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Weniger Komplexität, mehr Standardisierung

Data in, value out – Prozessqualität braucht Datenqualität

Von der Stammdatenerfassung über die Beschaffung und Abrechnung bis hin zum Controlling: Eine hohe Datenqualität ist grundsätzlich für alle Unternehmensbereiche von Bedeutung. Nimmt sie zu, steigt auch die Prozessqualität. Gleichzeitig sinken die Prozesszeiten, weil Rückfragen und manuelle Korrekturen reduziert oder im besten Fall vermieden werden. Bei der Planung und Abwicklung von Dienstleistungen zeigt sich das besonders bei der Bedarfsdefinition und Abrechnung.

Digital heißt nicht automatisch ohne Medienbrüche

Was früher per Papier und heute noch vielerorts per E-Mail geschieht, bekommt durch den Schritt in die Beschaffungs-Cloud eine neue Qualität. Ein webbasierter Ansatz eröffnet den verschiedenen Akteuren in der Wertschöpfungskette einen Zugriff auf ein und dieselbe Datenbasis – ein für die Prozessqualität entscheidender Unterschied.

Denn auch ein Handling auf digitalem Weg bedeutet nicht automatisch, dass Medienbrüche umgangen werden. Spätestens die Frage, wie z. B. die Daten aus dem PDF-Anhang einer E-Mail in die Folgeprozesse überführt werden – seien es Bedarfe, Angebote oder Bestellungen –, zieht manuelle Eingriffe mit hoher Fehleranfälligkeit nach sich. FUTURA® schafft mit einer Systemunterstützung entlang des gesamten Einkaufsprozesses bringt Geschwindigkeit und Transparenz sowie Rechtssicherheit im Sinne der Compliance.

Mehr Prozessqualität erreichen mit FUTURA®, z. B.:

  • Rahmenvertragsquote erhöhen

    Je höher die Standardisierung, umso stärker die Effekte auf Effizienz und Sicherheit. Mit den geeigneten Grundlagen (z. B. Standard-Leistungsverzeichnissen) lassen sich Rahmenverträge einfach und kostengesichert abschließen. Damit wird Ihre operative Beschaffung nicht nur schneller, sondern auch flexibler.

  • Buchhaltung automatisieren

    FUTURA® entkoppelt die Prüfung der Leistung von der Rechnung: Sie erfolgt zwischen den Bedarfsträgern bzw. Vorgesetzten und dem Lieferanten – als Ergebnis werden abgenommene Leistungserfassungsblätter in SAP angelegt werden. Die Buchhaltung wird erheblich entlastet. Von einer Automatisierung der Buchhaltung lässt sich sogar dann sprechen, wenn anstelle von Rechnungen mit Gutschriften gearbeitet wird.

  • Compliance erfüllen

    Dadurch, dass sämtliche Details dank FUTURA® an das SAP-System übertragen werden, entsteht automatisch die Revisionssicherheit. Die digitale Dokumentation ermöglicht, Entscheidungen auch rückwirkend nachzuvollziehen. Sämtliche Vergaben und Aktivitäten sowie interne und externe Kommunikation, wie Kommentare oder Fragen und Antworten, lassen sich rekonstruieren. Das sind die Grundlagen eines transparenten Vergabeprozesses.

  • Nutzerakzeptanz verstärken

    Je einfacher und intuitiver die Systemunterstützung für den Einkäufer ist, desto höher die Nutzung. FUTURA® ist auf die Abbildung von Dienstleistungen und die erforderlichen Workflows in der Dienstleistungsbeschaffung konditioniert. Hier stellen die Struktur der Leistungsverzeichnisse und zusätzlich das GAEB-Format besondere Ansprüche an die Oberfläche wie auch Usability. Excel und E-Mail adé.

Von der Funktions- zur Prozesssicht

Mit der FUTURA®-Methode intelligent digitalisieren

Kollaboration der Akteure

Gemeinsame Datenbasis auf einer Plattform inklusiver einfache Lieferantenanbindung

Icon systemintegration FUTURA

Konnektivität der Systeme

Automatischer Belegfluss in SAP ermöglicht einen Obligo-Abbau in Echtzeit

Icon Workflow Engine FUTURA

Automatisierung der Workflows

Höherer Automatisierungsgrad durch leistungsstarke Workflow Engine 

FUTURA® ist für Unternehmen eine Alternative bzw. Ergänzung zu SAP Ariba, die:

  • einen hohen Anteil an Dienstleistungen im Beschaffungsportfolio haben,

  • auf branchenspezifische Standards wie dem GAEB-Format für die Dienstleistungsbeschaffung angewiesen sind,

  • aufgrund gesetzlicher Vorschriften, wie dem BSI-Gesetz (BSI-Kritisverordnung) für z. B. die Versorgungswirtschaft sowie Transport und Verkehr unterliegen,

  • und die zudem die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung mit einer Datenverarbeitung nur in einem Mitgliedsstaat der EU erfüllen müssen.

Durchgängig vernetzt

Lernen Sie die FUTURA®-Lösungen kennen

FUTURA® ist eine modular aufgebaute Collaboration Plattform mit allen für die Zusammenarbeit erforderlichen Funktionalitäten in der Cloud. Das heißt, alle Akteure – vom Planer über den Bedarfsträger und Einkäufer bis hin zum Prüfer – greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Die Lösung FUTURA® AVA Cloud bildet diesen Gesamtprozess ab. Kernprozesse rund um Ausschreibung, Einkauf und Abrechnung sind alternativ auch als jeweils eigenständige Lösungen einsetzbar.

Icon AVA Cloud

FUTURA AVA Cloud

Durchgängiger AVA-Prozess rund um SAP als digitalem Kern

Icon Sourcing Cloud

FUTURA Sourcing Cloud

Warengruppenunabhängige Ausschreibungen von Dienstleistungen und Material

Icon Procurement Cloud

FUTURA Procurement Cloud

Ausschreibung, Bestellung, Abrechnung von Dienstleistungen

Icon LERF Cloud

FUTURA LERF Cloud

Bestellung und Abrechnung von Investitionsmaßnahmen und Rahmenvertragsgeschäft

Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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