Wo eine RFI-Software im Einkauf den Unterschied macht
Ob Marktsondierung für neue Warengruppen, ESG-Screening potenzieller Partner oder technische Eignungsabfragen – mit einer digitalen RFI-Lösung strukturieren Sie Informationsprozesse frühzeitig und gewinnen die nötige Klarheit, bevor Sie Ausschreibungen starten. FUTURA Smart macht Daten vergleichbar, reduziert manuelle Aufwände und unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen im strategischen Einkauf zu treffen.
Neue Warengruppen sourcen: Überblick über potenzielle Anbieter, Technologien und Leistungsfähigkeit gewinnen.
Lieferantenbasis erweitern: Alternativen identifizieren, um Abhängigkeiten zu reduzieren und Wettbewerb zu fördern.
Compliance & ESG sichern: Nachhaltigkeits- und Governance-Kriterien strukturiert abfragen und dokumentieren.
Internationalisierung & Nearshoring: Neue Beschaffungsmärkte erschließen und regionale Alternativen gezielt bewerten.
Taktische Informationsanfragen: Preisabfragen mit Basisinformationen kombinieren – für schnelle, fundierte Entscheidungen.
Von Excel zu Echtzeit: Wie FUTURA Smart RFIs digitalisiert
Viele Einkaufsorganisationen arbeiten bei Informationsanfragen noch mit Tabellen, E-Mails und manueller Konsolidierung – ein Prozess, der zeitintensiv ist und oft nur begrenzte Entscheidungsgrundlagen schafft.
Mit unserer RFI-Software digitalisieren Sie diesen Ablauf vollständig: Sie strukturieren Ihre Fragen zentral, erfassen Rückmeldungen automatisch und werten die Ergebnisse transparent aus. Die gewonnenen Daten fließen direkt in die Lieferantenbewertung und -auswahl ein – und machen die RFI zur fundierten Grundlage für strategische Entscheidungen im gesamten Sourcing-Prozess.
Effizient in sechs Schritten zum strukturierten Informationsprozess
Ein klar definierter, digital unterstützter RFI-Prozess verwandelt Informationsabfragen von einmaligen Aktionen in einen kontinuierlichen Wissensfluss. Als SAP-integrierte Sourcing-Lösung verbindet FUTURA Smart die Informationsanfragen, Bewertungen und Lieferantenauswahl in einem durchgängigen Workflow.
Informationsbedarf definieren
Legen Sie fest, welche Daten Sie benötigen (z. B. technische Spezifikationen, Kapazitäten oder ESG-Kriterien).
Informationsanfrage erstellen
Starten Sie aus Ihrem SAP Launchpad und erstellen Sie über das integrierte RFI-Tool von FUTURA Smart einen neuen Vorgang, hinterlegen Sie Kopfdaten und ergänzen Sie relevante Anlagen oder Bedingungen.
Fragebogen aufbauen
Erstellen Sie Fragen und Antwortoptionen, um Informationen gezielt und vergleichbar zu erfassen – von technischen Details bis zu Unternehmensdaten. Dank flexibler Fragetypen lassen sich Inhalte präzise auf Ihre Anforderungen zuschneiden.
Lieferanten auswählen und einladen
Greifen Sie auf den FUTURA-Lieferantenpool zu oder nutzen Sie synchronisierte SAP-Stammdaten. Die Einladungen an ausgewählte Lieferanten erfolgen automatisch und nachvollziehbar im System.
Anfrage veröffentlichen und verfolgen
Starten Sie Ihre Informationsanfrage mit einem Klick und behalten Sie den Bearbeitungsstatus im Blick. FUTURA Smart zeigt Rückmeldungen und Fristen in Echtzeit – für volle Transparenz während der Laufzeit.
Antworten auswerten und dokumentieren
Eingehende Informationen werden automatisch konsolidiert und nach einheitlichen Kriterien bewertet – eine objektive Entscheidungsgrundlage für Qualifizierung, Shortlist oder Folgeschritte im Sourcing.
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Digitale Fragebögen – der Schlüssel zu strukturierten Informationen
Die Qualität einer RFI steht und fällt mit der Qualität der Fragen. Lieferantenfragebögen – sogenannte Questionnaires – bilden das Herzstück jeder Informationsanfrage. Über den frei definier- und strukturierbaren Fragebogen-Generator gestalten Sie passgenaue Abfragen, erfassen Antworten standardisiert und bereiten Ergebnisse so auf, dass sie direkt in nachgelagerte Prozesse einfließen können.
