Sourcing-Prozesse im Einkauf: Wo Fragmentierung zur Bremse wird
Im Vorfeld der diesjährigen BME-eLösungstage 2026 zeigt sich: Viele Einkaufsorganisationen kämpfen mit fragmentierten Systemlandschaften. Ein Artikel in der Beschaffung aktuell 05/2026 beschreibt den Status quo des Digital-Procurement-Ökosystems nüchtern: Fehlende Datenqualität, heterogene Systeme und Tool-Stacks ohne Durchgängigkeit bremsen die digitale Transformation im Einkauf. Unsere These: Die Lösung liegt nicht bei der Tool-Auswahl, sondern bei der Architektur.
Inhalt
- Der fehlende Schritt in die Breite — was der Markt gerade beobachtet
- Fünf Signale fragmentierter Sourcing-Prozesse
- Der Tool-Flickenteppich und wie er entsteht
- Best-of-Breed im Einkauf — eine Frage der Prozessführung
- Procurement Suite als Alternative?
- Die Architekturfrage — warum sie der eigentliche Hebel ist
- Fazit: Die Lösung liegt nicht im Tool — sondern in der Architektur
Key Take-Aways
- Tool-Stacks ohne Durchgängigkeit bremsen die digitale Transformation im Einkauf — das zeigt der aktuelle Marktbericht in Beschaffung aktuell.
- Best-of-Breed-Strategien funktionieren dort, wo ein System die Prozessführung übernimmt. Im Einkauf ist das ERP bzw. S/4HANA.
- Das Kernproblem: Das ERP wird umgangen, obwohl es die Daten und die Prozessführung haben sollte.
- SAP-native Sourcing-Ansätze vermeiden doppelte Datenmodelle und halten die Prozessführung in S/4HANA.
Der fehlende Schritt in die Breite — was der Markt gerade beobachtet
Der Artikel „Einkauf zwischen KI-Euphorie und Umsetzungsrealität“ in Beschaffung aktuell beschreibt sehr präzise, woran viele Digitalisierungsinitiativen im Einkauf derzeit stoßen: Nicht die Technologie fehlt, sondern die operative Durchgängigkeit. Im Umfeld der BME-eLösungstage verdichten sich dabei drei Beobachtungen zu einem klaren Marktbild.
- KI bleibt im Erprobungsstadium. Fehlende Datenqualität, heterogene Systemlandschaften und unklare Zielbilder bremsen die Entwicklung. Viele Einkaufsabteilungen haben Piloten im Spend Analytics oder Lieferantenmanagement gestartet — aber die Skalierung scheitert.
- Die IT-Landschaft wird komplexer, nicht einfacher. In vielen Unternehmen hat sich ein umfangreicher Tool-Stack aufgebaut, der zwar einzelne Prozesse optimiert, aber selten durchgängig integriert ist. Jedes neue Tool löst ein Problem — und schafft ein Integrationsproblem.
- Die Diskussion verschiebt sich. Weniger neue Lösungen, mehr Orchestrierung. Der Fokus liegt nicht mehr auf der Tool-Auswahl, sondern auf dem Zusammenspiel bestehender Systeme.
Diese drei Beobachtungen gelten für den Einkauf insgesamt. Sie gelten für Sourcing aber in besonderem Maße. In SAP-Umgebungen zeigt sich das besonders deutlich: Wer heute Ausschreibungen, Vergaben und Lieferantenbewertungen digitalisiert hat, betreibt diese Prozesse fast immer außerhalb des ERP.
Bedarf entsteht in SAP, wandert in eine Sourcing-Plattform, das Ergebnis fließt zurück nach SAP. Die Schnittstelle ist da. Die Durchgängigkeit ist es nicht.
Fünf Signale fragmentierter Sourcing-Prozesse
Fragmentierte Sourcing-Prozesse bezeichnen Einkaufslandschaften, in denen Ausschreibung, Lieferantenmanagement und operative Beschaffung in getrennten Systemen ohne gemeinsame Datenbasis stattfinden. Jede Prozessübergabe zwischen den Systemen wird zur manuellen Schnittstelle — Daten werden exportiert, übertragen, reimportiert. Das Ergebnis: Durchlaufzeiten steigen, Datenqualität sinkt, und Skalierung wird zum Integrationsproblem statt zum Wachstumshebel.
