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Aus Purchase-to-Pay wird Plan-to-Pay

Planung, Einkauf, Abrechnung – Dienstleistungsbeschaffung an der Seite von SAP

Wie werden Bedarfe definiert? In welcher Form werden die Leistungen in das Procurement-System gebracht? Und wie sollen sie abgerechnet werden? Abhängig von der Art der Dienstleistungen, die digital abgewickelt werden sollen, rücken diese Fragen nicht nur Planung und Prüfung in den Fokus, sondern ebenfalls den durchgängigen Einsatz von (mehrstufigen) Leistungsverzeichnissen. Damit erweitert FUTURA den klassischen Purchase-to-Pay-Ansatz zu einer umfassenden Plan-to-Pay-Lösung.

Horizontal und vertikal vernetzt

Ganzheitlich über den gesamten Beschaffungsprozess

Icon Punkt 1 P2P

Flexibilität bei der Bedarfsdefinition

Struktur und Detailgrad der Spezifikationen sind von entscheidender Bedeutung in einem Purchase-to-Pay-Prozess, der auf Dienstleistungen ausgerichtet ist. FUTURA bietet verschiedene Möglichkeiten, um Leistungsverzeichnisse zu erstellen und diese den anderen Prozessbeteiligten medienbruchfrei zur Verfügung zu stellen. mehr erfahren

Icon 2 P2P

Individuelle Ausschreibungs- und Bestellverfahren

FUTURA schafft die Voraussetzung, dass Planung und Einkauf auf der gleichen Datenbasis zusammenarbeiten können. Das heißt: keine Datensilos zwischen technischen und kaufmännischen Prozessen. Der Einkäufer kann direkt auf den geplanten Bedarf zugreifen und diesen anfragen, ausschreiben oder auch direkt bestellen – dank der einfachen Online-Einbindung von Lieferanten und Dienstleistern. mehr erfahren

Icon 3 P2P

Automatisierte Abrechnung (Invoicing)

In die Leistungserfassung und Leistungsabnahme sind externe Dienstleister wie auch interne Bedarfsträger und Prüfer zusammen eingebunden. Flexible Genehmigungsworkflows sorgen für ein praxisorientiertes Handhaben von Nachträgen und Änderungen. Damit verschlankt sich der aufwändige Rechnungs- und Prüfungsprozess auf eine automatisierte Rechnungserstellung. mehr erfahren

Icon für Purchase to PayPLAN: Flexibilität bei der Bedarfsdefinition und -kalkulation

Dreh- und Angelpunkt in der Planung sind strukturierte Leistungsverzeichnisse auf Basis des GAEB-Standards, den FUTURA unterstützt. Dies ermöglicht, Leistungsbeschreibungen in der erforderlichen Tiefe vorzunehmen. Das heißt: eine mehrstufige Gliederung der Leistungsverzeichnisse mit bis zu vier Ebenen können in FUTURA angelegt oder auch aus einer Excel-Vorlage oder einer GAEB-Datei (z. B. von einem externen Planer) importiert werden. Für die Bedarfsdefinition steht die ganze Bandbreite an Quellen zur Verfügung, über die komfortabel eine Leistungsbeschreibung vorgenommen werden kann: Leistungsverzeichnisse können zusätzlich in FUTURA als Stamm-Leistungsverzeichnisse oder Leistungsstämme angelegt und verwaltet werden.

Bedarfsdefinition

Bei der Bedarfsdefinition folgt FUTURA den GAEB-Konventionen. Bedarfe für Kleinmaßnahmen können vom Bedarfsträger sehr schnell und einfach erstellt werden. Hilfreich ist, dass er zur Positionsübernahme auf ein Stamm-Leistungsverzeichnis oder Kontrakt zurückgreifen kann. Das Einlesen eines extern geplanten Leistungsverzeichnisses kann per GAEB- oder Excel-Datei erfolgen.

Bedarfskalkulation

Bedarfe, die ggf. auch angefragt oder ausgeschrieben werden sollen, können in FUTURA zum späteren Vergleich mit Preisen versehen und kalkuliert werden.

