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FUTURA-Rollout

Schlanke Abläufe für Ihren zügigen Start mit FUTURA®

Mit festen Prozessabläufen sorgen wie für Ihren zügigen Produktivstart. Standardisierte Integrationsbausteine in das SAP ERP-System oder SAP S/4HANA helfen dabei, die Implementierung von FUTURA® so schnell und wirtschaftlich wie möglich zu gestalten. Klarheit über Ihre Anforderungen schafft die vorgelagerte Analyse-Phase, die Ihre geforderten Geschäftsprozessabläufe abbildet und den Leistungsumfang von FUTUR festlegt. Ein standardisiertes Vorgehensmodell erleichtert eine systematische Koordination des FUTURA-Rollouts im Anschluss.

Organisation

Für den reibungslosen Projektablauf hat sich die Organisation in Form eines Projektlenkungsausschusses, der mit Mitgliedern von Kundenseite und von Futura Solutions besetzt ist, bewährt. Er überwacht den Projektfortschritt und prüft die Dokumentationen der jeweiligen Stufen. Die ebenfalls beidseitig eingesetzten Projektleiter planen und steuern alle Aktivitäten und berichten dem Projektlenkungsausschuss.

Basissystemcheck

Der Basissystemcheck dient zur Vorbereitung des technischen Rollouts und findet im Rahmen eines Workshops bei Ihnen vor Ort statt. Er dient dazu, die Voraussetzungen für eine reibungslose Implementierung der standardisierten SAP-Integrationsbausteine zu schaffen und z. B. mögliche Modifikationen des SAP-Systems zu identifizieren, die vom Standard abweichen. Zudem wird der „Kommunikationsweg der Systeme“ abgestimmt und festgelegt. Die Ergebnisse dieses Basissystemchecks werden in einem detaillierten Protokoll festgehalten, die Basis für das Grundcustomizing.

BAPIs (Business Application Programming Interface)

Die SAP-Integrationen basieren auf standardisierten bidirektionalen Echtzeit-Schnittstellen. Dabei werden größtenteils standardisierte Programmierschnittstellen der SAP-Business-Objekte, sogenannte BAPIs (Business Application Programming Interface) verwendet, über die externe Programme auf die Daten und Geschäftsprozesse des SAP-Systems zugreifen können.

BAPIs sind unabhängig von verwendeten Programmiersprachen und Kommunikationsmechanismen und spielen daher eine wesentliche Rolle bei dem – über die technische Integration hinausgehenden – betriebswirtschaftlichen Datenaustausch. Erst das ermöglicht eine interaktive Bedienung von SAP über FUTURA: Das kombinierte Error-Handling zeigt unmittelbar den Verarbeitungsstand des Datenaustauschs an und gewährleistet, dass Anwender in nur einem System arbeiten müssen.

Integrationsbausteine

Das interoperable Arbeiten zwischen FUTURA und SAP basiert hingegen darauf, Änderungen in den Geschäftsprozessen automatisiert und interaktiv anzustoßen. Dafür ruft FUTURA direkt Funktionsbausteine in SAP-Backend, ob ECC (R/3) oder S/4HANA auf und sorgt im Hintergrund für eine nahtlose und vollständige Belegkette in SAP. Je nach Prozessablauf kommen verschiedene standardisierte Integrationsbausteine – einzeln oder in Kombination – in den Bereichen strategische Beschaffung, operative Beschaffung sowie Investitionsgüterbeschaffung zum Einsatz.

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Kommunikation der Systeme

Die Kommunikation zwischen den Systemen erfolgt über Webservices. Für die Datenübermittlung aus dem SAP-System an die FUTURA Plattform können wahlweise Idocs (ALE) oder eine reine eSOA-Kommunikation (Enterprise Service Oriented Architecture) genutzt werden. Damit kommt die offene serviceorientierte Architektur (SOA) der SAP NetWeaver-Plattform zum Einsatz.

FUTURA® Business Gateway (FBG)

Das FBG (FUTURA Business Gateway) ist die von Futura Solutions selbst entwickelte Middleware und Integrationsplattform, die für den spezifischen Datenaustausch optimiert ist. Insbesondere bei der Dienstleistungsabwicklung und seinen umfänglichen Daten müssen diese sicher und schnell zwischen den Systemen transportiert werden. Dafür sorgt das FBG. Es verbindet die FUTURA Plattform mit der SAP-Umgebung. Die erforderlichen Daten werden mit Webservices im XML-Format übertragen. Zum Einsatz kommen SAP-Standards wie BAPIs und Idocs. Je nach Schnittstelle werden die Daten synchron (Realtime-Aufruf), also in Echtzeit, übertragen oder asynchron (Batch-Input-Verfahren). Die IDocs werden automatisiert in XML-Strukturen konvertiert.

Implementierung

Die Ergebnisse des Basissystemchecks fließen in ein Protokoll ein. Dieses stellt die Grundlage für die Implementierung dar und dient als Richtschnur für den technischen Rollout. Nach den Vorgaben aus der Analyse-Phase und der Festlegung der Geschäftsprozessabläufe werden die SAP-Integrationsbausteine zusammengestellt und damit der Transportauftrag konfektioniert. Die „Kommunikation der Systeme“ wird hergestellt und das Grundcustomizing vorgenommen. Dabei werden Webservices eingerichtet und Belegarten sowie die Nachrichtensteuerung gepflegt. Daraufhin erfolgt die Qualitätssicherung und Freigabe für den Transport in die Systeme.

