Katalogsysteme und E-Procurement von Dienstleistungen – zwei verschiedene Paar Schuhe?

Der klassische Ansatz, Dienstleistungen wie Material in Procurement-Katalogsystemen aufzunehmen und damit in die Dienstleistungsbeschaffung einzusteigen, liegt nah – und ist doch nur ein halber Schritt in einen Purchase-to-Pay-Prozess, der den Besonderheiten im Dienstleistungseinkauf Rechnung trägt. Ausschlaggebend dabei ist, die verschiedenen Arten von Dienstleistungen genau unter die Lupe zu nehmen, denn Dienstleistung ist nicht gleich Dienstleistung und nicht jede Dienstleistung lässt sich in einem E-Procurement-Katalog abbilden.

• Dienstleistungen im Beschaffungsprozess
• Was kennzeichnet komplexe Dienstleistungen?
• Grenzen originärer Procurementsysteme
• Ungeplante Instandhaltung kennt keinen Warenkorb
• Rahmenvertrag und Abrechnung – hier spielt die Musik
• Entscheidungskriterien für ein E-Procurement-System
• Digitale Dienstleistungsabwicklung – aber richtig

Dienstleistungen im Beschaffungsprozess

Dienstleistungsbeschaffung kann dann mit einer Materialbeschaffung gleichgeschaltet werden, wenn es sich um einfache Dienstleistungen (Lean Services, Sprachgebrauch SAP) handelt. Zu den einfachen Dienstleistungen zählen z. B. Personaldienstleistungen, die stundenweise mit den einzelnen Stundensätzen der Dienstleister abgerechnet werden. Diese Dienstleistungen sind relativ einfach handhabbar – im Prinzip analog zu Material – und demzufolge in einem E-Procurement-Katalog abbildbar. Ein Beispiel: Für eine Reparatur wird ein Elektromeister gebraucht. Die Suche im Katalog ergibt für den gewünschten Einsatzort einen Treffer – dieser kann dann zu dem hinterlegten Stundensatz, unter Angabe der Stundenanzahl in den Warenkorb gelegt und bestellt bzw. beauftragt werden.

Neben diesen einfachen Dienstleistungen gibt es noch die sogenannten komplexen Dienstleistungen. Hierzu zählen die materiellen Güter/Sachgüter wie z.B. die Baudienstleistung, auch „Sachgutleistung“ genannt. Hierbei wird ein Bauwerk ortsgebunden in einem vertraglich geregelten Zeitpunkt hergestellt und dabei angeliefertes Material häufig im Rahmen von Werkverträgen verbaut. Diese zur Errichtung notwendigen Kompetenzen, Fähigkeiten und Routinen werden als Gewerke bezeichnet, die den Rahmen für die exakte und umfängliche Beschreibung der Sachleistungen darstellen. So wird nicht nur die Leistung aufgeführt, sondern auch die Qualität des Produkts, das sogenannte Werk beschrieben, das vor Ort entstehen soll. Dabei werden häufig umfassende Leistungsverzeichnisse erarbeitet, die in sogenannten GAEB-Formaten untereinander ausgetauscht werden.

Was kennzeichnet komplexe Dienstleistungen?

Komplexe Dienstleitungen stellen daher andere Ansprüche an einen digitalen Beschaffungsprozess. Es gibt zwei wesentliche Unterscheidungsmerkmale zu den einfachen Dienstleistungen:

• Im Zusammenhang von Dienstleistungen wird häufig nicht von E-Procurement-Katalogen, sondern vielmehr von Rahmenverträgen Dienstleistungsrahmenverträge oder auch Dienstleistungskontrakte genannt haben einen anderen Aufbau als (einstufige) Katalogsysteme. Sie sind mehrstufig strukturiert und GAEB-konform.
• Die Art der Abrechnung und vor allem der Prüfung und Abnahme ist unterschiedlich: Während bei Material oder der einfachen Dienstleistung das Material gezählt und die Stunden berechnet werden, sind die komplexen Dienstleistungen einer Abnahme zu unterziehen. D.h. die erbrachten Leistungen werden nicht nur nach der Quantität, sondern auch nach der Qualität geprüft. Hierbei können mehrere Korrekturschleifen mit dem Dienstleister erforderlich werden, bevor die Abnahme und Freigabe erfolgt.