Stamm-Leistungsverzeichnis

Stamm-Leistungsverzeichnisse können in FUTURA manuell angelegt oder per GAEB- oder Excel-Datei eingelesen und zur Definition eines Bedarfs herangezogen werden.

Kontrakt

Leistungsverzeichnisse können in FUTURA im Auf- und Abgebotsverfahren ausgeschrieben und automatisiert in SAP als Kontrakt angelegt werden.

Zur Abwicklung von Bestellungen und Abrufen mit Kontraktbezug werden diese mit FUTURA synchronisiert: Somit kann der Dienstleister bei der Bestellung einer ungeplanten Maßnahme auf seinen Kontrakt zugreifen, um sein Abrechnungs-Leistungsverzeichnisses zu erstellen.

BANF / Genehmigung

Jedem Bedarf kann in FUTURA zur Bestimmung der Organisationsdaten und Kontierung eine SAP BANF zugeordnet werden. Diese BANF kann in SAP erzeugt, genehmigt und dann in FUTURA importiert oder aber auch direkt in FUTURA angelegt werden, um sie nach SAP zu übertragen. Dank der nahtlosen Systemintegration wird es möglich, auch an dieser Stelle mit FUTURA unterschiedliche Workflows abzubilden.

GAEB

GAEB (Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist der Standard im Bauwesen, der zum Austausch von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Aufmaßen eingesetzt wird. So kann ein externer Planer ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format erstellen und seinem Auftraggeber als Grundlage einer Ausschreibung zur Verfügung stellen.

Punkt 2 im Purchase-to-Pay-ProzessSOURCE und PURCHASE: Individuelle Ausschreibungs- und Bestellverfahren

Über FUTURA können sowohl das Projekt- als auch das Rahmenvertragsgeschäft abgewickelt werden – durchgängig systemintegriert und auf Basis der GAEB-Konventionen. Alle Funktionalitäten, die für die Zusammenarbeit im operativen Purchse-to-Pay-Prozess der Dienstleistungsbeschaffung erforderlich sind, sind auf einer einzigen Plattform zusammengeführt. Das heißt: Sie beinhaltet eine umfassende E-Sourcing-Lösung, über die Anfragen, Ausschreibungen und E-Vergaben genauso wie auch Bestellungen und Abrufe durchgeführt werden.

Unterschiedlichste Anwendungsfälle, angefangen von Investitionsprojekten über die rahmenvertragsbasierte Instandhaltung bis hin zur Abwicklung von Kleinmaßnahmen sind somit in FUTURA abgedeckt. Lieferanten und Dienstleister sind online über FUTURA eingebunden und profitieren – genau wie der Einkauf – von einer komfortablen Angebotsabgabe und einfachen Leistungserfassung.

Anfragen

Eine Anfrage kann mit und ohne Bezug zu einem Rahmenvertrag an einen Lieferanten oder Dienstleister gerichtet werden.

Neben dem üblichen Fall (Auftraggeber gibt die zu erbringende Leistung vor) kann auch der Dienstleister selbst die Leistung aus seinen Stamm-Leistungsverzeichnis oder vereinbarten Rahmenverträgen zusammenstellen und seine Mengen und Preise dem Angebot hinzufügen. Dies zahlt sich besondern bei ungeplanten Leistungen bzw. Maßnahmen der Instandsetzung aus, wenn vorab der Umfang der zu beauftragenden Leistungen noch nicht bekannt ist.

Ausschreibungen

Ganz gleich ob der Bedarf im eigenen Haus geplant oder von einem externen Planungsbüro erstellt wurde, mit FUTURA kann er zur Ausschreibung gebracht werden. Auch hier steht das GAEB-Format im Mittelpunkt, das in Excel oder aus Excel konvertiert werden kann. Der Ausschreibungsprozess läuft standardisiert und größtenteils vollautomatisch ab.

