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E-Vergabe für den Sektorenbereich – Whitepaper für die durchgängige Integration

08.11.2018, von | Kategorie: E-Vergabe, Sektorenbereich, Whitepaper
„Bei der Dienstleisterauswahl legt der Einkauf oft noch nicht die Maßstäbe an, die die DSGVO aufruft.“

Seit dem 18. Oktober 2018 müssen Ausschreibungen bzw. Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich vollständig elektronisch abgewickelt werden – und zwar in allen Einzelschritten des Vergabeprozesses. Dies bietet Unternehmen im Sektorenbereich die Chance, ihre bisherige Ausschreibungs- und Vergabepraxis auch über die E-Vergabe hinaus unter die Lupe zu nehmen. Das Whitepaper „FUTURA® im E-Vergabeprozess“ liefert einen Lösungsansatz, wie die formalen Anforderungen der E-Vergabe mit einem prozessoptimierten Ansatz aus Sicht eines ganzheitlichen E-Procurement-Systems verbunden werden können.

Titelbild vom Whitepaper "FUTURA im E-Vergabe-Prozess"

 

FUTURA® im E-Vergabeprozess
Rechtliche Prüfung eines zweistufigen Vergabeverfahrens

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E-Vergabe ist nur ein halber Schritt

Die Verpflichtung, elektronische Kommunikationsmittel zur Vergabe zu nutzen, betrifft nicht allein die Möglichkeit, Angebote einzureichen. Auch die Korrespondenz und der Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Bieter soll vollständig elektronisch abgewickelt werden. Transparenz, Rechtssicherheit und Geschwindigkeit sind das Ziel – an der praktischen Umsetzung gibt es jedoch Kritik. Von „der flickenhaften Digitalisierung des Vergaberechts“ spricht ein aktueller Artikel in Beschaffung aktuell und bezieht sich auf die große Heterogenität der Plattformlösungen und unzureichende landes- und kommunalübergreifende Lösungen, die den Bietern das Leben unnötig schwer machen. Doch auch aus der Sicht der Sektorenauftraggeber, die mit der Digitalisierung den Anspruch auf Prozessoptimierung verbinden, ist die E-Vergabe nur ein halber Schritt.

Denn Auftraggebern bleibt es überlassen, welcher elektronischen Mittel sie sich bedienen, solange diese Instrumente, Vorrichtungen und technischen Merkmale diskriminierungsfrei gestaltet sind, sie allgemein verfügbar sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Interessant dabei ist, dass für die Abwicklung einer Vergabe bzw. Ausschreibung nicht durchgängig ein bestimmtes elektronisches Mittel vorgeschrieben ist. Folgerichtig stehen mögliche Übermittlungswege für Angebote, d. h. per E-Mail oder Upload, gleichberechtigt nebeneinander und auch das PDF-Dateiformat erfüllt die Anforderungen an die elektronische Kommunikation – selbst wenn es eine anschließende analoge, d. h. manuelle, Angebotsverarbeitung nach sich zieht. 

Das macht deutlich: Nach wie vor ist die E-Vergabe nur ein Teilbereich der elektronischen Beschaffung. Im Vordergrund steht die formale Abwicklung des Vergabeverfahrens, nicht jedoch eine über den elektronischen Datenaustausch zwischen Vergabestelle und Bieter hinausreichende Prozessoptimierung.

Weiterer Fahrplan der E-Vergabe

Im Sektorenbereich, zu dem z. B. Energie- und Trinkwasserversorger, Stadtwerke und Verkehrsbetriebe gehören, findet das Vergaberecht auf Ausschreibungen für Liefer- und Dienstleistungsaufträge aktuell ab 443.000 Euro Anwendung; im Bereich der Bauaufträge aktuell ab 5.548.000 Euro. Alle zwei Jahre passt die EU-Kommission die Werte an. Doch neben diesem sogenannten Oberschwellenbereich werden auch die Konsequenzen der Unterschwellen-Vergabeordnung (UVgO) in den Fokus rücken. Es wird in weiten Teilen eine Angleichung der formalen und materiellen Regelungen zwischen beiden Vergabebereichen geben.