Grenzen originärer Procurement-Katalogsysteme

Auch wenn einfache Dienstleistungen in einem E-Procurement-Katalog abgebildet werden können, sind damit nicht alle geläufigen und auch notwendigen Beschaffungsprozesse möglich. Gerade bei der Instandhaltung und dabei insbesondere bei der Abwendung von Störfällen und der Durchführung von Reparaturmaßnahmen oder aber auch Adhoc-Maßnahmen wird in der Praxis eine klare Trennlinie gezogen, die zwischen geplanten und ungeplanten Dienstleistungen unterscheidet.

Unter ersteren werden Leistungen gefasst, die klar erkennbar umzusetzen sind. Ungeplante Leistungen sind hingegen solche, die im Vorfeld einer Störungsbeseitigung oder bei Reparaturarbeiten nicht unbedingt bekannt sind, z. B. wenn es an einer Wand einen Wasserschaden gibt, jedoch unbekannt ist, welcher Defekt in der Wand überhaupt vorliegt.

Möchte man nun den Schaden bzw. die Störung kostengesichert reparieren, empfiehlt sich grundsätzlich eine Rahmenvereinbarung mit einem Dienstleister in Form eines Kontrakts bzw. Rahmenvertrags. Hieraus kann sich eine Vielzahl von Anwendungsfällen, die eine E-Lösung zur Dienstleistungsbeschaffung und -abwicklung abbilden sollte, ergeben.

Ungeplante Instandhaltung kennt keinen Warenkorb

Ein Beispiel: In einem Gebäude wird ein Wasserschaden an einer Wand gemeldet. Mit dem Dienstleister besteht ein Rahmenvertrag, der im E-Procurement-System zur Verfügung steht. Der Bedarfsträger beauftragt den Dienstleister damit, die Störung bzw. den Schaden zu beseitigen. Da der Umfang der zu erbringenden Leistung unklar ist, gibt der Bedarfsträger seiner Bestellung bzw. seinem Abruf ein Limit mit, z. B. dass die Reparatur nicht mehr als 5.000 EUR kosten darf. Zur Abrechnung seiner Leistung greift der Dienstleister im E-Procurement-System selbstständig auf seinen Rahmenvertrag zu, erstellt sich zunächst das Abrechnungs-Leistungsverzeichnis und trägt sein Aufmaß ein.

Genau an dieser Stelle trennt sich in der digitalen Beschaffung von Dienstleistungen in Bezug auf die originären E-Procurement-Kataloge die Spreu vom Weizen: Procurement-Katalogsysteme sind dafür ausgelegt, Material oder einfache Dienstleistungen zu bestellen, nicht aber ungeplante Dienstleistungen – der Prozessschritt der selbstständigen Erstellung von Abrechnungs-Leistungsverzeichnissen ist in E-Procurement-Katalogen nicht vorgesehen. Anders gesagt: Den Warenkorb kann hier nur der Bedarfsträger selber füllen, nicht etwa der beauftragte Dienstleister.

Rahmenvertrag und Abrechnung – hier spielt die Musik

Rahmenverträge bzw. Kontrakte mit einer jeweils festgelegten Laufzeit kommen zur Abwicklung von Dienstleistungen häufig zum Einsatz. Sie erlauben mehr Transparenz bei der Abwicklung und Abrechnung und sorgen zudem für eine Entlastung des Einkaufs. Die Preise der Leistungen sind im Vorfeld in Form von Angeboten vom Dienstleister eingeholt und mit der entsprechenden Laufzeit im Vertrag fixiert worden. Da die Leistungen eines Dienstleistungskontraktes in Form eines Leistungsverzeichnisses abgebildet sind, kann bereits hierbei das GAEB-Format eine wichtige Rolle spielen. Denn über das GAEB-Format lassen sich Leistungsverzeichnisse zwischen dem Einkauf und dem Dienstleister elektronisch austauschen.

