Eine gute Entscheidung muss sich auch später erklären lassen.
Warum wurde dieser Lieferant ausgewählt? Welche Kriterien waren ausschlaggebend? Und auf welcher Grundlage wurde ein Nachtrag akzeptiert?
Diese Fragen entstehen im täglichen Einkauf ebenso wie bei internen Prüfungen. Für Sektoren- und öffentliche Auftraggeber kommt die vergaberechtliche Dokumentationspflicht hinzu.
FUTURA unterstützt den Zusammenhang zwischen Anforderungen, Angeboten, Bewertung und Entscheidung. Wenn KI eine Bewertung vorbereitet, muss zusätzlich erkennbar sein, welche Informationen und fachlichen Regeln dem Vorschlag zugrunde liegen und wo eine Prüfung erforderlich ist.
Unsere Grundsätze
Governance macht deutlich, wer Verantwortung trägt, welche Vorgaben gelten und wann eine Prüfung oder Freigabe erforderlich ist. Compliance bedeutet, die jeweils geltenden Anforderungen innerhalb dieses Rahmens einzuhalten.
Für Beschaffungsprozesse und Entscheidungsunterstützung gelten drei Grundsätze:
Daten nur für den festgelegten Zweck.
Angebote, Preise, Vertragsunterlagen und Lieferantenbewertungen sind vertraulich. Genutzt werden nur die Informationen, die die jeweilige Aufgabe erfordert – im Rahmen der Befugnisse der beteiligten Personen.
Bewertung nach Ihren Regeln, mit Belegen.
Kriterien, Gewichtungen und Berechnungsregeln werden vor der Bewertung festgelegt. Bewertungen sollen auf nachvollziehbaren Informationen und fachlich festgelegten Kriterien beruhen. Quellenbezüge, fehlende Nachweise und Unsicherheiten werden entsprechend dem jeweiligen Anwendungsfall transparent dargestellt.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Die Vorbereitung von Bewertungen, die Entscheidung und die Freigabe von Geschäftsvorgängen folgen den jeweils festgelegten Zuständigkeiten und Berechtigungen. KI-Unterstützung verändert diese Verantwortlichkeiten nicht. Ausnahmen benötigen eine Begründung und die zuständige Freigabe.
Governance im Beschaffungsprozess.
Unsere beiden Anwendungen, FUTURA Smart und FUTURA Engineering, unterstützen die Nachvollziehbarkeit dort, wo Beschaffungsentscheidungen entstehen. Die gemeinsamen Grundsätze werden passend zur jeweiligen Anwendung und Ihrem Prozess umgesetzt.
SAP-native Governance:
Entscheidungen im Prozesskontext.
SAP-native Governance bedeutet für FUTURA, Beschaffungsentscheidungen im Zusammenhang mit den zugrunde liegenden SAP-Geschäftsprozessen zu betrachten – nicht in einer separaten Datenwelt. Stammdaten, Geschäftsvorgänge und bestehende Berechtigungsstrukturen bilden dabei eine wichtige Grundlage.
Dabei bleibt unterscheidbar, welche Kontrollen bereits in SAP wirken und welche FUTURA ergänzt.
FUTURA
greift auf den SAP-Prozesskontext des jeweiligen Beschaffungsvorgangs zu
nutzt vorhandene Stammdaten und Geschäftsobjekte
betrachtet Beschaffungsvorgänge im Zusammenhang mit dem ERP-System statt isoliert
berücksichtigt bestehende SAP-Berechtigungen und Freigabemechanismen, soweit die konkrete Integration dies unterstützt.
FUTURA Smart
Die Vergabe nachvollziehbar begründen.
Strukturierte Ausschreibungen, Preisspiegel und Bewertungsmatrizen machen Anforderungen und Angebote vergleichbar. So lässt sich nachvollziehen, welche Kriterien und Gewichtungen für die Auswahl maßgeblich waren und wie die Vergabe begründet wurde.
FUTURA Engineering
Leistungen und Änderungen nachvollziehen.
Strukturierte Leistungsverzeichnisse verbinden Leistungsumfang, Mengen und Preise. Im Zusammenspiel mit SAP wird nachvollziehbar, welche Leistungen beauftragt, durch Nachträge verändert, tatsächlich erfasst und der Abrechnung zugrunde gelegt wurden.
Mehr Unterstützung braucht klare Grenzen.
FUTURA Procurement Intelligence verbindet den jeweiligen Beschaffungsfall mit relevanten Daten, Unternehmenswissen und fachlicher Bewertungslogik – und bereitet so Bewertungen und Entscheidungen vor.
Sie ist modellunabhängig konzipiert und darauf ausgelegt, freigegebene KI-Modelle oder Enterprise-AI-Gateways einzubinden – auch Ihre bestehende KI-Infrastruktur. Wo KI unterstützt, kommen zusätzliche Anforderungen hinzu: Die Grundsätze werden in konkrete Kontrollen übersetzt.
Je nach Anwendungsfall umfasst Procurement Intelligence drei Funktionen – mit unterschiedlichem Datenumfang, unterschiedlicher Prüftiefe und unterschiedlichen Freigaben.