Neben den klassischen öffentlichen Auftraggebern, also Städten, Gemeinden und Kreisen sowie deren Eigenbetrieben, können durch die Bundesländer auch privatisierte kommunale Auftraggeber, also etwa kommunale Eigengesellschaften, der UVgO unterworfen sein. Und für alle gilt: Ab dem 01. Januar 2019 müssen diese Auftraggeber grundsätzlich die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten mithilfe von elektronischen Mitteln akzeptieren. Und ab spätestens dem 01. Januar 2020 wird die E-Vergabe im Bereich der nationalen Vergabeverfahren, also unterhalb der genannten Schwellenwerte verpflichtend eingeführt werden. Bereits heute ist die Unterschwellen-Vergabeordnung in einzelnen Bundesländern in Kraft.

E-Sourcing, E-Vergabe und SAP-Integration

Die Fragen danach, wie viele und welche Art Ausschreibungen durchgeführt, wie aktuell Angebote derzeit ausgewertet werden und welchen Stellenwert eine Weiterverarbeitung in Drittsystemen wie SAP hat, lenkt den Blick auf die Prozesseffizienz in der digitalen Beschaffung – also noch über den engeren Fokus der E-Vergabe hinaus.

Infografik zu dem Digitalisierungssansetz Futura E-VergabeGenau hierauf ist die Collaboration Plattform FUTURA® ausgerichtet. Sie verfolgt den Ansatz, den Beschaffungsprozess übergreifend zu standar­disieren und zu automatisieren und damit eine End-to-End Vernetzung herzustellen. Die elektronische Abwicklung der Kommunikation und der Informationsaustausch beziehen sich nicht nur auf den Verga­beprozess, sondern abteilungsübergreifend auch auf Workflows, angefangen von der Planung über den Einkauf bis hin zur Abrechnung. Wie kann die E-Vergabe mit ihren ganz eigenen formalen Anforderungen in einen solchen Rahmen integriert werden? Die Implementierung eines zweistufigen Vergabeverfahrens bietet hier eine Lösung.

Whitepaper zum zweistufigen E-Vergabeverfahren

Ein zweistufiges Vergabeverfahren mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb sichert die Vorteile, die formalen Anforderungen der E-Vergabe mit einem prozessoptimierten Ansatz aus Sicht des E-Procurement zu verbinden.

Hierbei könnte die 1. Stufe, d. h. die Bekanntmachung und der öffentliche Teilnahmewettbewerb, über eine Online-Vergabeplattform wie z. B. SIMAP erfolgen. Die 2. Stufe, also die Einladung der im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bieter zur Angebotsabgabe, dann über FUTURA®. Das erfüllt in einem Zug gleich zwei Anforderungen: Die Veröffentlichung der Vergabe bzw. Ausschreibung über die einschlägigen Medien und Kanäle und eine Überführung der E-Vergabe in einen End-to-End Prozess mit dem Vorteil der medienbruchfreien Nutzung der Ausschreibungsergebnisse in Dritt-Systemen wie SAP.

Das Whitepaper FUTURA® im E-Vergabeprozess skizziert beispielhaft, wie ein solches zweistufiges Vergabeverfahren rechtssicher gestaltet werden kann und beinhaltet eine fundierte juristische Prüfung als Entscheidungsgrundlage. Das Whitepaper kann hier angefordert werden.

„Bei der Dienstleisterauswahl legt der Einkauf oft noch nicht die Maßstäbe an, die die DSGVO aufruft.“
Geschrieben von:
Hartmut Schwadtke

„Vom digitalen Gebäudemodell zur Workflow Engine“

Architekt, Schrittmacher, Gründer und Geschäftsführer von Futura Solutions. Eine konsequente Prozesssicht ist sein Antrieb und gleichzeitig Schwerpunkt seiner Blogbeiträge: Vernetzung, Kollaboration und Prozessoptimierung in der Dienstleistungsbeschaffung.

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