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AVA-Prozess integrieren

Gehen Sie den AVA-Prozess ganzheitlich an – und integriert in SAP

In puncto Zusammenarbeit und Integration geht FUTURA® weit über klassische AVA-Anwendungen hinaus. Die Collaboration Plattform vernetzt Planer, Einkauf und Bauleiter sowie das SAP-System interaktiv mit den originären AVA-Prozessen und bindet zudem noch Bieter und Lieferanten in Echtzeit in die Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse ein. Schattenlösung adé. Das ist Best Practice im AVA-Prozess.

Kreislaufgrafik zur FUTURA AVA Cloud

Durchgängiger AVA-Prozess mit SAP als digitalem Kern

Der Mehrwert in der Abwicklung von AVA-Prozessen mit SAP-Integration zeigt sich immer dann, wenn SAP in der Beschaffung die Rolle als „führendes System“ haben soll. „Führendes System“ bedeutet dabei nicht, dass ausschließlich in SAP gearbeitet werden soll. Es bedeutet vielmehr, dass SAP den „digitalen Kern“ für Daten, Informationen und Belege bildet, die aus FUTURA® automatisiert im SAP-System angelegt werden.

✔ Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Berücksichtigung der AVA-Spezifika

✔ Automatisierung durch workflowgesteuerte Prozessabläufe

✔ Volle Steuerungsmöglichkeit im Gesamtprozess – Reporting und Controlling 

✔ Integrierte Folgeprozesse – z. B. Obligo, Sicherheitseinbehalte, Gegenrechnungen und Wareneingang

 

Highlights der FUTURA® AVA-Cloud

Komfortable Bedarfsplanung – ohne Medienbruch. Ob Stamm-LV, Rahmenverträge oder abgeschlossene Maßnahmen: In der Planung können Sie auf diese Daten zugreifen und GAEB-konform Ihr Leistungsverzeichnis auch in FUTURA erstellen. Ergebnisse von externen Fachplanern und Ingenieurbüros lassen Sie sich ganz einfach im GAEB-Format liefern – oder Sie gewähren Ihren Externen gleich einen Zugriff auf die Collaboration Plattform.

Leistungsverzeichnisbasiert ausschreiben. Direkt das vom Bedarfsträger erstellte Leistungsverzeichnis ausschreiben? Ganz einfach: Über den hinterlegten Workflow erhält der Einkauf Zugang zum fertigstellten Leistungsverzeichnis und arbeitet auf dem Ergebnis des Bedarfsträgers oder Planers weiter, ordnet gegebenenfalls noch Dokumente zu und wählt die Bieter bzw. Lieferanten aus.

Lieferanten- und Angebotsbasis qualifiziert ausbauen. Größerer Lieferantenpool, mehr Angebote: Aufgrund der Cloud-basierten FUTURA-Plattform können auch kleinere Lieferanten einfach und schnell online vernetzt und eingebunden werden.  Bei Ausschreibungen werden diese per E-Mail über die Ausschreibung informiert, erhalten automatisiert die Zugangsdaten zu FUTURA, um ihr Angebot online zu bearbeiten und zu kalkulieren.

Vergabeentscheidungen vereinfachen – Preisspiegel & Auktionen. Mit Ende der Angebotsfrist erhält der Einkauf eine automatisierte Auswertung der Angebote im Preisspiegel. Er kann mit den Bietern in verschiedene Anfrage- und Verhandlungsrunden starten und am Ende gemeinsam mit dem Bedarfsträger die Vergabeentscheidung fällen.

Flexibles Nachtragsmanagement ermöglichen. Über die FUTURA® Collaboration Plattform arbeiten alle Akteure workflowgesteuert ihre Aufgaben ab, und das auf einer gemeinsamen Datenbasis. Erforderliche Änderungen von Daten, z. B. in einem Nachtragsfall, werden in Echtzeit übernommen und stehen daher direkt zur Verfügung. Nachtragsmanagement und gleichzeitige Abbildung von Bestelländerungen in SAP? Mit  Schattensystemen nicht möglich – mit FUTURA ganz automatisch.

Schnelle Leistungsprüfung – online auf der FUTURA-Plattform rückmelden. Über FUTURA kann der Lieferant bzw. Dienstleister seine erbrachten Leistungen, seine Aufmaße ganz einfach eintragen, die mit Mengenansätzen und Dokumenten zusätzlich unterfüttert werden können. So wie der Lieferant sein Aufmaß fertiggestellt hat, kann der Prüfer zugreifen, freigeben, korrigieren oder ablehnen – das wiederum in Echtzeit mit größtmöglicher Transparenz, die automatisierte Abrechnungsprozesse ermöglichen. Der Clou dabei ist: Das freigegebene Aufmaß wird als sogenanntes Leistungserfassungsblatt in SAP angelegt.

 

Ihre Anforderungen – unsere Leistungen:

  • Ablösung von AVA-Schattensystemen

    Durchgängige Vernetzung ALLER Akteure auf einer Plattform

  • Mehr Transparenz im Gesamtprozess

    Integration statt Schnittstellen – automatisierter Belegfluss in SAP

  • Nachtragsmanagement für aktuelles Obligo

    Bestellungen ganz einfach über die FUTURA-Plattform in SAP ändern

  • Einfache Vernetzung der Lieferanten und Dienstleister

    Angebote und Aufmaßprüfung über die FUTURA-Plattform

  • Gestraffte Abrechnungsabläufe

    Entfall der Rechnungsprüfung durch die automatisierte Anlage und Freigabe der LERF-Blätter in SAP einschließlich Gutschriftsverfahren

Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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Lernen Sie weitere Lösungen der FUTURA Collaboration Plattform kennen

FUTURA® AVA-Cloud bildet die Gesamtlösung der FUTURA Collaboration Plattform ab. Workflows rund um Ausschreibung, Dienstleistungsabwicklung und Abrechnung können jedoch auch als jeweils eigenständiger Kernprozess über FUTURA abgedeckt werden. 

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