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Online AVA und die Königsdisziplin im Dienstleistungseinkauf

AVA aus der FUTURA®-Cloud – wir holen Sie raus aus den Daten- und Prozesssilos

In allen Unternehmen, in denen die Dienstleistungsbeschaffung strategische Bedeutung hat, bringt die nahtlose Integration von technischen und kaufmännischen Workflows in der Beschaffung und Abwicklung wichtige Vorteile mit sich. Medienbruchfrei von der Planung über den Einkauf bis zur Abrechnung zusammenzuarbeiten, schafft Prozess- und Kostensicherheit. Änderungen sind für alle Akteure in Echtzeit sichtbar und damit transparent. Das hilft, Fehler zu reduzieren und ermöglicht es, automatisiert Folgeprozesse anzustoßen – auch vollintegriert in das SAP ERP-System. So schließt sich bei den Baudienstleistungen der Kreis zu einem wirksamen Einkaufscontrolling.

Stockbild Kletterer, der sich bereit machtMit Online AVA raus aus den Daten- und Prozesssilos

Die modulare Cloudlösung FUTURA® setzt nicht auf Schnittstellen, sondern echte Integration. Workflows basieren auf dem gleichen Datensatz ganz ohne fehleranfälliges Import-Export-Handling zwischen Prozessen oder Systemen. Dreh- und Angelpunkt ist die Datenqualität, die sich bei der Dienstleistungsbeschaffung mit hohem Detailgrad bis auf Positionsebene durch die gesamte Beschaffungskette durchziehen muss – also von der Bedarfsdefinition über die Ausschreibung und Vergabe bis zur Leistungserfassung und schließlich Prüfung. Das einfache und durchgängige Handling von strukturierten Leistungsverzeichnissen nach dem GAEB-Standard gehört zu den Kernfeatures von FUTURA®.

 

Ausschreibung – einfache Planung

Bedarfsträgern und Planern stehen verschiedene Datenquellen zur Verfügung. Ob Stamm-LV oder abgeschlossene Maßnahmen, in der Planung können Sie auf diese Daten zugreifen und GAEB-konform Ihr Leistungsverzeichnis in FUTURA erstellen. Sie arbeiten mit externen Planern, z. B. Fachplaner oder Ingenieurbüros, zusammen? So lassen Sie sich deren Arbeitsergebnisse ganz einfach als GAEB-Datei liefern. Oder Sie gewähren den Externen Zugang zu Ihrer Maßnahme in der FUTURA-Cloud und arbeiten in Echtzeit zusammen.

Vergabe – sichere Ausschreibung

Als Einkäufer sollen Sie das vom Bedarfsträger erstellte Leistungsverzeichnis ausschreiben? Dies geht in der FUTURA-Cloud ganz ohne Medienbruch. Über den hinterlegten Workflow erhält der Einkauf Zugang zum fertigstellten Leistungsverzeichnis und arbeitet auf dem Ergebnis des Bedarfsträgers weiter, ordnet gegebenenfalls noch Dokumente zu und wählt die Bieter bzw. Lieferanten aus – per Knopfdruck werden diese per E-Mail über die Ausschreibung informiert und können bekommen den Zugang, um ihr Angebot zu bearbeiten und zu kalkulieren.

Am Ende der Angebotsfrist kann der Einkauf auf eine automatisierte Auswertung der Angebote im Preisspiegel zugreifen. Er kann mit den Bietern verschiedene Anfrage- und Verhandlungsrunden führen und am Ende gemeinsam mit dem Bedarfsträger die Vergabeentscheidung fällen. Damit wird die Zusammenarbeit der Akteure wesentlich einfacher und sicherer. Sie arbeiten in einer bestimmten Prozessabfolge und workflowgesteuert ihre Aufgaben ab – und teilen sich damit nicht nur die Arbeit, sondern auch die Daten. Damit wird eine erforderliche Änderung von Daten, z. B. in einem Nachtragsfall, für alle sichtbar und einfach möglich.

Abrechnung – schnelle Leistungsprüfung

Die Vergabe ist durchgeführt und die Leistung wird bestellt? Binden Sie Ihre Lieferanten auch in dieser Phase in Ihren Geschäftsprozess nahtlos ein. Wenn Sie es wünschen, bekommen diese direkt aus Ihrem SAP ERP-System die Bestellung in den jeweiligen Zugang in der FUTURA-Cloud übertragen. Dort kann der Lieferant bzw. Dienstleister seine erbrachten Leistungen ganz einfach zurückmelden bzw. seine Aufmaße eintragen, die mit Mengenansätzen und Dokumenten zusätzlich unterfüttert werden können. Sowie der Lieferant sein Aufmaß fertiggestellt hat, kann der Prüfer zugreifen, freigeben, korrigieren oder ablehnen – das wiederum in Echtzeit mit größtmöglicher Transparenz, die automatisierte Abrechnungsprozesse ermöglichen.

Vorteile der AVA aus der Cloud

  • Alle Akteure arbeiten medienbruchfrei in einem System, Änderungen sind für alle unmittelbar in Echtzeit sichtbar
  • Absolute Transparenz und Fehlerreduktion und damit größtmögliche Prozess- und Kostensicherheit
  • GAEB-Schnittstellen inkludiert: Anbindung externer Planer und Ingenieurbüros über GAEB XML
  • Vollständige Integration in die Standardabläufe des SAP ERP-Systems (Bestellanforderung, Anfrage / Angebot, Bestellung, Leistungserfassung)
  • Automatisiertes Anstoßen der Folgeprozesse, z. B. Obligo und Wareneingang

Wie sehen Workflows zwischen den Akteuren und den Systemen in einem FUTURA-unterstützen AVA-Prozess konkret aus?

Übersicht der FUTURA-Module
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Bedarfs- und Kostenermittlung

Bedarfs- und Kostenermittlung

  • BANFen und Anforderungen definieren
  • Dienstleistungen und Materialbedarfe planen
  • Kosten ermitteln und Projekte budgetieren
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Anfrage und Ausschreibung

Anfrage und Ausschreibung

  • Anfragen und GAEB-Ausschreibungen durchführen
  • Preisspiegel mit Varianten und Simulationen abrufen
  • Mehrstufige Verhandlungsrunden und Auktionen
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Aufmaß und Abrechnung

Aufmaß und Abrechnung

  • Automatisierte Abrechnungsprozesse
  • Analysen und strategische Einkaufsoptimierung
  • Compliance-gerechte Leistungsabnahme
Dientleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Liefantenmanagement

Lieferantenmanagement

  • Lieferanten registrieren und qualifizieren
  • Rahmenverträge erstellen und aktualisieren
  • Aktivitäten- und Informationscockpit
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Leistungs- und Materialstämme

Leistungs- und Materialstämme

  • Stammdaten erfassen und pflegen
  • Leistungsverzeichnisse nach GAEB-Standard anlegen
  • Materialstämme und -daten aus SAP auslesen
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul SAP-Prozessintegration

SAP-Integration

  • Standardisierte SAP-Integrationsbausteine
  • Einzigartige Interoperabilität zu SAP in Echtzeit
  • Einfache Implementierung der Schnittstellen
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