Signal 1: Lieferantendaten in mehreren Systemen
Stammdaten im ERP, Bewertungen in Excel, Verträge im DMS. Welches System den aktuellen Stand führt, ist unklar.
▶️ Warum das passiert: Kein System übernimmt die Führung für Lieferantendaten. Jedes Tool pflegt sein eigenes Subset. In SAP S/4HANA liegt die Lieferantenstammdatenverwaltung bereits vor — aber Sourcing-Plattformen bauen oft ein paralleles Lieferantenmodell auf, das nicht synchron gehalten wird. Einkäufer verlieren Zeit mit Datensuche statt Verhandlung. Risikobewertungen basieren auf veralteten Informationen
Signal 2: Prozesse haben mehrere Einstiegspunkte
Bestellanforderungen bleiben in S/4HANA stehen. Für die Ausschreibung werden Daten manuell in Excel oder eine Sourcing-Plattform übertragen. Ergebnisse fließen zurück — wieder manuell. Kontrakte liegen woanders. Copy & Paste ersetzt Integration.
▶️ Warum das passiert: Sourcing findet außerhalb des ERP statt, obwohl Bedarf und Ergebnis dort liegen. Es fehlt ein System, das den Gesamtprozess führt — von der Bestellanforderung über die Ausschreibung bis zum Kontrakt. Standardisierung scheitert. Automatisierung ist kaum möglich, weil der Prozess keine durchgängige Datenbasis hat.
Signal 3: Reportings händisch zusammengeklickt
Ausschreibungsergebnisse per E-Mail, Angebote in Excel zusammentragen, Vergleiche manuell erstellen. Bis das Reporting fertig ist, sind die Zahlen veraltet.
▶️ Warum das passiert: Daten liegen in verschiedenen Systemen ohne gemeinsame Datenbasis. Auswertungen erfordern manuelle Konsolidierung. Führungskräfte treffen Entscheidungen auf veralteten Daten. Einkäufer verbringen mehr Zeit mit Datenaufbereitung als mit strategischer Arbeit.
Signal 4: Prozesse stoppen an Systemgrenzen
Der Workflow endet, wo ein System aufhört — und muss manuell im nächsten weitergeführt werden. Weder IT-seitig noch im Tagesgeschäft End-to-End integriert.
▶️ Warum das passiert: Kein System führt den Gesamtprozess. Schnittstellen verbinden Systeme, aber nicht den Prozess. In SAP S/4HANA endet der Einkaufsprozess traditionell bei der Bestellung. Alles davor — Bedarfsermittlung, Ausschreibung, Lieferantenauswahl — läuft außerhalb. Jede Übergabe ist eine Fehlerquelle. Durchlaufzeiten bleiben hoch, obwohl einzelne Schritte optimiert wurden.
Signal 5: Stammdatenpflege frisst Zeit
Wiederholte Stammdatenpflege in mehreren Systemen, manueller Datenimport und -export. Änderungen laufen nicht überall durch, Dubletten entstehen, Datenqualität sinkt.
▶️ Warum das passiert: Kein System führt die Stammdaten zentral. SAP S/4HANA kennt bereits Lieferanten, Materialgruppen, Einkaufsorganisationen. Aber Sourcing-Plattformen importieren diese Daten, reichern sie an, pflegen sie parallel — und synchronisieren sie zurück. Einkäufer verbringen mehr Zeit mit Datenpflege als mit Einkauf. Fehlerhafte Daten führen zu Fehlentscheidungen.
Der Tool-Flickenteppich — und wie er entsteht
Der Begriff klingt diffus, das Phänomen lässt sich präzise beschreiben: Einzelne Prozessschritte laufen in spezialisierten Systemen, ohne gemeinsame Datenbasis oder Prozesslogik. Sourcing in System A, Lieferantenmanagement in System B, operative Beschaffung im ERP. Schnittstellen verbinden die Systeme — aber nicht den Prozess. Daten werden synchronisiert, gemappt, manchmal manuell nachgepflegt. Der Prozess läuft nicht durch, er springt.
Wie entsteht der Tool-Fleckenteppich?
Selten durch schlechte Entscheidungen und meistens durch rationale Einzelentscheidungen über mehrere Jahre. Eine Sourcing-Plattform für strategische Ausschreibungen hier, ein Lieferantenportal dort, ein Spend-Analytics-Tool für die Geschäftsführung. Jede Entscheidung war sinnvoll. Die Summe erzeugt eine Landschaft, in der die einzelnen Komponenten stark sind — und der Gesamtprozess fragmentiert ist.