Standardisiert und doch flexibel
Verwalten Sie Ihre Fragebögen zentral und passen Sie sie gezielt an unterschiedliche Anwendungsfälle an – ob für technische Anforderungen, Nachhaltigkeitskriterien, Leistungsnachweise oder Compliance-Abfragen. Sie entscheiden, welche Inhalte abgefragt werden.
Die erhobenen Daten lassen sich direkt in RFQs, Lieferantenbewertungen oder Vertragsverhandlungen übernehmen
Individuelle Gestaltung
Lieferantenfragebögen lassen sich in FUTURA Smart frei definieren, strukturieren und an jeden Anwendungsfall anpassen. Erstellen Sie beliebig viele Abschnitte mit klaren Bezeichnungen und Beschreibungen, um Lieferanten den Kontext Ihrer Anfrage zu vermitteln.
Zu jeder Frage können Sie festlegen:
ob sie verpflichtend ist,
ob Anlagen hochgeladen werden dürfen,
und mit welcher Gewichtung sie in die Gesamtbewertung einfließt.
So entsteht ein präziser, auf Ihre Anforderungen zugeschnittener Fragenkatalog – von der technischen Spezifikation bis zur ESG-Abfrage.
Flexible Antworttypen
FUTURA bietet verschiedene Fragetypen, mit denen Sie Antworten strukturiert und vergleichbar erfassen können.
Neben klassischen Textfeldern stehen unter anderem Mehrfachauswahlen, Dropdowns, Datumsauswahl und Datei-Uploads zur Verfügung.
Dadurch lassen sich sowohl einfache Angaben (z. B. Lieferzeiten, Zertifikate) als auch komplexere Leistungsnachweise abbilden.
Alle Eingaben erfolgen standardisiert – das reduziert Interpretationsspielräume und erleichtert die spätere Auswertung.
Wiederverwendbare Templates
Einmal erstellte Fragebögen können als Templates gespeichert und für künftige Informationsabfragen wiederverwendet werden.
Dadurch wird der Aufwand bei wiederkehrenden Prozessen deutlich reduziert – etwa bei Lieferantenqualifizierungen, Compliance-Abfragen oder Rahmenvertragsvorbereitungen.
Administratoren können zudem zentrale Standardfragen oder sogenannte Globaldokumente hinterlegen, die automatisch in neue Vorgänge übernommen werden.
RFI-Übersicht – alles im Blick
Behalten Sie den Überblick über alle laufenden und abgeschlossenen Informationsabfragen. In der zentralen RFI-Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Vorgänge vorbereitet, aktiv oder bereits abgeschlossen sind – inklusive Status, Fristen und beteiligter Lieferanten. So steuern Sie Ihre Informationsprozesse transparent, termingerecht und effizient.
Klare Statusübersicht
Alle Vorgänge sind in FUTURA Smart nach Status gegliedert – von In Vorbereitung über Laufend bis Abgeschlossen.
So erkennen Sie sofort, in welchem Stadium sich eine Informationsanfrage befindet.
Über das Dashboard lassen sich Vorgänge direkt öffnen, bearbeiten oder bei Bedarf löschen, solange sie sich noch in Vorbereitung befinden.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
Jede Informationsanfrage wird automatisch protokolliert – inklusive aller Änderungen, Anlagen und Kommunikationsschritte.
Sie finden jederzeit eine vollständige Übersicht über gepflegte Daten, Fristen und Anhänge.
Das erleichtert die interne Abstimmung, unterstützt Audit-Anforderungen und schafft Transparenz gegenüber Fachbereichen und Revision.
Zusammenarbeit und Nachverfolgung
FUTURA Smart informiert automatisch über neue Vorgänge, Änderungen oder eingehende Rückmeldungen.
Lieferanten erhalten Frist- und Erinnerungs-E-Mails, während Einkäufer Status-Updates direkt im System sehen. So bleiben alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand – ohne zusätzliche Abstimmung per Mail oder Telefon.
FUTURA Smart – RFI-Lösung für einfachere und bessere Entscheidungen
SCHNELL STARTKLAR
Templates und strukturierte Fragebögen reduzieren den Aufwand beim Aufsetzen – so entstehen neue RFIs in wenigen Minuten.
EINHEITLICH ERFASSEN
Alle Lieferanten beantworten dieselben Fragen im gleichen Format. Das schafft Vergleichbarkeit und spart Zeit bei Auswertung.
FREI KONFIGURIERBAR
Fragen, Bewertungskriterien und Freigaben lassen sich individuell festlegen – FUTURA passt sich Ihren Prozessen an, nicht umgekehrt.
FRISTEN AUTOMATISCH STEUERN
FUTURA erinnert automatisch an offene Antworten und Abgabetermine – das spart Nachverfolgung und verhindert Verzögerungen.
