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Vernetzung des Controllings mit SAP

Wie Einkauf und Planung die Brücke fürs Bauprojektcontrolling schlagen

Stuttgart 21, die Elbphilharmonie in Hamburg, der Flughafen Berlin-Brandenburg – all diese spektakulären Bauprojekte haben eines gemeinsam: Kosten, die aus dem Ruder gelaufen sind und beträchtlich von den Planziffern abweichen. Das müsste nicht so sein. Mit einer Brücke zwischen Planern und Einkäufern und einer tiefen Integration in das SAP-System für einen durchgängigen, jederzeit überprüfbaren Prozess zwischen den beteiligten Abteilungen wäre Controlling nicht nur eine Forderung, sondern Realität in den Bauabteilungen.

Ein durchgängiges, transparentes Controlling in Echtzeit ist häufig schwierig. Der Grund liegt häufig in der Vielfalt der beteiligten Systeme wie MS Excel, AVA-Programme oder SAP. Medienbrüche sind hier unvermeidlich. Dadurch erlaubt das Controlling in SAP meist nur einen nachträglichen Blick auf das bereits Geschehene, ein wirkliches Steuern von Kosten ist dadurch selten möglich.

Häufige Schwachpunkte im Prozess der Bauplanung und -ausführung:

Medienbrüche sind noch Tagesordnung

Der Bedarfsträger definiert ein Projekt. Für das Projekt wird – meistens mithilfe von Excel – ein Budget ermittelt und genehmigt. Die verantwortlichen Planer in den Fachabteilungen, ggf. mit Unterstützung von externen Fachplanern, erstellen mit einem klassischen AVA-Programm die umfangreichen Leistungsverzeichnisse (LVs). Die Positionen der Leistungsverzeichnisse sollten und müssen die Planung umfänglich beschreiben. Auf der Grundlage der Angebote zu den Ausschreibungsunterlagen werden dann die Verhandlungen mit den Bietern geführt.

Im Laufe der Ausschreibung ergeben sich bereits die ersten Planänderungen, die  der Einkauf im Zuge der Gespräche mit den Bietern verhandeln möchte – ab diesem Zeitpunkt sind die Angebote der einzelnen Bieter nicht mehr vergleichbar, aufgrund der ersten Planänderungen „individualisiert“ sich die Vertragsgrundlage. Es wird zwar ein Verhandlungsprotokoll geschrieben, das Leistungsverzeichnis wird jedoch selten fortgeschrieben. So entsteht eine erste Differenz zwischen der Planung und dem Ist-Zustand der Verhandlung – es folgt die erste Dokumentationslücke. Der Einfachheit halber werden die Leistungspakete pauschaliert und für die Abwicklung und Abrechnung werden Zahlungspläne erstellt. Die monetären Ergebnisse werden wiederum in Excel eingetragen.

Die Nachteile liegen auf der Hand: Es fehlt eine durchgängige und nachvollziehbare Dokumentation, die Transparenz geht verloren und – vor allem – es läuft am SAP-System vorbei: Aufträge werden in der AVA fixiert und parallel dazu manuell in SAP eingetragen und für das Controlling in Excel gepflegt. Dazu erfasst der Einkauf im SAP-System nur die kumulierten Auftragswerte, weil das Anlegen eines Leistungsverzeichnisses mit den einzelnen Leistungszeilen eines Auftrags mit hohem manuellem Aufwand verbunden ist.

Kritisch wird es im Änderungsfall

Änderungen sind in der Praxis bei Bauprojekten an der Tagesordnung, und dies aus vielerlei Gründen. Ohne SAP-kontrollierbares Nachtragsmanagement fehlt dem Controlling die erforderliche Transparenz. Stattdessen wird in der Konsequenz in SAP mit unbegrenzten Übererfüllungen gearbeitet – ein Indiz dafür, dass eine Steuerung über SAP nicht möglich ist. Man verlässt sich auf Zahlen aus Excel und die Pflege und Bewertung durch einzelne Personen.

Einer dezidierten Projektsteuerung entzieht diese Handhabung den Boden. Dazu kommt, dass weder in der AVA noch in SAP alle Kosten transparent und durchgängig abgebildet werden – einer validen Liquiditätsplanung sind so enge Grenzen gesetzt.

Umfangreiche Kontrolle in allen Projektphasen

Erst ein automatisierter Austausch von Budget- oder Schätzwerten zwischen den Systemen schafft die Voraussetzung für lückenlose Soll-/Ist-Vergleiche zwischen den Projektphasen bis auf Positionsebene – ohne erforderliche doppelte Dateneingaben oder Gefahr von Eingabefehlern. Mit einer Prozessintegration der Arbeitsbereiche des Einkaufs (SAP-System) und des Planers bzw. Bauleiters (AVA-System) samt der lückenlosen Abbildung von Änderungen der Ausführung kann der gesamte Bauplanungs- und Abwicklungsprozess transparenter werden. Erst das ermöglicht ein durchgängiges und gesichertes Bauprojektcontrolling in Echtzeit.

 

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