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Egal ob Pokal oder Gesichter: Sie müssen bewusst umdenken, um das jeweils andere Motiv in den Fokus zu nehmen. Ähnlich ist es bei der Analyse Ihrer Beschaffungsprozesse und der Spezifikation der Anforderungen im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts. Der Blick für den Gesamtprozess erfordert es, dabei nicht in einzelnen Funktionsbereichen zu denken – insbesondere wenn das SAP-System im Zuge einer digitalen Durchgängigkeit in der Dienstleistungsbeschaffung eingebunden werden soll.
Vor der Lösung stehen die Anforderungen – es klingt einfach und doch ist gerade dieser Schritt vielfach eine Herausforderung für Projektverantwortliche. Häufig müssen bei einem digitalisierten Beschaffungsprozess – im Unterschied zur analogen Handhabung mit ggf. vielen Medienbrüchen – gemeinsame Strukturen entwickelt werden. Dies wird schwieriger, wenn gewohnte Funktionen im Vordergrund stehen. Gerade im Bereich der Dienstleistungsbeschaffung sind einige Spezifika zu berücksichtigen, die durch die Möglichkeiten des SAP-Systems vorgegeben bzw. reduziert sind.
Dass SAP jedoch mehr kann wie nur Lean Services, d. h. einfache einstufige Dienstleistungen, abzubilden, haben wir in zahlreichen Projekten mit SAP-Integration gezeigt – ebenfalls bereits in S/4HANA. Denn auch die im AVA-Prozess üblichen mehrstufigen Leistungsverzeichnisse sind über SAP verarbeitbar, und zwar mit sämtlichen Details. Bestellungen in „LE“ und manuelle Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen im PDF-Format werden so obsolet. Und erst das macht den Weg frei für eine vollständige Digitalisierung der Dienstleistungsbeschaffung.
Kern bei Investitionsprojekten sind Bedarfsdefinition und die Planung sowie Ausschreibung der vorher geplanten Bedarfe, also der klassische AVA-Prozess. Durch die nahtlose Vernetzung mit dem SAP-System wird zudem ein Echtzeit-Bauprojektcontrolling möglich, einschließlich der Abbildung von Sicherheitseinbehalten und Gegenrechnungen.
Oftmals zu klein und aufwendig, um die sie auszuschreiben, jedoch zu groß, um sie über einen Rahmenvertrag abzuwickeln: Der Einsatz alternativer Beschaffungsstrategien sorgt bei Maßnahmen der Neu- und Umnutzung nicht nur für Transparenz, sondern für eine effiziente Beschaffung und damit verbunden wirtschaftliche Kosten.
Bei der laufenden Instandhaltung oder auch Instandsetzung im Störungsfall kommen viele Kleinmaßnahmen zusammen. Der Rückgriff auf Rahmenverträge beschleunigt nicht nur deren Abwicklung, sondern entlastet auch den Einkauf von operativen Tätigkeiten, da sie – bis zu jeweils festgelegten Wertgrenzen – flexibel durchgeführt werden können.
Noch mehr als die technologischen Aspekte haben uns die Art und Weise überzeugt, wie Futura Solutions an die Zielsetzung herangegangen ist und wie wir in enger Zusammenarbeit dabei mitgenommen worden sind. Das hat uns enorm geholfen, das Projekt zu strukturieren.
Für uns gilt der Best-Practice-Ansatz in zweierlei Hinsicht: Nicht nur bei der Entwicklung unserer Lösungen und ihrer letztlichen IT-technischen Implementierung, sondern bereits in unserem Beratungsansatz, mit dem wir unsere Kunden früh im Entscheidungsprozess begleiten und unterstützen.
Neu denken, smart umsetzenDer Schritt von IT-Insellösungen hin zur digitalen Durchgängigkeit bei Beschaffungsprozessen erfordert ein hohes Transformationsvermögen, technisch wie hinsichtlich organisatorischer Prozesse. Unser Beratungsansatz basiert auf unserer langjährigen Projekterfahrung, Unternehmen von der Analyse bestehender Strukturen sowie Prozesse und vorhandener Softwarelösungen über die Erarbeitung der Sollprozesse bis hin zum Best-Practice-Lösungskonzept zu führen.
Dienstleistungsbeschaffung mit SAP – ohne in SAP zu arbeitenFUTURA® schließt die Lücke, die sich aus den Einschränkungen des Simplifizierungskurses von SAP auf die Dienstleistungsbeschaffung ergeben, und spielt die Stärke insbesondere beim Handling rund um mehrstufige Leistungsverzeichnisse und dem GAEB-Datenaustauschformat aus. Die Cloud-basierte Lösung schafft die Basis für eine lückenlose Belegkette in SAP und digitale Durchgängigkeit in den Prozessen der Dienstleistungsbeschaffung: SAP wie ferngesteuert – von allen beteiligten Akteuren.
Unser Best-Practice-Ansatz stellt Standards mithilfe von Integrationsbausteinen in die SAP-Welt in den Mittelpunkt, die mit einem geringen Pflegeaufwand und hoher Wirtschaftlichkeit verbunden sind.
Mit Best‐Practice‐Beratung auf kurzem Weg zu durchgängig SAP-integrierten Prozessen
Durchblick auf Abruf – elektronische Abwicklung aller Einkaufsprozesse
Von der manuellen Datenübertragung zur automatischen Integration
Standardisierter und automatisierter Ausschreibungsprozess und automatisierter Preisspiegel
Dokumentierte und standardisierte Bestell- und Abrechnungsprozesse
Anpassen und Ändern von Bestellungen für ein Echtzeit-Controlling und Steuerungsmöglichkeiten
Jederzeit die Übersicht wer wann was geleistet hat
Zugriff auf die vom Dienstleister erfassten Daten
Die Prüfung auf die erbrachte Leistung verlagern
Hartmut Schwadtke
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300
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