Ein durchgängiges, transparentes Controlling in Echtzeit ist oft schwierig. Der Grund liegt häufig in der Vielfalt der beteiligten Systeme wie MS Excel, AVA-Programme oder SAP. Medienbrüche sind hier unvermeidlich. Abhilfe schafft eine Brücke zwischen Planern und Einkäufern und eine tiefe Integration in das SAP-System für einen durchgängigen, jederzeit überprüfbaren Prozess zwischen den beteiligten Abteilungen.
Bereits im Laufe der Ausschreibung ergeben sich die ersten Planänderungen, die der Einkauf im Zuge der Gespräche mit den Bietern verhandeln möchte – ab diesem Zeitpunkt sind die Angebote der einzelnen Bieter nicht mehr vergleichbar, das Leistungsverzeichnis wird jedoch selten fortgeschrieben. So entsteht eine erste Differenz zwischen der Planung und dem Ist-Zustand.
Aufträge werden in der AVA fixiert und parallel dazu manuell in SAP eingetragen. Der Einkauf erfasst im SAP-System jedoch nur die kumulierten Auftragswerte, weil das Anlegen eines Leistungsverzeichnisses mit den einzelnen Leistungszeilen eines Auftrags mit hohem manuellem Aufwand verbunden ist. Konsequenz: In SAP wird mit unbegrenzten Übererfüllungen gearbeitet – ein Indiz dafür, dass eine Steuerung über SAP nicht möglich ist.
Im Bauverlauf weichen die in SAP abgebildeten Obligos oft von den realen Verbindlichkeiten ab – ein „baubegleitendes Planen“ ist anzutreffen, bei dem das Controlling im AVA-System erfolgt und in SAP aufgrund einer Pauschalierung die tatsächliche Auftragserfüllung nicht ablesbar ist. Eine transparente und durchgängige Abbildung aller Kosten ist in SAP nicht möglich.
Ablösung von AVA-Schattensystemen: Über FUTURA Cloud erfolgt eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auf einer Plattform mit einheitlicher Datenbasis, d. h. durchgängige Vernetzung ALLER Akteure.
Nahtlose Prozessintegration – Workflows ganz ohne fehleranfälliges Import-Export-Handling zwischen Prozessen oder Systemen, incl. dem Handling von GAEB-LVs in SAP
Automatische Anlage von Belegen zum Finanzcontrolling in SAP incl. flexiblem Nachtragsmanagement – Bestellungen können einfach über die FUTURA-Plattform in SAP geändert werden
Die Abgabe von Angeboten und die Leistungserfassung erfolgen über die FUTURA-Plattform
Entfall der Rechnungsprüfung durch die automatisierte Anlage und Freigabe der LERF-Blätter in SAP einschließlich Gutschriftsverfahren
Instandhaltung
Rahmenvertragsquote hoch – Kosten in der Instandhaltungsbeschaffung runter
Einkauf Complex Services
Dienstleistungseinkauf von Complex Services – GAEB-LVs ohne GAEB-Hürden in SAP
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