Informationen erschließen
Dokumente verstehen, Daten strukturieren und normalisieren, Informationen dem Beschaffungsfall zuordnen und Quellen verfügbar machen.
Der Datenzugriff folgt der Aufgabe.
Für jeden Anwendungsfall ist festgelegt, welche Informationen verarbeitet werden dürfen. Der Zugriff auf Geschäftsdaten und die Weitergabe an ein KI-Modell werden getrennt betrachtet – auch bei SAP-nativer Architektur.
Fachliche Bewertungen unterstützen
Angebote vergleichen, Kriterien anwenden, Abweichungen identifizieren und Entscheidungsvorlagen erstellen.
Ergebnisse sind überprüfbar.
Zum Einsatzrahmen gehört, wie Quellenbezüge, fehlende Nachweise und widersprüchliche Angaben dargestellt werden. Der Einkauf muss erkennen können, wo eine fachliche Prüfung nötig ist.
Geschäftliche Aktionen kontrollieren
Nächste Schritte vorbereiten und dabei die erforderlichen Prüfungen, Berechtigungen und Freigaben berücksichtigen.
Empfehlung ist keine Ausführung.
Welche Unterstützung die KI leisten darf, wann ein Mensch prüft und welche Freigabe vor einer Umsetzung erforderlich ist, steht für jeden Anwendungsfall fest.
Ihr Einsatzrahmen für Procurement Intelligence.
Für den Einsatz von Procurement Intelligence können Unternehmen festlegen, welche Aufgaben unterstützt werden, welche Daten genutzt werden dürfen und welche Prüf- und Freigaberegeln gelten. FUTURA unterstützt die Umsetzung dieser Vorgaben im Rahmen der jeweiligen Anwendung und der technischen Möglichkeiten.
Sie behalten die Verantwortung – und die Kontrolle.
Ein Beispiel:
Ein Lieferant bietet den günstigsten Preis, für eine wichtige technische Anforderung fehlt jedoch der Nachweis.
Ist das im Einsatzrahmen so festgelegt, wird der fehlende Nachweis in der von Procurement Intelligence vorbereiteten Bewertung als offener Punkt dargestellt.
Der Fachbereich klärt die Lücke oder beurteilt die Abweichung.
Die zuständige Person entscheidet und dokumentiert ihre Begründung.
Was Sie festlegen:
Anwendungsfall festlegen
Welche Aufgabe die KI unterstützen soll und welches Ergebnis erwartet wird.
Daten und Berechtigungen bestimmen
Daten
Welche Informationen benötigt werden, wer darauf zugreifen darf und was an ein KI-Modell weitergegeben werden darf.
Modelle und Datennutzung festlegen
Daten
Welche freigegebenen Modelle oder Gateways eingesetzt werden – mit Verarbeitungsort, Speicherung, Training und Löschung.
Bewertungsregeln vorgeben
Bewertung
Kriterien, Gewichtungen und Berechnungsregeln, an denen sich jede Bewertung messen lässt.
Prüf- und Freigabepunkte definieren
Befugnisse
Wann ein Mensch prüft, wer freigibt und was die KI nicht auslösen darf.
Informationssicherheit bildet die Grundlage.
FAQ – häufige Fragen zu Governance
Macht der Einsatz von FUTURA unseren Einkauf automatisch compliant?
Unsere Software unterstützt die Einhaltung von Anforderungen durch strukturierte Prozesse und nachvollziehbare Informationen. Entscheidend bleiben außerdem Ihre internen Regeln, die Konfiguration, die vergebenen Berechtigungen und die tatsächliche Nutzung.
Darf Procurement Intelligence selbstständig eine Vergabe auslösen?
Eine Empfehlung erteilt noch keine Ausführungsbefugnis. Welche Aktionen eine Anwendung auslösen darf und welche Freigaben erforderlich sind, wird für den konkreten Einsatz ausdrücklich geregelt.
Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Das lässt sich nur anhand der konkret eingesetzten KI-Dienste und ihrer vertraglichen Bedingungen beantworten. Die zulässige Datennutzung wird deshalb vor dem Einsatz geklärt – einschließlich Training, Speicherung und Löschung.
Können wir unsere bereits freigegebene KI-Infrastruktur nutzen?
Die modellunabhängige Architektur ist darauf ausgelegt, freigegebene Modelle und Enterprise-AI-Gateways einzubinden. Die technische Eignung und die Anforderungen Ihres Unternehmens werden für den jeweiligen Anwendungsfall geprüft.
Welche Rolle spielt der EU AI Act?
Der EU AI Act stellt Anforderungen an Unternehmen, die KI einsetzen – etwa an die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden. Welche Pflichten für einen konkreten Anwendungsfall im Einkauf gelten, ist Teil der Klärung vor dem Einsatz.
Better Decisions. Built on SAP.
Wie passt FUTURA in Ihren Kontrollrahmen?
Bringen Sie einen konkreten Beschaffungsfall mit. Gemeinsam betrachten wir Ihre Prozesse, Bewertungsregeln und Zuständigkeiten – und klären, wie FUTURA und Procurement Intelligence Sie innerhalb dieses Rahmens unterstützen können.