Transportaufträge

Im Anschluss werden die SAP-Integrationsbausteine (im FUTURA-Namensraum) in das Entwicklungssystem des Kunden über den sogenannten SAP-Transportauftrag eingespielt. Nach der Durchführung der erforderlichen Konfigurationen für die FUTURA-Prozesse werden später von hier die Integrationsbausteine in das Qualitätssicherungssystem (Q-System) sowie Produktivsystem (P-System) transportiert.

Systemanbindung

Es gilt nun, das SAP-System des Kunden sicher an die Cloud-basierte FUTURA Plattform anzubinden. Jedes Unternehmen hat dafür eigene Richtlinien, die einzuhalten sind. Ob Herstellen der Kommunikation der Systeme über z. B. VPN-Tunnel oder SSL-Verschlüsselung und sonstige Sicherheitsmechanismen – für Futura Solutions selbstverständlich.

Grundcustomizing

Im Rahmen des Grundcustomizing erfolgen die Einstellungen im SAP-System, je nachdem welche Geschäftsprozessabläufe ausgerollt werden sollen. In diesem Schritt werden z. B. spezifische Belegarten angelegt und auch die Nachrichtensteuerung wird entsprechend konfiguriert. Gleichzeitig werden die Grundeinstellungen für die Webservice-Kommunikation durchgeführt und die Service-Definition im SOA-Management zugewiesen.

Umfangreiche Dokumentationen ermöglichen es unseren Kunden, die Einstellungen und das Customizing selbst vorzunehmen. Noch einfacher geht es natürlich Mithilfe unserer Experten, die ebenfalls kundenindividuelle Erweiterungen realisieren und umsetzen.

Qualitätssicherung und Dokumentation

Wenn es sich um den Standard-Leistungsumfang handelt, werden die Standard-Testszenarien herangezogen. Kommen Erweiterungen zum Tragen, werden diese entsprechend fortgeschrieben. Verlaufen die Tests erfolgreich, stellen wir anschließend dem Kunden die Unterlagen zur Verfügung, die zur selbstständigen Durchführung des Integrationstests erforderlich sind. Der Integrationstest umfasst funktionale Schnittstellentests zur Überprüfung der Betriebsbereitschaft und erstreckt sich ebenfalls auf die Prüfung von kundenspezifischen Erweiterungen bzw. Entwicklungen. Die Abnahme bzw. Freigabe erfolgt im vorgeschalteten Q-System (Qualitätssicherungssystem). Verläuft sie erfolgreich, steht dem Transport und dem Customizing im P-System (Produktivsystem) nichts mehr im Weg.

Schulung und Support

In der Praxis hat sich im Bereich Schulung der Train-the-Trainer-Ansatz bewährt. Ausgewählte Personen mit guter Unternehmenskenntnis und seiner Prozesse werden zu Key-Usern ausgebildet. Sie arbeiten über die gesamte Projektlaufzeit eng mit den Beratern von Futura Solutions zusammen und unterstützen die Anwender in Ihrem Unternehmen nach der Produktivsetzung. Der Support steht allen Anwendern kostenfrei zur Verfügung, auch Bietern und Lieferanten, um optimale Arbeitsergebnisse zu erhalten.

Schulungsunterlagen

Die umfangreichen Schulungsunterlagen sind in der Regel rollenspezifisch aufgebaut und zeigen den Anwendern die grundsätzlichen Funktionen in den entsprechenden Bereichen der Software. Dabei bietet sich an, aus dem Lösungskonzept eine Verfahrensanweisung für die einzelnen Akteure zu entwickeln. Sie beinhalten die Ablaufgrafik der Geschäftsprozesse und die kommentierten Screenshots für die jeweiligen für die Rolle relevanten Funktionen. 

Online-Schulungen

Nach Akteuren aufgeschlüsselte Online-Schulungen geben viel Raum zum Üben, um das Wissen zu festigen. Individuelle Schulungen zur Vertiefung des Wissens folgen nach meist vier bis sechs Wochen bzw. nach Bedarf. Die flexiblen Online-Schulungen helfen nicht nur, das Arbeiten im Homeoffice in den Arbeitsalltag zu integrieren, sondern ermöglichen es auch, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus verschiedenen Standorten gleichzeitig zu schulen.

 

Präsenzschulung

In den meisten Fällen ist eine Anwender- bzw. Train-the-Trainer-Schulung beim Kunden vor Ort sinnvoll. Abläufe und Eingaben lassen sich mit z. B. dem Zugriff auf das eigene SAP ERP-System am nachhaltigsten schulen.

Review

Nach einem Zeitraum von ca. drei bis sechs Monaten wird ein erster Review-Termin anberaumt, um gemeinsam die eingeführten Prozessabläufe in Augenschein zu nehmen und Ansätze für weitere Optimierungen zu identifizieren.

 

Solution Paper

Der Schritt von IT-Insellösungen hin zur digitalen Durchgängigkeit bei Beschaffungsprozessen erfordert ein hohes Transformationsvermögen, technisch wie hinsichtlich organisatorischer Prozesse. Unser Beratungsansatz basiert auf unserer langjährigen Projekterfahrung, Unternehmen von der Analyse bestehender Strukturen sowie Prozesse und vorhandener Softwarelösungen über die Erarbeitung der Sollprozesse bis hin zum Best-Practice-Lösungskonzept zu führen.

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