ENTSCHEIDUNGEN ABSICHERN
Strukturiert aufbereitete Informationen schaffen eine verlässliche Basis für Shortlists, Qualifizierungen und nächste Sourcing-Schritte.
DIREKT AUS SAP STARTEN
RFIs lassen sich direkt aus dem Launchpad anstoßen – mit Zugriff auf Lieferantenstammdaten aus SAP oder dem FUTURA Supplier Network.
revisionssicher dokumentieren
Jede Anfrage, Antwort und Bewertung wird automatisch protokolliert. Das garantiert Audit-Sicherheit und Compliance im gesamten Prozess.
SAP-zertifiziert • In 4–8 Wochen produktiv • Ready-to-run
Sie möchten Ihre Sourcing-Prozesse mit einer RFI-Software transparent und SAP-integriert gestalten?
Sprechen Sie mit uns über Ihre Möglichkeiten mit FUTURA Smart.
Praxisbeispiele: RFI-Software im strategischen Einkauf
Ein Versorgungsunternehmen plant ein Pilotprojekt zur Netzstabilisierung und sucht geeignete Anbieter für modulare Batteriespeicher.
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Herausforderung: Kein Überblick über technische Standards und Lebenszykluskosten.
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Kriterien: Kapazität, Skalierbarkeit, Servicekonzepte, Zertifizierungen.
- FUTURA Smart Software unterstützt durch: Standardisierte Fragebögen und automatische Auswertung nach definierten Bewertungskriterien – für transparente Vergleichbarkeit bei komplexen Technologien.
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Ergebnis: Drei shortlistfähige Anbieter identifiziert – Investitionsentscheidung in sechs Wochen vorbereitet.
Ein Automobilzulieferer möchte Fertigungskapazitäten von Asien nach Osteuropa verlagern.
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Herausforderung: Fehlende Vergleichbarkeit bei Qualität, Kapazität und Investitionsbereitschaft.
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Kriterien: Fertigungstiefe, ISO-Zertifizierungen, Lieferperformance, Finanzkennzahlen.
- FUTURA Smart Software unterstützt durch: Integration von ESG- und Qualitätskennzahlen in digitale Fragebögen und Scoringmatrix – für objektive Vorqualifizierung
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Ergebnis: Aus 25 geprüften Lieferanten wurden sieben vorqualifiziert und drei zur RFQ eingeladen.
Ein Maschinenbauer prüft, ob eine komplexe Baugruppe weiterhin intern produziert oder extern bezogen werden soll.
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Herausforderung: Unklare Kostenstruktur und fehlende Marktpreise für externe Fertigung.
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Kriterien: Fertigungskosten, Kapazitäten, Lieferzeiten, Know-how der Anbieter.
- FUTURA Smart Software unterstützt durch: Digitale Erfassung und Bewertung von Kosten-, Kapazitäts- und Leistungsdaten in einer einheitlichen Scoringmatrix.
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Ergebnis: RFI-basierte Kosten- und Leistungsbewertung führte zu einer klaren Entscheidung zugunsten externer Fertigung.
Ein Konzern möchte seine Vielzahl an IT-Dienstleistern reduzieren und Leistungsportfolios bündeln.
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Herausforderung: Unübersichtliche Vertragslandschaft und heterogene Leistungsbeschreibungen.
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Kriterien: Leistungsumfang, Servicequalität, Preisstruktur, regionale Abdeckung.
- FUTURA Smart Software unterstützt durch: Standardisierte Lieferantenfragebögen und automatische Konsolidierung der Rückmeldungen.
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Ergebnis: Durch die RFI konnten überlappende Anbieter identifiziert und Einsparpotenziale von 12 % realisiert werden.
Ein Anlagenbauer benötigt kurzfristig alternative Lieferanten für Normteile, da ein Hauptlieferant ausfällt.
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Herausforderung: Fehlende Transparenz über qualifizierte Zweitanbieter.
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Kriterien: Lieferzeit, Preisrahmen, verfügbare Stückzahlen, Mindestbestellmengen.
- FUTURA Smart Software unterstützt durch: Schnelles Aufsetzen einer standardisierten RFI mit automatisierter Lieferantenkommunikation und Echtzeitstatus.
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Ergebnis: RFI innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen, qualifizierte Anbieterbasis aufgebaut und Beschaffung ohne Produktionsverzug fortgeführt.
FAQ – häufige Fragen zur RFI Software von FUTURA
Welche Vorteile hat der Einsatz einer RFI-Software im strategischen Einkauf?
