Vergabeentscheidungen kommen angesichts einer langen Nutzungsdauer von Investitionsgütern und meist hohem finanziellen Einsatz eine große Bedeutung zu. Eine frühzeitige Abstimmung von operativen und strategischen Inhalten zwischen Fachbereich und Einkauf hilft, Einsparpotenziale wie auch Compliance zu sichern. Über FUTURA werden neben Planer, Einkauf und Bauleiter auch die Bieter und Lieferanten online in Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse eingebunden. Erst die Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Workflows ermöglicht eine aktive Steuerungsfunktion über SAP als „führendes System“.
Die Planung und Budgetierung von Investitionsprojekten findet oftmals in verschiedenen Systemen statt. Während zur Planung ein AVA-Tool herangezogen wird, werden die Budget-Werte im ERP-System wie SAP eingetragen um ein ganzheitliches Finanzcontrolling zu ermöglichen. FUTURA verbindet beide Welten miteinander und schafft die Grundlage für eine durchgängige Planung und Abwicklung von Investitionsprojekten.
Zur LV-Erstellung können Sie in FUTURA per Drag & Drop auf Rahmenverträge, Stamm-Leistungsverzeichnisse und Materialstämme zurückgreifen. Oder aber Sie importieren Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format und nutzen die Schnittstellen zu allen gängigen Textbibliotheken oder -systemen, um individuelle Positionsbeschreibungen schneller und präziser anzufertigen.
Verwalten Sie in der integrierten Preisdatenbank beliebig viele Preise und mehrere Preisanteile zu einer Position: eingegebene Grundpreise, Preise von Anbietern von Leistungspositionen, Jahresvertragspreise mit Bietern oder aber auch die Preise aus bereits realisierten Projekten.
Passen Sie Kostenstrukturen projektspezifisch an – mit der Funktionalität eines übersichtlichen Explorers. So können Sie einfach Ihre eigene Kostenstruktur auf die DIN 276 oder eine frei definierbare Kostenartenstruktur referenzieren und mit den PSP-Elementen in SAP abgleichen.
Compliance ist nur mittels Transparenz bei der Vergabe und Abrechnung zu erreichen. „Wer, Wann, Was“, diese einfache Formel beinhaltet, dass zum einen dokumentiert wird, wer wann einen Vorgang angestoßen und ausgeführt hat, zum anderen die zu erbringende Leistung detailliert beschrieben sein muss, damit eine transparente Abrechnung erfolgen kann. Die FUTURA-Plattform erfüllt diese Anforderungen und ertüchtigt das SAP-System, auch komplexe Leistungen transparent abzurechnen.
Über FUTURA sind Lieferanten und Dienstleister online in den Ausschreibungsprozess eingebunden. Zur Nutzung der Plattform benötigen sie lediglich einen Internetzugang und Browser. Anfragen oder Ausschreibungen können auf der Plattform im Lieferanten-Cockpit direkt eingesehen und online bearbeitet werden. Für umfangreiche Anfragen steht dem Lieferanten der Up- und Download per GAEB- oder Excel-Datei zur Verfügung.
Der Schwerpunkt von FUTURA im Zuge von Ausschreibungen liegt bei der Durchführung von privatrechtlichen Ausschreibungen.
Die rechtlichen Anforderungen der öffentlichen Ausschreibung erfüllt FUTURA im Rahmen eines zweistufigen Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb: Dabei erfolgt im ersten Schritt die Veröffentlichung der Ausschreibung mit Teilnehmerwettbewerb über eine E-Vergabe-Plattform und z. B. SIMAP und im zweiten Schritt dann die Ausschreibung mit den Bewerbern über FUTURA. Auf diese Art lassen sich alle medienbruchfreien Vorteile von FUTURA (GAEB-Format, Preisspiegel, SAP-Integration) auch bei der öffentlichen Ausschreibung nutzen.
Jederzeit behält der Einkäufer über den Stand der Ausschreibung den Überblick. Wurden die Anlagen geöffnet, die Anfragen gesichtet oder Angebote bereits abgegeben? Statusmeldungen informieren Sie zum Stand im Ausschreibungs- und Angebotsprozess: So können Sie schneller Lieferanten an die Abgabe ihres Angebots erinnern, den Kreis der Bieter erweitern oder die Angebotsfrist verlängern.
Eingehende Angebote können in FUTURA automatisch auf Knopfdruck in einen Preisspiegel überführt werden. Mit individuellen Filtern kann der Preisspiegel, der zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportierbar ist, auf die Anforderungen im Einkauf angepasst werden. Selbst mehrere Anfragerunden können Sie beliebig im Preisspiegel abbilden.
Vergaben werden in FUTURA angestoßen und mit allen Positionsdetails in SAP abgebildet. D. h. die spätere Abrechnung der erbrachten Leistung kann auf jede einzelne Leistungszeile referenziert und dadurch transparent abgerechnet werden.
Ohne Daten kein Controlling und Reporting. Nur wenn im SAP-System alle relevanten Belege zeitnah gebucht sind, können im Controlling Obligos abgebaut und aktuelle Reportings erstellt werden. FUTURA „füttert“ SAP als führendes System mit allen notwendigen Daten, sodass Echtzeit-Auswertungen in SAP oder auch weiterführenden Analyse-Tools möglich sind.
Zur Abrechnung der erbrachten Leistungen trägt der Dienstleister seine Leistungserfassung oder sein Aufmaß auf der FUTURA-Plattform ein. Nach eventuellen Korrekturschleifen und der Freigabe durch den Auftraggeber werden daraufhin in SAP automatisch zu den entsprechenden Leistungszeilen die Leistungserfassungsblätter angelegt und die entsprechenden Obligos abgebaut.
Nachträge werden in FUTURA ausgelöst und bewirken eine Bestelländerung im SAP-System.
FUTURA schafft mit der umfassenden und automatisierten Anlage von Belegen im SAP-System nicht nur die Möglichkeit Controlling und Reporting Maßnahmen durchzuführen, sondern auch die Grundlage für den Einsatz von Process-Mining-Tools.
Automatisierung operativer Prozesse in der Dienstleistungsbeschaffung
Mehr Standardisierung – mehr Effizienz in der Beschaffung
Wie Einkauf und Planung die Brücke fürs Bauprojektcontrolling schlagen
Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer
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