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Modulare Cloud-Lösung

Einsteigen und Schritt für Schritt ausbauen – modulare Software für digitalisierten Dienstleistungseinkauf

Was früher per Papier, dann per Diskette und heute noch vielerorts per E-Mail geschieht, verlagert sich immer mehr in die Cloud. Das bedeutet: Alle Akteure in der Wertschöpfungskette können viel einfacher und sicherer zusammenarbeiten, wenn sie auf einer webbasierten Plattform auf die gleichen Informationen und Daten zurückgreifen können – angefangen vom Planer über den Einkäufer bis hin zur Buchhaltung. Als modular aufgebaute Beschaffungslösung begleitet Sie FUTURA Schritt für Schritt auf diesem Weg zu einem durchgängig digitalisierten Beschaffungsprozess.

Beispiel Einstieg Einkauf:

Beginnen Sie damit, Ihre Dienstleister und Lieferanten über das Modul Anfrage und Ausschreibung medienbruchfrei zu vernetzen. Sie schaffen so die Basis für einen effizienten Angebotsprozess auf allen Seiten. Bieter profitieren, da sie komfortabel ihre Angebote auf erhaltene Ausschreibungen abgeben können: entweder gleich online in der FUTURA-Cloud bearbeiten oder die notwendigen Dokumente z. B. in Excel- oder GAEB-Formaten herunterladen und diese nach der Bearbeitung bequem wieder hochladen.

Einkäufern stehen nach Ende der Angebotsfrist ein automatisierter Preisspiegel zur Verfügung. Vergleichen und Szenarien simulieren und in die Verhandlungsrunden starten wird Ihnen so einfach gemacht. Die Besonderheit: FUTURA ermöglicht es, mit mehrstufigen Leistungsverzeichnissen auch auf Basis des GAEB-Formats zu arbeiten. Erst dadurch sind Sie in der Lage, strukturierte Ausschreibungen für komplexe Projekte zu erstellen.

Beispiel Ausbaustufe 1: Einkauf und Abrechnung

Je mehr strategische Aufgaben in den Fokus rücken, desto wichtiger wird es, den Bedarfsträgern in die operativen Tätigkeiten einzubinden. Dann erweitern Sie die Nutzung von FUTURA mit dem Modul Aufmaß und Abrechnung: Stellen Sie Ihren Bedarfsträgern beispielsweise Rahmenverträge zur Verfügung, aus denen diese selbständig und workflowgesteuert bis zu bestimmten Wertgrenzen abrufen können.

Die Lieferanten nehmen dabei ebenso selbstständig die Rückmeldung ihrer erbrachten Leistungen über die FUTURA-Cloud vor. Der Clou: Prüfer bzw. Bedarfsträger können auf diese Eingaben zugreifen und die Aufmaße prüfen, ändern und freigeben. Daraufhin werden in SAP automatisch auch die entsprechenden LERF-Blätter angelegt und zudem der Wareneingang automatisch gebucht. In SAP oder FUTURA können Sie die transparent die Aktivitäten verfolgen. Einkäufer kommen dann über den Workflow automatisiert ins Spiel, wenn eine Wertgrenze überschritten wurde und Nachverhandlungen mit dem Lieferanten angezeigt sind.

Beispiel Ausbaustufe 2: Planung, Einkauf, Abrechnung

Sie wollen zudem das Modul Bedarfs- und Kostenermittlung nutzen und damit Bedarfsträger sowie Planer in Ihren Ausschreibungsprozess medienbruchfrei vernetzen? Stellen Sie Ihren Planern mit diesem Modul die Möglichkeit zur Verfügung, auf Rahmenverträge, Stammleistungsverzeichnisse oder aber auch Materialstämme zuzugreifen. Und wenn Ihre Bedarfsträger mit externen Planern zusammenarbeiten: Importieren Sie ganz einfach die Planung per GAEB-Datei oder aus einer Excel-Vorlage.

In Verbindung mit dem Modul Aufmaß und Abrechnung haben Sie dann Ihre komplette Projektabwicklung nahtlos im Griff. Zudem sind Sie äußerst flexibel, da für den entsprechenden Zweck die richtigen qualifizierten Daten vorhanden sind. Ein nötiges Nachtragsmanagement verbindet operative und strategische Aufgaben, da Sie damit Ihre Budgets und Zahlungsverpflichtungen stets im Blick haben und jederzeit steuern können.

Beispiel Ausbaustufe 3: Planung, Einkauf und Abrechnung mit SAP-Integration

Damit gezielt strategische Themen verfolgt werden können, gilt es, operative Prozesse konsequent zu vernetzen und integriert in Ihrem SAP ERP-System abzubilden. Besonders im Bereich der Dienstleistungsabwicklung ist mangels Anwenderfreundlichkeit im Rahmen von SAP die Gefahr groß, dass Prozesse daran vorbeilaufen und damit die Möglichkeit für ein Einkaufscontrolling nehmen. Stammdaten systematisch aufzubauen, zu harmonisieren und zu pflegen, ist die Grundlage dafür, gezielt Verhandlungen mit Lieferanten zu führen.

Dies leisten die Module Lieferantenmanagement, das Modul Leistungs- und Materialstämme sowie das Modul SAP-Prozessintegration.

 

Übersicht der FUTURA-Module
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Bedarfs- und Kostenermittlung

Bedarfs- und Kostenermittlung

  • BANFen und Anforderungen definieren
  • Dienstleistungen und Materialbedarfe planen
  • Kosten ermitteln und Projekte budgetieren
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Anfrage und Ausschreibung

Anfrage und Ausschreibung

  • Anfragen und GAEB-Ausschreibungen durchführen
  • Preisspiegel mit Varianten und Simulationen abrufen
  • Mehrstufige Verhandlungsrunden und Auktionen
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Aufmaß und Abrechnung

Aufmaß und Abrechnung

  • Automatisierte Abrechnungsprozesse
  • Analysen und strategische Einkaufsoptimierung
  • Compliance-gerechte Leistungsabnahme
Dientleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Liefantenmanagement

Lieferantenmanagement

  • Lieferanten registrieren und qualifizieren
  • Rahmenverträge erstellen und aktualisieren
  • Aktivitäten- und Informationscockpit
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul Leistungs- und Materialstämme

Leistungs- und Materialstämme

  • Stammdaten erfassen und pflegen
  • Leistungsverzeichnisse nach GAEB-Standard anlegen
  • Materialstämme und -daten aus SAP auslesen
Dienstleistungsbeschaffung | FUTURA-Modul SAP-Prozessintegration

SAP-Prozessintegration

  • Standardisierte SAP-Integrationsbausteine
  • Einzigartige Interoperabilität zu SAP in Echtzeit
  • Einfache Implementierung der Schnittstellen

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