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Best-Practice-Beratung

Weg vom grünen Tisch: mit Best Practice zum Lösungskonzept

Der Schritt von IT-Insellösungen hin zur digitalen Durchgängigkeit bei Beschaffungsprozessen erfordert ein hohes Transformationsvermögen, technisch wie hinsichtlich organisatorischer Prozesse – und umso mehr, wenn das SAP-System zukünftig eine noch wichtigere Rolle bei der Dienstleistungsbeschaffung spielen soll. Unser Beratungsansatz basiert auf unserer langjährigen Projekterfahrung, Unternehmen von der Analyse bestehender Strukturen sowie Prozesse und vorhandener Softwarelösungen über die Erarbeitung der Sollprozesse bis hin zum Best-Practice-Lösungskonzept zu führen.

Mit IT- und Branchen-Know-how hat Futura Solutions uns geholfen, unseren Blick zu öffnen – und uns ein stückweit vom Status quo und auch unseren bisherigen Anforderungen zu lösen. Überhaupt ein Gefühl zu bekommen, was wir eigentlich wollen. Die Vorstudie liefert eine sehr gute Entscheidungsgrundlage.

Mission „Digitalisierung der Prozesslandschaft“

Wenn es darum geht, abteilungs- und systemübergreifend Prozesse einheitlich und durchgängig zu gestalten, müssen einige Brücken gebaut und dafür Transformationsleistungen erbracht werden. Gerade im Bereich der Dienstleistungsbeschaffung sind in diesem Fall einige Spezifika zu berücksichtigen, die durch die Möglichkeiten des SAP-Systems vorgegeben bzw. reduziert sind.

Unser Ansatz: Hinterfragen und Konsequenzen aufzeigen

Herzstück der FUTURA Best-Practice-Beratung ist das sogenannte Vorprojekt. Hier geht es darum, in einem äußerst überschaubaren Zeitraum gemeinsam die detaillierten Grundlagen für das Lösungskonzept zu erarbeiten.

  • Um im Workshop gleich zielgerichtet einzusteigen und zu diskutieren, hat es sich bewährt, eine dokumentierte Voranalyse voranzustellen. Sie fasst die Ergebnisse aus Interview und Analyse der zur Verfügung gestellten Unterlagen zusammen. Darüber hinaus beinhaltet sie erste Optimierungsansätze, die in anschauliche Prozessgrafiken überführt werden.
  • Wir legen viel Wert darauf, Anforderungen mit Ihnen gemeinsam zu diskutieren und systematisch zu analysieren. Dabei hinterfragen wir stets die Anforderungen, um die wesentlichen Kriterien herauszuarbeiten. Im Kontext des Gesamtprozesses ergeben sich dann häufig in der Diskussion mit Kunden ganz neue Aspekte. Entscheidend ist, die Stärken und Schwächen von Prozessen sowie deren jeweiligen Ursachen genau herauszuarbeiten und mit den Projektzielen laufend abzugleichen.
  • Die Vorstudie schreibt daher entsprechend die Voranalyse fort. Damit ist sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten einheitlich auf eine vollständige Dokumentation zurückgreifen können – Änderungen und Ergänzungen fließen ebenfalls in die Vorstudie ein und münden schließlich in das Lösungskonzept. Es beinhaltet detailliert die einzelnen Prozesse und Anforderungen auf Kundenseite, die in FUTURA abgebildet werden sollen. Ebenfalls enthalten: eine Beschreibung, wie die verschiedenen Systeme technisch miteinander verbunden und die Datenintegration untereinander erfolgen soll.
Brücke zwischen den Welten

Dass SAP jedoch mehr kann wie nur Lean Services, d. h. einfache einstufige Dienstleistungen, abzubilden, haben wir in zahlreichen Projekten mit SAP-Integration gezeigt – ebenfalls bereits in S/4HANA.

Denn auch die im AVA-Prozess üblichen mehrstufigen Leistungsverzeichnisse sind über SAP verarbeitbar, und zwar mit sämtlichen Details. Bestellungen in „LE“ und manuelle Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen im PDF-Format werden so obsolet. Und erst das macht den Weg frei für eine vollständige Digitalisierung der Dienstleistungs-beschaffung.

