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Lösung out of the Box

Wir mögen schlanke Abläufe: Vier Phasen für Ihren zügigen Start mit FUTURA

Analyse, Implementierung, Einführung, Betreuung: Als Out-of-the-Box-Lösung sorgen wir mit festen Prozessabläufen in vier Phasen für Ihren zügigen Start mit FUTURA. Klarheit über Ihre Anforderungen schafft die standardisierte Analyse-Phase, die Ihre geforderten Geschäftsprozessabläufe abbildet und den Liefer- und Leistungsumfang festlegt. Dies fließt nach der Implementierung sowohl in das anschließende Trainingskonzept der Einführungsphase mit herein als auch später in den laufenden Support.

Für den reibungslosen Projektablauf hat sich die Organisation in Form eines Projektlenkungsausschusses, der mit Mitgliedern von Kundenseite und von Futura Solutions besetzt ist, bewährt. Er überwacht den Projektfortschritt und prüft die Dokumentationen der jeweiligen Stufen. Die ebenfalls beidseitig eingesetzten Projektleiter planen und steuern alle Aktivitäten und berichten dem Projektlenkungsausschuss.
Je Teilbereich werden seitens des Kunden Key-User benannt. Ihre Hauptaufgaben bestehen in der Mitarbeit bei Analyse, Konzeption, Implementierung, Test der Anwendung, Übernahme des Systems nach der Betriebsbereitschaft sowie dem Know-how-Aufbau zur späteren internen Betreuung.

Auf die genaue Spezifikation Ihrer Anforderung legen wir viel Wert. In einem Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die Grundlagen – das gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass die Leistungsanforderungen klar beschrieben, strukturiert und fixiert sind und Sie auch das erhalten, was Sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen.

Entscheidend ist, dass FUTURA Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen adäquat abdeckt. Die Anforderungsanalyse besteht aus drei Stufen. Die Ist-Analyse untersucht die im Einsatz befindlichen Systeme und Prozesse und berücksichtigt dabei die Übernahme von Daten aus Altsystemen. Im Soll-Konzept werden die Geschäftsprozesse als Anwendungsfälle strukturiert abgebildet.

Das Lösungskonzept basiert auf den Anwendungsfällen des Soll-Konzepts und beschreibt, heruntergebrochen bis auf Funktionsebene detailliert die einzelnen Prozesse und Anforderungen auf Kundenseite, die in FUTURA abgebildet werden sollen. Dazu gehört auch eine Beschreibung, wie die verschiedenen Systeme organisatorisch miteinander verbunden und der Datenaustausch untereinander erfolgen soll.

Zu Beginn der Implementierung steht der Basissystemcheck. Dieser Termin hat das Ziel, umfassend vor Ort bei Ihnen die Voraussetzungen für eine reibungslose Implementierung der standardisierten SAP-Integrationsbausteine zu schaffen und z. B. mögliche Modifikationen des SAP ERP-Systems zu identifizieren, die vom Standard abweichen. Zudem wird der „Kommunikationsweg der Systeme“ abgestimmt und festgelegt, denn alles muss sicher sein und den Erfordernissen des Kunden entsprechen.

Die Ergebnisse fließen in ein Protokoll ein. Dieses stellt die Basis für die Implementierung dar und dient als Richtschnur für den technischen Rollout. Nach den Vorgaben aus der Analyse-Phase und der Festlegung der Geschäftsprozessabläufe wird der Transportauftrag konfektioniert. Die „Kommunikation der Systeme“ wird hergestellt und das Grundcustomizing vorgenommen. Dabei werden Webservices eingerichtet und Belegarten sowie die Nachrichtensteuerung gepflegt. Daraufhin erfolgt die Qualitätssicherung und Freigabe für den Transport in die weiteren Systeme (Qualitätssicherungssystem (Q-System), Produktivsystem (P-System)) und der Feststellung der Betriebsbereitschaft.

In der Praxis hat sich im Bereich Schulung der Train-the-Trainer-Ansatz bewährt. Ausgewählte Personen mit guter Unternehmenskenntnis und seiner Prozesse werden zu Key-Usern ausgebildet. Sie arbeiten über die gesamte Projektlaufzeit eng mit den Beratern von Futura Solutions zusammen und unterstützen die Anwender in Ihrem Unternehmen nach der Produktivsetzung. Schulungsunterlagen sind in der Regel rollenspezifisch aufgebaut. Dabei bietet sich an, aus dem Lösungskonzept eine Verfahrensanweisung für die einzelnen Akteure zu entwickeln. Sie beinhalten die Ablaufgrafik der Geschäftsprozesse und die kommentierten Screenshots für die jeweiligen für die Rolle relevanten Funktionen.

Grafik Phase 4 "Betreuung" des Out-of-the-Box-Ablaufes

Nach der Einführung von FUTURA steht der Support allen Anwendern kostenfrei zur Verfügung, auch Bietern und Lieferanten, um optimale Arbeitsergebnisse zu erhalten. Nach einem Zeitraum von ca. drei bis sechs Monaten wird ein erster Review-Termin anberaumt, um gemeinsam mit Ihnen die eingeführten Prozessabläufe in Augenschein zu nehmen und Ansätze für weitere Optimierungen zu identifizieren.

 

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