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Digitale Durchgängigkeit

So geht nichts an SAP vorbei – auf die Tiefe der Integration in das SAP ERP-System kommt es an

Digitale Durchgängigkeit zwischen FUTURA und SAP gelingt nur mit einer echten Integration. Im entscheidenden Unterschied zu einer lediglich einfachen Schnittstelle wird der Datenaustausch hier automatisiert und interaktiv aus dem Geschäftsprozess angestoßen. Als das „führende System“ wird SAP mit allen notwendigen Daten versorgt, um eine lückenlose Belegkette im SAP ERP-System zu ermöglichen. Ein aufwendiger manueller Datenimport oder -export entfällt und auch nachträgliche Änderungen einmal übertragener Daten sind dank integriertem Nachtragsmanagement kein Problem.

Integration statt einfache Schnittstellen

Eine Schnittstelle transportiert Daten von A nach B und stellt lediglich eine technische Beschreibung des Austauschs von Daten zwischen verschiedenen Systemen dar. Eine Integration dagegen erlaubt eine medienbruchfreie Abbildung von Prozessen über Systemgrenzen hinweg: Anwender arbeiten ohne Systemgrenzen und stoßen aus dem Prozessablauf heraus automatisiert den Datenaustausch zwischen SAP und FUTURA an.

Die SAP-Integrationen basieren auf standardisierten bidirektionalen Echtzeit-Schnittstellen. Dabei werden größtenteils standardisierte Programmierschnittstellen der SAP-Business-Objekte, sogenannte BAPIs (Business Application Programming Interface) verwendet, über die externe Programme auf die Daten und Geschäftsprozesse des SAP ERP-Systems zugreifen können. BAPIs sind unabhängig von verwendeten Programmiersprachen und Kommunikationsmechanismen und spielen daher eine wesentliche Rolle bei dem – über die technische Integration hinausgehenden – betriebswirtschaftlichen Datenaustausch. Erst das ermöglicht eine interaktive Bedienung von SAP über FUTURA: Das kombinierte Error-Handling zeigt unmittelbar den Verarbeitungsstand des Datenaustauschs an und gewährleistet, dass Anwender in nur einem System arbeiten müssen.

Was bringt digitale Durchgängigkeit beim AVA-Prozess?

Beim Planen, Einkaufen und Abrechnen von Investitionsgütern und -projekten (AVA-Prozess) spielt in Deutschland das GAEB-Datenaustauschformat eine große Rolle. Die meisten Planungsbüros arbeiten zum Austausch von Leistungsverzeichnissen (LVs) mit diesem Format. SAP unterstützt das GAEB-Format nicht, kann jedoch die entsprechenden Strukturen abbilden. Die Folge: Umfangreiche Leistungsverzeichnisse müssten mit großem Aufwand in SAP manuell angelegt werden.

Wenn in SAP eine differenzierte und nachvollziehbare Leistungserfassung (Aufmaß) durchgeführt werden soll, dann ist ein komplettes Leistungsverzeichnis in SAP als Grundlage Voraussetzung. An dieser Stelle ermöglichen die Integrationsbausteine von FUTURA, GAEB-formatige Leistungsverzeichnisse in Form von Angeboten, Bestellungen oder Kontrakten nach SAP zu übertragen, aufzubauen und differenziert abzuwickeln. Dadurch können sich die weiteren Prozessschritte anschließen, wie z. B. Bestellung und Leistungserfassung (Aufmaß) mit den einzelnen Positionen (Sprachgebrauch AVA) des GAEB-LVs , die in SAP in Form von Leistungszeilen (Sprachgebrauch SAP) unterhalb einer Position angeordnet werden.

Bei Änderungen kommt es SAP-integriert zu einem sogenannten Änderungs- oder Nachtragsmanagement, wodurch aus FUTURA automatisiert in SAP die Belege nachvollziehbar geändert werden. Das Error-Handling greift selbstverständlich auch hier. Zudem wird dabei verprobt, ob mit der Änderung Genehmigungswerte überschritten wurden.

Kommunikation der Systeme

Die Kommunikation zwischen den Systemen erfolgt über Webservices. Für die Datenübermittlung aus dem SAP ERP-System an die FUTURA-Lösung können wahlweise Idocs (ALE) oder eine reine eSOA-Kommunikation (Enterprise Service Oriented Architecture) genutzt werden. Damit kommt die offene serviceorientierte Architektur (SOA) der SAP NetWeaver-Plattform zum Einsatz.

FUTURA Business Gateway (FBG)

Das FBG (FUTURA Business Gateway) ist die von Futura Solutions selbst entwickelte Middleware und Integrationsplattform, die für den spezifischen Datenaustausch optimiert ist. Insbesondere bei der Dienstleistungsabwicklung und seinen umfänglichen Daten müssen diese sicher und schnell zwischen den Systemen transportiert werden. Dafür sorgt das FBG. Es verbindet die FUTURA-Lösung mit der SAP-Umgebung. Die erforderlichen Daten werden mit Webservices im XML-Format übertragen. Zum Einsatz kommen SAP-Standards wie BAPIs und Idocs. Je nach Schnittstelle werden die Daten synchron (Realtime-Aufruf), also in Echtzeit, übertragen oder asynchron (Batch-Input-Verfahren). Die IDocs werden automatisiert in XML-Strukturen konvertiert.

 

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