Abläufe rund um Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) von Bauleistungen sind komplexer als die Beschaffung von allgemeinen Dienstleistungen. Der Datenaustausch per GAEB-Format, dem seit den 80er Jahren geprägten Standard für die Beschreibungen von Bauleistungen, ist in SAP nicht möglich. Die durchgängige Abbildung in SAP erfordert daher einen sehr hohem manuellem Aufwand – oder bleibt entsprechend außen vor. Der Umstieg auf S/4HANA und die neue User Experience durch die Fiori Apps ändern daran nichts: Complex Services werden (weiterhin) nicht unterstützt.
Die Möglichkeit, ein GAEB-LV in einen SAP-Beleg (z. B. in eine BANF) einzulesen, ist zu kurz gegriffen und bietet keine nachhaltige Lösung. Bedingung für ein Controlling in Echtzeit ist die Übertragung ALLER Positionen bzw. Leistungszeilen eines Leistungsverzeichnisses einer Bestellung und nicht nur etwa der Kopfdaten als 1 „LE“ als aggregierte Summe nach SAP, d. h. 1 Stück (LE) Fertigungsanlage erstellen, 1 Mio. Euro.
FUTURA® überträgt GAEB-konforme Bestellungen per Knopfdruck: Dabei werden pro Position eines Leistungsverzeichnisses einzelne Leistungszeilen im SAP-System angelegt. Erst damit wird im SAP-System eine transparente Abrechnung und ein automatisierter Obligoabbau möglich und die Grundlage für ein aussagekräftiges Einkaufscontrolling gelegt.
FUTURA schlägt durch die Unterstützung des auf dem Markt etablierten GAEB-Standards die Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Geschäftsprozessen – und stellt automatisiert eine lückenlose Belegkette in SAP sicher.
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Herausforderung in der Praxis: „baubegleitendes Planen“
Investitionsprojekte werden oft in AVA-Systemen geplant, in SAP vergeben und in der AVA wiederum abgerechnet. Für ein umfassendes Finanzcontrolling müssen die Abrechnungswerte aus der AVA dennoch auch an SAP übertragen werden. Die Folge: Im Bauverlauf weichen dann die in SAP abgebildeten Obligos oft von den realen Verbindlichkeiten ab – ein „baubegleitendes Planen“ ist anzutreffen, bei dem das Nachtragsmanagement in der AVA vorgenommen wird und in SAP aufgrund einer fehlenden Übertragung der Nachträge die tatsächliche Auftragserfüllung nicht ablesbar ist. Erst wenn bei der Ausführung der Maßnahme das Budget plötzlich aufgebraucht ist und überschritten wurde, wird (ggf.) der Bestellwert in SAP angepasst. Damit ist aus SAP-Sicht jede Steuerungsmöglichkeit genommen.
SAP-Integration für Echtzeitcontrolling
Planung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung über FUTURA mit automatischer Belegerstellung in SAP – d. h. alle Nachträge, die zu einer Vergabe in FUTURA gebucht werden – führen automatisch zu einer Bestelländerung im SAP-System. Aufmaße, die der Dienstleister im Self-Service zur Abrechnung auf der Plattform einträgt, führen nach deren Freigabe automatisch zur Anlage der entsprechenden Leistungserfassungsblätter in SAP. Obligos werden hierdurch in Echtzeit in SAP automatisch abgebaut und damit eine aktuelle Budgetkontrolle erst möglich.
Herausforderung „ungeplante Leistungen“ in der Instandhaltung
Nicht nur die Bandbreite an Dienstleistungsarten, sondern insbesondere die große Rolle der ungeplanten Leistungen im Rahmen von Reparaturmaßnahmen oder Störfällen sind eine Herausforderung. Denn im Gegensatz zu geplanten Bestellungen, die z. B. der Bedarfsdefinition des Bedarfsträgers oder auch auf ein Angebot folgen, ist bei ungeplanten Leistungen der Umfang der zu erbringenden Leistung noch unklar. In der Folge werden zur Abrechnung der erbrachten Leistung lediglich Stunden- und Materialwerte herangezogen und der Auftraggeber kann nicht genau nachvollziehen, welche Arbeiten eigentlich erbracht worden sind. Es fehlt an der erforderlichen Transparenz.
Abrechnung und detaillierte Leistungsrückmeldung nach GAEB
FUTURA ermöglicht die einfache Erstellung, Ausschreibung und Anlage von Kontrakten im SAP-System – auch nach dem GAEB-Standard. Die Besonderheit: Auch die über das FUTURA Supplier Portal angebundenen Lieferanten haben auf ihre Kontrakte Zugriff, um im Self-Service ein Abrechnungs-LV zu erstellen. Im Falle einer Limit-Bestellung mit Kontraktbezug kann der Dienstleister somit detailliert und für den Bedarfsträger transparent zurückmelden, welche Leistungen er erbracht hat und der Auftraggeber behält die Übersicht über die Vielzahl der erfolgten Instandhaltungsmaßnahmen. Auch kann der Kontrakt in SAP in Bezug auf die bestellten Leistungen ausgewertet werden.
Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer
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