Jederzeit behält der Einkäufer über den Stand der Ausschreibung den Überblick. Statusanzeigen zu jedem Bieter zeigen an, ob der Bieter die Anfrage aktiviert, Anlagen gelesen oder bestätigt und ob er sein Angebot bereits abgegeben hat. Als Ergebnis erhält der Einkäufer einen Preisspiegel, den er über individuelle Filter auf seine Anforderungen hin justieren kann.

Vergaben

Der Schwerpunkt von FUTURA liegt bei der Durchführung von privatrechtlichen Ausschreibungen.

Die rechtlichen Anforderungen der öffentlichen Ausschreibung erfüllt FUTURA im Rahmen eines zweistufigen Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb: Dabei erfolgt im ersten Schritt die Veröffentlichung der Ausschreibung mit Teilnehmerwettbewerb über eine E-Vergabe-Plattform und z. B.  SIMAP und im zweiten Schritt dann die Ausschreibung mit den Bewerbern über FUTURA. Auf diese Art lassen sich alle medienbruchfreien Vorteile von FUTURA (GAEB-Format, Preisspiegel, SAP-Integration) auch bei der öffentlichen Ausschreibung nutzen.

Angebot

Über die FUTURA-Plattform sind Lieferanten und Dienstleister online in die Anfrage-, Bestell- und Abrechnungsprozesse des Auftraggebers eingebunden. Zur Nutzung der Plattform benötigen sie lediglich einen Internetzugang und Browser. Anfragen oder Ausschreibungen können auf der Plattform im Lieferanten-Cockpit direkt eingesehen und online bearbeitet werden. Für umfangreiche Anfragen steht dem Lieferanten der Up- und Download per GAEB- oder Excel-Datei zur Verfügung.

Preisspiegel

Eingehende Angebote können in FUTURA automatisch auf Knopfdruck in einen Preisvergleich überführt werden. Der manuelle Import – eine potenzielle Fehlerquelle aufgrund inkompatibler Dateiformate – ist nicht erforderlich. Mit individuellen Filtern kann der  Preisspiegel, der zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportierbar ist, auf die Anforderungen im Einkauf angepasst werden.

Auktion

Die FUTURA Plattform bietet neben der Durchführung von Anfragen und Ausschreibungen auch die Möglichkeit Auktionen abzuhalten. Dabei stehen verschiedene Auktionsarten, wie z. B. Reverse- oder Dutch-Auction zur Verfügung. Jede Auktionsart kann über frei einstellbare Parameter individualisiert werden.

Bestellungen

Über FUTURA können geplante, ungeplante und gemischte Leistungen bestellt und abgerechnet werden. Je nach Anwendungsfall kommen diese Varianten der Bestellung zum Einsatz. Eine geplante Bestellung kann z. B. auf die Bedarfsdefinition des Bedarfsträgers folgen oder auch auf das Angebot, dessen Inhalt der Dienstleister, also der Auftragnehmer, zusammengestellt hat.

Abrufe

Wenn Rahmenverträge bzw. Kontrakte vereinbart worden sind, können über FUTURA Bestellungen in Form von Abrufen ausgelöst und abgerechnet werden.

Ungeplante Leistungen fallen oft im Rahmen von Reparaturmaßnahmen oder Störfällen an, bei denen zum Zeitpunkt der Beauftragung der Umfang der zu erbringenden Leistung noch unklar ist. In diesem Fall werden meist Limit-Bestellung mit Bezug zu einem Rahmenvertrag oder Kontrakt ausgelöst und der Dienstleister zieht zur Erstellung seines Abrechnungs-Leistungsverzeichnisses die entsprechenden Positionen aus seinem Rahmenvertrag heran.

Der Vorteil dieser Variante der Bestellung liegt in der Entlastung des Bedarfsträgers, der Transparenz der erbrachten Leistung bei der Abrechnung und der Möglichkeit den zugrunde liegenden Rahmenvertrag nach Häufigkeit der enthaltenen Positionen auszuwerten.

Leistungserfassung und Leistungsabnahme

Frei definierbare Genehmigungsworkflows spielen bei der Leistungsprüfung und Leistungsabnahme eine wesentliche Rolle. Je einfacher Korrekturen der vom Dienstleister selbst eingegebenen Online-Leistungserfassungen umgesetzt werden können, desto straffer ist der Prozess zu gestalten.

