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Dienstleistungsabwicklung optimieren

Setzen Sie auf eine konsequente rahmenvertragsbasierte Bestellung und Abrechnung

Rahmenverträge bzw. Kontrakte erlauben mehr Transparenz bei der Abwicklung und Abrechnung und sorgen zudem für Entlastung des operativen Einkaufs. Neben geplanten Dienstleistungen spielen in der Instandhaltung auch ungeplante Dienstleistungen in Form von Adhoc-Maßnahmen eine große Rolle. Über die FUTURA® Procurement Cloud sind Einkäufer, Dienstleister und Lieferanten sowie Prüfer online, d. h. in Echtzeit, vernetzt.

Kreislaufgrafik zur FUTURA Procurement Cloud

Highlights der FUTURA® Procurement-Cloud

Mit der FUTURA®Procurement Cloud wickeln Sie nicht nur Lean Services ab, sondern auch komplexe Leistungen – und das zudem integriert in SAP. Dies macht den entscheidenden Unterschied zu vielen anderen Beschaffungslösungen aus.

Bestellungen auf Knopfdruck

Aufträge und Bestellungen werden über die FUTURA-Plattform vergeben – per Knopfdruck direkt aus FUTURA oder Ihrem SAP-System heraus, egal ob Sie ein Projekt, eine Maßnahme oder eine Instandsetzung beauftragen.

Rahmenvertragsbasierte Beschaffung

Neben dem Standardanwendungsfall, der Bestellung bzw. dem Abruf geplanter Leistung, stehen effiziente Workflows für die Abwicklung sogenannter ungeplanter Leistungen im Fokus: Hier geben Sie der Bestellung nicht nur einen Bezug zum Rahmenvertrag mit, sondern auch ein Limit bzw. erwarteten Wert, bis zu dem der Rahmenvertragspartner abrechnen kann. So kann er in diesem Fall auf seinen Rahmenvertrag zugreifen und selbstständig sein Abrechnungs-LV erstellen.

Arbeiten Sie mit Kostenvoranschlägen

Sie haben mit Ihren Dienstleistern Rahmenverträge vereinbart? So beschreiben Sie Ihr Vorhaben rudimentär und geben Ihren Dienstleistern die Aufgabe auf der Grundlage eines vereinbarten Rahmenvertrags einen Kostenvoranschlag mit festgelegten Preisen auszuarbeiten.  Der Kostenvoranschlag dient Ihnen als Grundlage für eine Verhandlung oder eine Bestellung.

Leistungsstarke Workflows

Individuell definierte Workflows sorgen dafür, dass der Beschaffungsprozess automatisiert ablaufen kann – und das in Bezug auf in SAP synchronisierten Rahmenvertrag bzw. Kontrakt. Wird z. B. bei einem Abruf eine festgelegte Wertgrenze überschritten, für die Rahmenvertragspreise überhaupt nicht vorgesehen sind, kann der Rahmenvertragspartner aufgefordert werden einen Nachlass, einen Rabatt einzutragen. 

Vereinfachte Leistungsabnahme und Kontrolle

Über die FUTURA-Plattform tragen Lieferanten selbstständig ihre Aufmaße ein oder erstellen sich zunächst selbstständig das Abrechnungs-Leistungsverzeichnis. Das beschleunigt Ihren Abrechnungs- und Prüfprozess nicht nur stark, sondern macht ihn auch sicher. Über die FUTURA Workflow Engine geben Sie individuell konfiguriert die Prüf- und Genehmigungsprozesse vor, ganz nach Ihren Bedürfnissen. Sobald der Prüfer ein Aufmaß geprüft und freigegeben hat, werden in SAP automatisch auch die entsprechenden LERF-Blätter angelegt und zudem der Wareneingang automatisch gebucht.

Automatisierte Abrechnung

Noch einen Schritt weiter gehen Sie mit einem in SAP eingerichtetem Gutschriftverfahren, das auf der automatisch vom Dienstleister bzw. Lieferanten übernommenen freigegebenen Leistungserfassung in SAP basiert. Die Vorteile: Durch die Gutschrift entfällt die Rechnungsprüfung komplett und ein manuelles Buchen erübrigt sich – Ihr Abrechnungsprozess wird noch schlanker und sicherer.

Ihre Anforderungen – unsere Leistungen

  • Self-Service-Ansatz

    Automatische Synchronisation der Rahmenverträge und Onlinezugriff des Dienstleisters zur Erstellung des Abrechnungs-LVs

  • Hohes Maß an Prozesssicherheit

    Status- und Rückmeldungen vom SAP-System

  • Workflow-Engine

    Konfiguration Ihrer Freigabe- und Genehmigungsworkflows, abhängig von Wertgrenzen, Quellen, Belegen und Berechtigungen

  • Einfache Abrechnung

    Online-Aufmaßprüfung über die FUTURA-Cloud und Entfall der Rechnungsprüfung durch die automatisierte Anlage und Freigeben der LERF-Blätter in SAP

Vom Teil- zum Gesamtprozess

Lernen Sie weitere FUTURA-Lösungen kennen

Die FUTURA® Procurement Cloud ist eigenständiger Teil der FUTURA® Collaboration Plattform. Die Abbildung des AVA-Gesamtprozesses ist über die zusätzliche Integration der Planung möglich.

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Warengruppenunabhängige Ausschreibungen von Dienstleistungen und Material

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Durchgängiger AVA-Prozess rund um SAP als digitalem Kern

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FUTURA LERF-Cloud

Bestellung und Abrechnung von Investitionsmaßnahmen sowie rahmenvertragsbezogenen Leistungen

Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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