Best-Practice-Beratung

Herzstück der FUTURA Best-Practice-Beratung ist das sogenannte Vorprojekt. Hier geht es darum, in einem äußerst überschaubaren Zeitraum gemeinsam die detaillierten Grundlagen für das Lösungskonzept zu erarbeiten.

• Um im Workshop gleich zielgerichtet einzusteigen und zu diskutieren, hat es sich bewährt, eine dokumentierte Voranalyse voranzustellen. Sie fasst die Ergebnisse aus Interview und Analyse der zur Verfügung gestellten Unterlagen zusammen. Darüber hinaus beinhaltet sie erste Optimierungsansätze, die in anschauliche Prozessgrafiken überführt werden.
• Wir legen viel Wert darauf, Anforderungen mit Ihnen gemeinsam zu diskutieren und systematisch zu analysieren. Dabei hinterfragen wir stets die Anforderungen, um die wesentlichen Kriterien herauszuarbeiten. Im Kontext des Gesamtprozesses ergeben sich dann häufig in der Diskussion mit Kunden ganz neue Aspekte. Entscheidend ist, die Stärken und Schwächen von Prozessen sowie deren jeweiligen Ursachen genau herauszuarbeiten und mit den Projektzielen laufend abzugleichen.
• Die Vorstudie schreibt daher entsprechend die Voranalyse fort. Damit ist sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten einheitlich auf eine vollständige Dokumentation zurückgreifen können – Änderungen und Ergänzungen fließen ebenfalls in die Vorstudie ein und münden schließlich in das Lösungskonzept. Es beinhaltet detailliert die einzelnen Prozesse und Anforderungen auf Kundenseite, die in FUTURA abgebildet werden sollen. Ebenfalls enthalten: eine Beschreibung, wie die verschiedenen Systeme technisch miteinander verbunden und die Datenintegration untereinander erfolgen soll.

Dass SAP jedoch mehr kann wie nur Lean Services, d. h. einfache einstufige Dienstleistungen abzubilden, haben wir in zahlreichen Projekten mit SAP-Integration gezeigt – ebenfalls bereits in S/4HANA.

Denn auch die im AVA-Prozess üblichen mehrstufigen Leistungsverzeichnisse sind über SAP verarbeitbar, und zwar mit sämtlichen Details. Bestellungen in „LE“ und manuelle Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen im PDF-Format werden so obsolet. Und erst das macht den Weg frei für eine vollständige Digitalisierung bei der Beschaffung von Dienstleistungen.

Es klingt einfach: Vor der Lösung stehen die Anforderungen. Und doch ist gerade dieser Schritt vielfach eine Herausforderung für Projektverantwortliche. Häufig müssen bei einem digitalisierten Beschaffungsprozess gemeinsame Strukturen entwickelt werden und dies wird schwieriger, wenn gewohnte Funktionen im Vordergrund stehen. So gilt es, sich bei Digitalisierungsprojekten zunächst zu „befreien“ und nach Möglichkeit abstrakt mit den eigenen Anforderungen umzugehen.

Wir fragen und insbesondere hinterfragen viel. Das tun wir mithilfe bewährter Methoden und Instrumente – und in der Überzeugung, dass dies der Schlüssel dafür ist, standardisierte Prozessworkflows auf der einen Seite und unternehmensindividuelle Gegebenheiten auf der anderen Seite zusammenzubringen.

• Wo benötigen einzelne Schritte besonders lang und warum?
• Wann und wo wird ein manueller Prozess angestoßen, was sind die Gründe?
• Wer arbeitet heute in welchem System?
• Wie sieht es mit der Kompatibilität verschiedener Datenstrukturen und Abläufe aus?

Nur so kann sichergestellt werden, dass neu definierte Abläufe und Workflows dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren – und dass nicht lediglich Symptome angegangen werden. Wir sensibilisieren für Aspekte, die bislang nicht bedacht wurden, und liefern Entscheidungshilfen bei daraus folgenden Prozessalternativen.

SAP gibt den Takt vor. Für die Prozessvernetzung mit SAP halten wir insgesamt mehr als 35 standarisierte Integrationsbausteine vor. Im Rahmen des Vorprojekts gilt es nun, das Prozessdesign vorzunehmen und mit diesen Bausteinen den Prozessablauf so zusammenzusetzen, wie er vom Kunden benötigt wird. Auch die Workflows sind zudem im Sinne von Best Practice standardisiert und modellierbar. Dank Workflow-Engine lassen Sie sich flexibel auf unternehmensindividuelle Gegebenheiten konfigurieren.

Wir verschaffen einen Überblick und klären Fragen wie:  

• Welche Optionen hält SAP für die Dienstleistungsbeschaffung bereit?
• Wo liegen die funktionalen Grenzen des SAP-Systems?
• Was ist zu tun, um eine Kompatibilität der Datenstrukturen und Abläufe herzustellen?
• Was verändert sich bei den Beschaffungsprozessen mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA?

Erfahren Sie mehr zu Best Practice als unser durchgehender Leitfaden:

Wie die FUTURA-Methode mit einer Integration von Daten, Prozessen und Systemen den Weg für eine einfachere und workflowgesteuerte Zusammenarbeit aller beteiligten Akteure freimacht