Ausschreibungen aus unterschiedlichen Bezugsquellen ergeben in SAP und Ariba auch unterschiedliche Workflows. Das setzt Forderungen nach Revisionssicherheit, Transparenz und letztlich der Sourcing-Produktivität enge Grenzen. Abhilfe bringt da eine konsequente Orientierung an SAP als Single-Point-of-Truth. Alle Dokumente, Belege und Kommunikation mit Bietern und Lieferanten müssen von einem zentralen Ort aus gebündelt zugänglich sein: Ihrem SAP Launchpad.
Einkaufsprozesse müssen nicht nur in sich konsistent sein, sondern auch systemübergreifend miteinander verzahnt sein. Insellösungen an SAP anzubinden, ist nur ein halber Schritt, um die Sourcing-Produktivität zu verbessern.
BANFen, Materialstämme oder Kontrakte: Um Ausschreibungen zu erstellen, müssen Sie auf verschiedene Bezugsquellen zugreifen. Heutige Praxis für den Einkäufer ist noch, unterschiedliche SAP Transaktionen aufzurufen und einzelne Positionen zu selektieren – die Ansichten sind für den Einkäufer dabei jeweils unterschiedlich und somit völlig heterogen. Ein für alle Bezugsquellen gültiger Einstieg in den Sourcing-Prozess bringt im Workflow eine entscheidende Erleichterung.
Usability vor Systembeschränkungen: Ein schlanker und einheitlicher Einkaufsprozess führt Sie bei einer Ausschreibung auch durch ein und demselben Workflow, mit stets bekannten Oberflächen – ganz unabhängig davon, mit welchen Bedarfen der Einkaufskorb gefüllt ist. Das bedeutet nicht nur einen geringen Schulungsaufwand, sondern gibt Ihnen gleichzeitig die Übersicht, alle Ihre Ausschreibungen an der gleichen Stelle zu starten, zu steuern und auswerten zu können.
Um schnell auf Beschaffungsengpässe reagieren zu können oder alternative Lieferanten zu finden, ist es wichtig, den Lieferantenpool unkompliziert erweitern zu können – und neu gefundene Lieferanten ebenso einfach online in Ihre Beschaffungsprozesse einzubinden. Mit allen verbundenen Dokumenten und Kommunikationen, aber ohne Hürden für das Onboarding oder kostenpflichtige Services für Ihre Lieferanten. Übrigens, im FUTURA Network haben Sie Zugriff auf über 60.000 Lieferanten aus dem DACH-Raum.
Per E-Mail Ausschreibungen zu verwalten und den Überblick über den aktuellen Stand ist aufwendig und aufgrund der Medienbrüche kaum im Griff zu halten. (Revisions)Sicherheit und Überblick schafft nur eine Ausschreibungsplattform: Verfolgen Sie im Ausschreibungsprozess den Status und die Aktivitäten Ihrer Lieferanten. Wer hat die Ausschreibung gelesen, bei wem ist ein Angebot bereits in Bearbeitung oder welcher Lieferant hat es bereits abgegeben? Jeder einzelne Schritt Ihrer Lieferanten wird Ihnen in Form von Statusmeldungen angezeigt, so dass Sie jederzeit den Überblick behalten.
Nicht nur bei umfangreichen Ausschreibungen sind Rückfragen von Lieferanten an der Tagesordnung. Wichtig ist hier, dass alle Nachrichten, die mit Lieferanten ausgetauscht wurden an einer zentralen Stelle gebündelt werden – und transparent auch für andere Bearbeiter, z. B. im Vertretungsfall, einzusehen sind. So ist sichergestellt, dass Nachfragen zeitnah und nachvollziehbar geklärt werden, um die bestmöglichen Angebote erhalten.
Der Preisspiegel ist das zentrale und wichtigste Element im Einkauf und ermöglicht es, einzelne Bieterangebote strukturiert miteinander zu vergleichen. Erfolgt dieser automatisiert und bietet darüber hinaus auch noch Optionen, individuell nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert zu werden, so ist er der perfekte Ausgangspunkt, um in Verhandlungen zu starten. Auf der Basis eventueller Preisabweichungen können Sie Ziel-Szenarien für Ihre Einkaufsstrategie entwickeln – auch über verschiedene Ausschreibungsrunden hinweg.
Häufig ergeben sich in der Bestellabwicklung Änderungen. Der Lieferant kann beispielsweise die beauftragten Materialien nicht zum vollständig zum vereinbarten Liefertermin liefern oder die Verpackungseinheiten sind andere als in der Ausschreibung festgeschrieben. Kann der Einkäufer in der Auftragsbestätigung mögliche Abweichungen der Bestellmenge oder der Lieferzeiten einsehen, so hilft dies, unmittelbar darauf reagieren zu können, z. B. die Bestellung in SAP ändern oder fehlende Lieferungen bei anderen Lieferanten einkaufen.
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