Die Konsequenz: Jeder zusätzliche Prozess muss nicht nur funktional erweitert werden, sondern auch über die Schnittstellen-Architektur. Datenmapping muss erweitert werden, Synchronisationslogiken angepasst, Stammdatenpflege koordiniert. Die Komplexität wächst nicht linear mit dem Geschäft, sondern mit den Verbindungen zwischen den Systemen.
Skalierung wird zum Integrationsproblem.
Best-of-Breed im Einkauf — eine Frage der Prozessführung
Der Begriff für die Strategie hinter dieser Landschaft heißt Best-of-Breed: Pro Fachbereich die spezialisierte Lösung statt der universellen Komplettlösung. Die Idee ist alt und in vielen Bereichen erfolgreich — und hat auch im Einkauf reale Stärken. Aber sie funktionieren nur unter einer Voraussetzung: Ein System muss die Prozessführung übernehmen.
| Stärken von Best-of-Breed | Schwächen ohne Prozessführung |
|---|---|
| Funktionale Tiefe – Spezialisierte Anbieter sind in ihrem Bereich oft tiefer und innovativer als Suite-Module | Keine zentrale Prozessführung – Kein System übernimmt die End-to-End-Verantwortung |
| Schnelle Implementierung – Einzelne Lösungen lassen sich in Wochen statt Monaten einführen | Skalierung als Integrationsproblem – Jede Erweiterung erfordert Schnittstellenanpassungen |
| Höhere Nutzerakzeptanz – Spezialisierte UX schlägt generalistische Bedienoberflächen | Doppelte Datenhaltung – Stammdaten werden in mehreren Systemen parallel gepflegt |
Dass genau das im Einkauf oft fehlt, zeigt sich in der Praxis. Die Vaillant Group, ISM-Award-Gewinner 2023 in der Kategorie „Operational Excellence“, stand 2018 vor genau diesem Problem: einer Vielzahl heterogener Prozesse und IT-Lösungen, weder IT-seitig noch im Tagesgeschäft End-to-End integriert.
Manuela Heinisch, Head of Group Industrial Supply Chain Processes: „Oftmals handelt es sich bei solchen Lösungen um isolierte Systeme, die zwar sehr leistungsfähig sind, jedoch nur schwer oder mit erheblichem Aufwand in unsere bestehenden Prozesse eingebunden werden können. Wir suchen mehr nach Lösungen, die nahtlos in unsere Abläufe integriert werden können.“ (Quelle: Beschaffung aktuell 11-12/2023).
Im Einkauf existiert diese zentrale Instanz formal: Es ist das ERP. Praktisch findet aber genau der Prozess, der digitalisiert werden soll — Sourcing —, außerhalb dieser zentralen Instanz statt. Das ERP wird umgangen, obwohl es die Daten und die Prozessführung haben sollte.
Best-of-Breed ist nicht das Problem. Die fehlende Prozessführung ist es.
Procurement Suite als Alternative?
Die Frage liegt nahe: Wenn Best-of-Breed die Prozessführung nicht liefert — liefert eine Suite sie? Eine breite, integrierte Plattform würde Sourcing, Lieferantenmanagement und operative Beschaffung bündeln. Innerhalb der Plattform wäre Durchgängigkeit gegeben. Tatsächlich?
- Vendor-Lock-in. Wer eine Suite kauft, bindet sich an einen Anbieter mit allen Konsequenzen für Roadmap, Preisgestaltung und Innovationsgeschwindigkeit. Eine spätere Migration ist aufwändig und teuer.
- Hohe Total Cost of Ownership. Lizenzen, Implementierung, Customizing, laufender Betrieb — Suiten sind kostspielig in Anschaffung und Betrieb.
- Trägheit bei Veränderungen. Funktionserweiterungen oder Anpassungen an neue Anforderungen brauchen in großen Plattformen länger als in fokussierten Tools.
- Zweite Datenwelt neben dem ERP. Auch eine durchgängige Suite ersetzt nicht das ERP. Sourcing-Daten, Lieferantenstammdaten und Vertragsinformationen müssen weiterhin mit dem ERP synchronisiert werden — die operative Beschaffung läuft dort.
Die Suite löst also die Fragmentierung zwischen mehreren Tools — schafft aber neue strukturelle Abhängigkeiten und behält das Kernproblem bei: Sourcing findet weiterhin außerhalb des ERP statt.