Bei einer Abrechnung lediglich nach der Anzahl der geleisteten Stunden (einfache Dienstleistungen) müssen im Vorfeld hierzu lediglich die Stundensätze des Dienstleisters (Meister- bzw. Gesellenstunde), die Sätze für eine An- und Abfahrt sowie die Zuschläge für Sonn- und Feiertage fixiert werden. Der Nachteil dieser einfachen Abrechnung besteht in der mangelnden Transparenz.

Denn unklar bleibt, welche Leistungen und in welchem Umfang tatsächlich erbracht worden sind. Der Auftraggeber hat keine Möglichkeit, den erbrachten Aufwand einer bestimmten Leistung zuzuordnen. Diese Information könnte z. B. in die nächste Preisverhandlung mit dem Dienstleister einfließen.

Entscheidungskriterien für ein E-Procurement-System

Ein E-Procurement-System, das materialgetriebene Katalogbeschaffung wie die bauleistungsgetriebenen Leistungsverzeichnisse beherrscht, gibt es nicht.

Um den Prozess zur Abwicklung von Sachleistungen, also komplexen Dienstleistungen (z. B. Bauleistungen) elektronisch abbilden zu können, sind spezielle Anwendungen und Funktionalitäten erforderlich. Unternehmen, deren Beschaffungsfokus hierauf liegt, sind gut beraten, hierfür ein E-Procurement-System zu wählen, das zum einen den GAEB-Standard zum Austausch von Leistungsverzeichnissen unterstützt und zum anderen dem Dienstleister Zugriff auf seine Rahmenverträge gewährt.

Digitale Abwicklung von Dienstleistungen – aber richtig

• E-Procurement-Katalog-Systeme, die vorrangig auf die Beschaffung von Material ausgelegt sind, verfügen in der Regel über Schnittstellen zum Einlesen der Kataloge der Lieferanten (z. B. BMEcat, OCI). Für Leistungsverzeichnisse, die über GAEB-Schnittstellen ausgetauscht und eingelesen werden können, sind diese E-Procurement-Systeme nicht ausgelegt.
• Auch ist in diesem Zusammenhang ist die Frage zu klären, wie der Auftraggeber zu seinen Rahmenverträgen bzw. Kontrakten kommt und auf welche Art er eine Ausschreibung zur Aktualisierung der Preise in den Rahmenverträgen durchführen kann. Systeme, die auf die Ausschreibung von Rahmenverträgen spezialisiert sind, bieten z. B. dem Dienstleister auch die Möglichkeit, seine Preise im Auf- und Abgebotsverfahren zu aktualisieren.
• Der Prozess der Katalogbeschaffung unterscheidet sich stark von der Beschaffung von Sachleistungen. Alleine bei der Abrechnung gibt es große Unterschiede: Die Erfassung von Leistungen bzw. Aufmaßen sowie Korrekturen und Freigaben erfordern einen wesentlich größeren Aufwand. Ein Self-Service-Ansatz für die Dienstleister bietet dabei eine konsequente Entlastung für den Einkauf und Bedarfsträger.
• Die Möglichkeit, im Austausch mit dem Auftraggeber Korrekturschleifen drehen zu können, bis die gemeldete Leistung freigegeben und im E-Procurement-System verbucht werden kann, spielt in der Praxis eine große Rolle. Standardworkflows, die Korrekturen lediglich in Form von Löschen und Neuanlegen der kompletten Leistungserfassung anbieten, bringen für Einkäufer wie für Dienstleister einen erheblichen Mehraufwand mit sich.
• Die meisten Katalogsysteme ermöglichen es, geplante Leistungen zu bestellen und abzurechnen, müssen aber spätestens bei der Abwicklung von ungeplanten Leistungen passen. Gerade bei letzteren Leistungen kommt es jedoch für eine transparente Abrechnung darauf an, Dienstleister bei der Leistungserfassung bzw. Aufmaß den Zugriff auf Rahmenverträge zu gewährleisten. Diese Funktionalität bieten auf Material ausgelegte E-Procurement-Systeme nicht.