So sind Änderungen und Korrekturschleifen in FUTURA einfach möglich. Das Prüfverfahren kann über Workflows individuell eingestellt werden: Abhängig von der Rolle und z. B.  Wertgrenzen kann ein Mehr-Augen-Prinzip zur Prüfung und Genehmigung angewandt werden, um Leistungserfassungen zu prüfen oder das Stichprobenverfahren anzuwenden.

Der Prüfer ist ortsunabhängig und kann überall dort, wo das Internet zur Verfügung steht Leistungen prüfen, korrigieren und freigeben – das heißt beispielsweise auch auf der Baustelle vor Ort.

PAY: Automatisierte Abrechnung (Invoicing)

Die Fragen um Leistungserbringung und Leistungsabnahme erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Bedarfsträger, der dem Rechnungsprüfer erst die ordnungsgemäße Abrechnung bestätigen muss – ein meist manueller und zeitaufwendiger Prozess. Die Einhaltung von Zahlungsfristen und die Möglichkeit, von Skonto-Abzügen profitieren zu können, bleiben daher oft auf der Strecke.

In FUTURA wird die Leistungsprüfung VOR die Rechnungserstellung verlegt. Möglich ist dies durch die Online-Leistungserfassung durch den Dienstleister, die den Prozess der Klärung und Einigung über die erbrachte Leistung einleitet – die darauf folgende Rechnung muss nur noch im SAP-System gebucht werden.

Einen noch höheren Automatisierungsgrad des Invoicing kann mit der Einrichtung eines Gutschriftverfahrens mit dem Dienstleister erreicht werden. Dann entfällt auch die Buchung der Rechnung.

Rechnung

Eingehende Rechnungen brauchen bei dem automatisierten Invoicing NICHT mehr nach der erbrachten Leistung geprüft werden, denn diese ist ja im Vorfeld bereits abgenommen und freigegeben worden. Die Rechnung muss lediglich nur noch gebucht werden. Im SAP-System wird dies durch die Transaktion „MIRO“ unterstützt (Ampelprüfung). Der Rechnungsprüfungsprozess ist daher entscheidend verschlankt.

Gutschrift

Den höchsten Grad der Automatisierung erhalten Auftraggeber, wenn sie mit ihren Lieferanten und Dienstleistern ein Gutschriftverfahren vereinbart haben. FUTURA schafft die Grundlage hierzu, indem VOR der Rechnungsstellung die erbrachte Leistung geprüft und freigegeben wird.

Purchase-to-Pay wird zu Plan-to-Pay

Ihre Anforderungen – unsere Antworten

  • Vernetzung aller am Einkaufsprozess Beteiligten Gemeinsame Datenbasis statt Datensilos: Planer, Bedarfsträger, Einkäufer, Lieferanten, Dienstleister und Prüfer arbeiten zusammen auf einer Kollaborationsplattform
  • Erhöhung der Datenqualität und Datentransparenz Stamm-Leistungsverzeichnisse bzw. Mutter-Leistungsverzeichnisse zur Bedarfsdefinition können einfach aufgebaut werden – mit Unterstützung des GAEB-Formats
  • Nahtlose Integration in das SAP-System Optimierte Beleg- und Kommunikationsflüsse dank automatisierter Anlage aller Belege im SAP-System, auch in S/4HANA
  • Einfache Online-Einbindung von Lieferanten und Dienstleister Angebote abgeben, Anfragen und Bestellungen erhalten sowie Leistungserfassungen bzw. Aufmaße eintragen: Lieferanten und Dienstleister sind online über das Lieferantenportal eingebunden
  • Mehr Effizienz in operativen Einkaufsprozessen Standardisierung und Automatisierung von individuellen Workflows: keine Mehrfacheingaben, keine Doppelpflege, keine Medienbrüche
Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
Fordern Sie weitere Infos an rund um den Einsatz von FUTURA

Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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