Orientierung und Handlungsempfehlungen

Es klingt einfach: Vor der Lösung stehen die Anforderungen. Und doch ist gerade dieser Schritt vielfach eine Herausforderung für Projektverantwortliche. Häufig müssen bei einem digitalisierten Beschaffungsprozess gemeinsame Strukturen entwickelt werden und dies wird schwieriger, wenn gewohnte Funktionen im Vordergrund stehen. So gilt es, sich bei Digitalisierungsprojekten zunächst zu „befreien“ und nach Möglichkeit abstrakt mit den eigenen Anforderungen umzugehen.

Wir fragen und insbesondere hinterfragen viel. Das tun wir mithilfe bewährter Methoden und Instrumente – und in der Überzeugung, dass dies der Schlüssel dafür ist, standardisierte Prozessworkflows auf der einen Seite und unternehmensindividuelle Gegebenheiten auf der anderen Seite zusammenzubringen.

  • Wo benötigen einzelne Schritte besonders lang und warum?
  • Wann und wo wird ein manueller Prozess angestoßen, was sind die Gründe?
  • Wer arbeitet heute in welchem System?
  • Wie sieht es mit der Kompatibilität verschiedener Datenstrukturen und Abläufe aus?

Nur so kann sichergestellt werden, dass neu definierte Abläufe und Workflows dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren – und dass nicht lediglich Symptome angegangen werden. Wir sensibilisieren für Aspekte, die bislang nicht bedacht wurden, und liefern Entscheidungshilfen bei daraus folgenden Prozessalternativen.

SAP und Standardisierung

SAP gibt den Takt vor. Für die Prozessvernetzung mit SAP halten wir insgesamt mehr als 35 standarisierte Integrationsbausteine vor. Im Rahmen des Vorprojekts gilt es nun, das Prozessdesign vorzunehmen und mit diesen Bausteinen den Prozessablauf so zusammenzusetzen, wie er vom Kunden benötigt wird. Auch die Workflows sind zudem im Sinne von Best Practice standardisiert und modellierbar. Dank Workflow-Engine lassen Sie sich flexibel auf unternehmensindividuelle Gegebenheiten konfigurieren.

Wir verschaffen einen Überblick und klären Fragen wie:  

  • Welche Optionen hält SAP für die Dienstleistungsbeschaffung bereit?
  • Wo liegen die funktionalen Grenzen des SAP-Systems?
  • Was ist zu tun, um eine Kompatibilität der Datenstrukturen und Abläufe herzustellen?
  • Was verändert sich bei den Beschaffungsprozessen mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA?

Erfahren Sie mehr zu Best Practice als unser durchgehender Leitfaden:

Wie die FUTURA-Methode mit einer Integration von Daten, Prozessen und Systemen den Weg für eine einfachere und workflowgesteuerte Zusammenarbeit aller beteiligten Akteure freimacht

Welche Ziele stehen bei Ihnen im Mittelpunkt?

  • Ausschreibungen effizienter gestalten

    Standardisierter und automatisierter Ausschreibungsprozess und automatisierter Preisspiegel

  • Die Hoheit über Bestellungen und Abrechnungen erlangen

    Dokumentierte und standardisierte Bestell- und Abrechnungsprozesse

  • Echtzeit-Controlling über ein aktives Nachtragsmanagement

    Anpassen und Ändern von Bestellungen für ein Echtzeit-Controlling und Steuerungsmöglichkeiten

  • Die Transparenz bei der Abrechnung erhöhen

    Jederzeit die Übersicht wer wann was geleistet hat

  • Die Leistungserfassung auf den Dienstleister verlagern

    Zugriff auf die vom Dienstleister erfassten Daten

  • Die Rechnungsprüfung drastisch vereinfachen

    Die Prüfung auf die erbrachte Leistung verlagern

  • Jederzeit Übersicht über Projektstand haben

    Obligos in Echtzeit in SAP abbauen

Noch mehr als die technologischen Aspekte haben uns die Art und Weise überzeugt, wie Futura Solutions an die Zielsetzung herangegangen ist und wie wir in enger Zusammenarbeit dabei mitgenommen worden sind. Das hat uns enorm geholfen, das Projekt zu strukturieren.

Bild von Geschäftsführer Hartmut Schwadtke, Futura Solutions
Kontaktieren Sie uns und fordern Sie weitere Infos zu FUTURA an.

Hartmut Schwadtke
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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