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GAEB-Standard

Von der einstufigen Materialliste zum mehrstufigen Leistungsverzeichnis – GAEB macht den Weg frei

Im Gegensatz zur allgemeinen Dienstleistungsbeschaffung sind die Abläufe rund um Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) von Bauleistungen viel komplexer. Zudem liegen für die Beschreibungen von Bauleistungen Standards vor, die durch den gemeinsamen Ausschuss für Elektronik im Bauwesen (GAEB) seit den 80er Jahren geprägt wurden – inklusive Regelwerk, das den Datenaustausch dazu vorgibt. Dieser Datenaustausch per GAEB-Format ist in SAP nicht möglich, die Abbildung der Beschaffung und Abwicklung von Bauleistungen daher ohne Prozessintegration sehr schwierig und nur mit sehr hohem manuellem Aufwand möglich.

Transparenz kommt oft zu kurz

Sowohl fehlende Funktionalitäten als auch benutzerunfreundliches Handling zeigen, dass die Dienstleistungsbeschaffung für SAP kein Fokus ist. Einkäufer von Bauleistungen, die bei der Beschaffung und Abwicklung von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen auf branchenrelevante Formate wie dem GAEB-Standard angewiesen sind, greifen daher neben SAP auf spezialisierte AVA-Programme (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) zu. Im Sinne einer gesamtheitlichen Controlling-Strategie aus SAP heraus stellen diese jedoch IT-Insellösungen dar – eine durchgängige Transparenz im Gesamtprozess bleibt so außen vor

Der fehlende Fokus von SAP auf Dienstleistungen hat weitreichende Folgen. Aus mangelnder Anwenderfreundlichkeit werden sehr häufig ganze Leistungsverzeichnisse aggregiert auf eine einzige Position zusammengefasst und in SAP abgebildet – 1 Stück (LE) Fertigungsanlage erstellen, 1 Mio. Euro.

Was im AVA-System gepflegt wird (z. B. Aufmaße, Abschlagzahlungen, Nachträge), muss in SAP händisch nachgezogen werden. Es gibt redundante Daten und keine eindeutige Datenhaltung. Das Fehlerpotenzial bei der manuellen Übertragung der Abrechnungswerte in das SAP System bleibt hoch.

Eine differenzierte Abrechnung der erbrachten Leistung, die als Grundlage für Reportings und Kontrollmechanismen dient, kann folglich nur im externen AVA-System erfolgen, in dem auch das LV erstellt wurde. Es fehlen die Details, um in SAP gesichert Budgets zu planen und zu steuern. In Bezug auf SAP lassen sich keine Leistungen prüfen und abnehmen – und damit Obligos nicht sicher überwachen

Transparenz statt Schattensystem

Die Möglichkeit, ein GAEB-LV in einen SAP-Beleg (z. B. in eine BANF) einzulesen, ist zu kurz gegriffen und bietet keine nachhaltige Lösung. Bedingung für ein Controlling in Echtzeit ist die Übertragung ALLER Positionen bzw. Leistungszeilen eines Leistungsverzeichnisses einer Bestellung und nicht nur etwa der Kopfdaten als 1 „LE“ als aggregierte Summe nach SAP. FUTURA® überträgt GAEB-konforme Bestellungen per Knopfdruck: Dabei werden pro Position eines Leistungsverzeichnisses einzelne Leistungszeilen im SAP-System angelegt. Erst damit wird im SAP-System eine transparente Abrechnung und ein automatisierter Obligoabbau möglich und die Grundlage für ein aussagekräftiges Einkaufscontrolling gelegt.

 

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