Die Architekturfrage — warum sie der eigentliche Hebel ist
Wenn weder mehr Tools noch eine breitere Suite das Problem lösen, dann liegt die Antwort eine Ebene tiefer. Sie liegt nicht bei der Frage welches Tool, sondern bei der Frage wo der Prozess stattfindet.
In der heutigen Einkaufslandschaft sind die zentralen Daten im ERP verankert — in SAP-Umgebungen heißt das: in S/4HANA. Konkret:
- Bedarf entsteht als Bestellanforderung
- Material und Lieferant liegen in den Stammdaten
- Bestellung und Kontrakt sind Belege im SAP-Standard
Wenn Sourcing außerhalb dieses Systems stattfindet, müssen genau diese Daten in ein zweites System übertragen, dort verarbeitet und das Ergebnis zurückgespielt werden. Jede dieser Bewegungen ist eine Schnittstelle, eine Synchronisation, eine potenzielle Bruchstelle.
Wenn Sourcing direkt im SAP-Datenmodell stattfindet, entfällt das Mapping — es gibt nichts zu synchronisieren, weil es nur eine Datenbasis gibt.
SAP-native Sourcing-Integration: Der FUTURA-Ansatz
Sourcing muss dort stattfinden, wo die Daten liegen — im ERP. FUTURA Smart verfolgt diesen Architekturansatz „Sourcing im SAP-Kern“ konsequent. Strategische Beschaffungsprozesse arbeiten direkt auf den SAP Business Objects — Bestellanforderung, Bestellung, Kontrakt — und nutzen die bestehende Businesslogik von S/4HANA.
➡️ Kein zweites Datenmodell.
➡️ Keine Synchronisationsarchitektur.
➡️ Eine Erweiterung im SAP-Kern, nicht ein System daneben.
Drei konkrete Vorteile daraus:
✴️ Aus Einkaufssicht: Sourcing startet aus der Bestellanforderung, arbeitet auf vorhandenen Materialstammdaten, schreibt das Ergebnis in den vorhandenen Kontrakt. Keine Mehrfacheingabe, kein Systemwechsel.
✴️ Aus IT-Sicht: Keine Integrationsarchitektur, keine zusätzliche Plattform, kein zweites Betriebsmodell. Die Erweiterung erfolgt Clean-Core-konform über SAP-Standardmechanismen.
✴️ Aus Projektsicht: Der Rollout liegt für FUTURA Smart typisch bei 4–8 Wochen — gegenüber mehrmonatigen Integrationsprojekten bei Drittsystem-Architekturen.
SAP-native Sourcing-Integration vermeidet doppelte Datenmodelle und macht S/4HANA zur Prozessführung — ohne zusätzliche Plattform.
Fazit: Die Lösung liegt nicht im Tool — sondern in der Architektur
Der Tool-Flickenteppich im Einkauf ist real — der aktuelle Marktbericht in Beschaffung aktuell beschreibt ihn deutlich. Er lässt sich nicht mit mehr Tools lösen. Auch nicht mit einer breiteren Suite. Die Antwort liegt bei der Architektur für die Digitalisierung im Einkauf — beim Ort, wo Prozesse stattfinden.
Das hat Konsequenzen über Sourcing hinaus. Wer KI im Einkauf produktiv skalieren will, wer Datenqualität auf belastbarem Niveau halten will, wer Compliance-Anforderungen ohne wachsende Schnittstellenkomplexität erfüllen will, kommt an dieser Architekturentscheidung nicht vorbei.
Die „Lücke zwischen KI-Euphorie und Umsetzungsrealität“, so der Beitragstitel von Beschaffung aktuell , entsteht genau hier: bei fragmentierten Systemlandschaften, fehlender Durchgängigkeit, doppelter Datenhaltung. Die Skalierung scheitert nicht an der Technologie — sie scheitert an der Architektur.
Wer aus dieser Diagnose Konsequenzen ziehen will, steht vor zwei Folgefragen:
- Worauf muss ich bei der Auswahl einer Sourcing-Lösung konkret achten?
- Und was bedeutet diese Architektur-Perspektive für KI-Initiativen, die bereits geplant sind oder laufen? Das beantwortet der Blogartikel „KI im Einkauf: Wer falsch startet, skaliert seine Probleme.„
Strategisches Sourcing direkt in SAP S/4HANA — ohne komplexe Integrationsarchitektur?