Im strategischen Einkauf geht es darum, die richtigen Partner zu identifizieren, Risiken frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine RFI-Software schafft dafür die Grundlage: Sie standardisiert Informationsabfragen, erhöht die Vergleichbarkeit und beschleunigt die Auswahl geeigneter Lieferante
Mit FUTURA Smart steht dem Einkauf dafür eine SAP-integrierte Lösung zur Verfügung, die den RFI-Prozess direkt im Beschaffungsablauf abbildet. So lassen sich Informationsabfragen, Nachweise und Bewertungen strukturiert erfassen, zentral dokumentieren und revisionssicher auswerten – ohne Systembrüche oder manuell gepfelgte Excellisten.
Was sind die Kernfunktionen der RFI-Software von FUTURA Smart?
Die RFI-Software ermöglicht es, Informationsabfragen zu potenziellen Lieferanten oder Dienstleistern strukturiert, vergleichbar und revisionssicher durchzuführen. Informationsanfragen werden vollständig digital abgebildet – von der Erstellung standardisierter Fragebögen über die Einbindung der Lieferanten bis hin zur zentralen Auswertung der Antworten.
Als Bestandteil von FUTURA Smart ist die RFI-Software nahtlos in den Beschaffungsprozess mit SAP S/4HANA integriert. Damit wird sie Teil einer durchgängigen Sourcing-Lösung, die strategische Einkaufsprozesse – von der Lieferantenqualifizierung über Ausschreibung und Angebotsbewertung bis zur Vergabe – effizient und transparent unterstützt.
Wie verbindet FUTURA Smart Lieferantenbewertung und -beurteilung?
Die Lieferantenbewertung ist der strukturierte Prozess: Kriterien werden definiert, gewichtet und anhand von Checklisten und/oder Scorecards ausgewertet. Die Lieferantenbeurteilung ist das Ergebnis dieser Auswertung, also die konkrete Einschätzung und Entscheidung des Einkaufs zur weiteren Zusammenarbeit.
FUTURA Smart verbindet die objektive Bewertung von Lieferanten mit der strategischen Beurteilung im Einkauf zu einem durchgängigen, digitalen Prozess.
In der Software werden Bewertungskriterien – etwa Qualität, Preis, ESG oder Service – systematisch erfasst, gewichtet und über Scorecards ausgewertet.
Die Ergebnisse bilden die objektive Grundlage für die Beurteilung: Einkauf und Fachbereiche können Bewertungen direkt interpretieren, kommentieren und Entscheidungen zur Qualifizierung, Entwicklung oder weiteren Zusammenarbeit ableiten.
Für welche Anwendungsfälle eignet sich die RFI-Software besonders?
Die RFI-Software von FUTURA Smart wird typischerweise eingesetzt für:
- Marktsondierungen und Lieferantenqualifizierungen –
- ESG- und Compliance-Abfragen
- Technische Eignungsprüfungen
- Make-or-Buy-Analysen und Vorentscheidungen im Sourcing
Informationsanfragen werden damit strukturiert, vergleichbar und automatisch dokumentiert – als Teil eines durchgängigen, SAP-integrierten Beschaffungsprozesses.
Wie gewährleistet die RFI-Software von FUTURA Smart Revisionssicherheit?
Die RFI-Software dokumentiert jede Informationsanfrage automatisch und lückenlos – inklusive aller Änderungen, Fristen, Uploads und Kommunikationsschritte.
Dank der SAP-nativen Integration werden Workflows, Genehmigungen und Berechtigungen direkt aus dem SAP-System übernommen. Alle relevanten Daten, Freigaben und Nachweise sind dadurch im Beschaffungsprozess vollständig nachvollziehbar – in FUTURA Smart ebenso wie im angebundenen SAP-System.
Das gewährleistet Revisionssicherheit, Auditfähigkeit und Compliance gemäß interner Richtlinien sowie ESG- und Dokumentationsanforderungen.
FUTURA: Sourcing-Software für SAP S/4HANA
Operativer Einkauf
Angebote schnell einholen, vergleichen und beauftragen.
Strategischer Einkauf
Ausschreibungen, RFIs und Vergaben strukturiert steuern
Bau- & Projekteinkauf
Bauleistungen SAP-integriert ausschreiben und auswerten.
Lieferantenmanagement
Lieferanten zentral verwalten, qualifizieren und bewerten.
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RFI im Einkauf: Wie strukturierte Marktanfragen gezielt Klarheit schaffen
Schnell starten, einfach arbeiten, flexibel skalieren – bereit für echten SAP-Einkauf?
Machen Sie Ihr S/4-System zur vollwertigen Procurement Suite – mit FUTURA. Die SAP-native Sourcing-Plattform beschleunigt die Beschaffung, senkt Kosten und schafft die Basis für durchgängige, effiziente und zukunftsfähige Sourcing-Prozesse.
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