischen Gebäude in Schuss zu halten. Etwa 800 Vergaben wickeln die vier Ämter pro Jahr ab. Gute zehn Jahre lang erledigten sie dies mit einer Lösung, deren Wartung nun auslief. Die Planer der Stadt konnten damit Leistungsverzeichnisse für Baumaßnahmen erstellen, die dann per E-Mail oder auch auf CD an die Anbieter gesandt wurden. Im Gegenzug schickten die Lieferanten ihre Angebote per Post und auf Papier an die Stadt. Und das Amt für Wirtschaft und Liegenschaften, das auch über die Vergaberechtskonformität aller städtischen Ausschreibungen wacht, fasste die Angebote dann teilweise aufwendig per Hand in Preisspiegeln zusammen.

Bislang keine SAP-Anbindung

Hinzu kam: Das alte System war nicht SAP-integriert; SAP MM (Materialwirtschaft) hatte die Landeshauptstadt im Jahr 2007 eingeführt. Die Folge: Die umfangreichen Leitungsverzeichnisse mit bis zu 500 Leistungszeilen für die Ausschreibung der jeweiligen Bauprojekte kamen in den Bestellungen im SAP ERP-System nur summarisch vor: 1 Stück Neubau einer Schule, 5 Mio. Euro.

Entscheidend für die Wahl von FUTURA AVA war ihre tiefe Integration in das SAP ERP-System. „Wir wollten alle Informationen der Leistungsverzeichnisse auch im SAP ERP-System haben“, sagt Tanja Willitzer. Die besondere Kontierungslogik der Kommunalverwaltung und die Tatsache, dass viele Funktionen von SAP ungenutzt sind, weil die Ämter keine produzierenden Unternehmen sind, wurden mit Anpassungen gelöst.

Revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge

Tatsächlich kann jetzt jeder Bestellung in SAP dank der FUTURA AVA das komplette Leistungsverzeichnis (LV) mit allen Positionen beigefügt werden. „Das ist für eine korrekte Rechnungsabwicklung und Abbildung in der Anlagenbuchhaltung unabdingbar“, sagt der SAP- und IT-Experte Manfred Laufer, der die Einführung von FUTURA AVA maßgeblich betreut hat. In den vier Ämtern begann mit einheitlichen, standardisierten und automatisierten Vorgänge eine neue Ära: Der Gesamtablauf ist nun digital nachvollziehbar, vom Angebot über die Vergabe bis zur Abrechnung ohne Medienbrüche. Manuelle Eingaben im SAP ERP-System entfallen, da die gesamte Belegkette über FUTURA AVA automatisch in SAP angelegt wird. Vergaben in FUTURA AVA lösen automatisch (abhängig vom Genehmigungsprozess) Bestellungen im SAP ERP-System aus. Die automatische Anlage LERF-Blätter in SAP – nach Freigabe der über die FUTURA-Plattform durch die Lieferanten erfassten Leistungen – legt die Basis für eine vereinfachte Rechnungsprüfung und die Einführung eines Gutschriftverfahrens in SAP.