Einkauf

SAP-integriert ausschreiben – von Material bzw. Lean Services bis hin zu Complex Services

Egal ob es um die Beschaffung von Material bzw. Lean Services oder gar Complex Services wie z. B. Bauleistungen über das GAEB-Format geht: Revisionssicherheit und Transparenz über den kompletten Anfrage- und Ausschreibungsprozess kann nur der Einsatz einer digitalen Ausschreibungsplattform bieten. Der Vorteil einer zusätzlich nahtlosen SAP-Integration zeigt sich deutlich in den Folgeprozessen.

Digitale Insellösungen

Angebotsaufforderung, Abgabe der Angebote sowie die Kommunikation mit Bietern und Lieferanten im Rahmen der Ausschreibung erfolgt überwiegend auf digitalem Weg – auch für Unternehmen, die als Sektorenauftraggeber an die Vorgaben der E-Vergabe gebunden sind. Doch ausschreiben allein per E-Mail ist weder transparent noch revisionssicher, auch fehlen der Überblick (Aktivitäten und Staus der Lieferanten) sowie der Steuerungsmöglichkeiten im Ausschreibungsverlauf.

Fehlender durchgängiger Einkaufs- und Ausschreibungsprozess mit SAP

Auch mit Einsatz von SAP Ariba – zum einen über Ariba Sourcing und zum anderen mit dem Ariba Network – ergibt sich ein heterogener Ausschreibungsprozessen. Für den Fall, dass auch Complex Services, d. h. Bauausschreibungen, durchgeführt werden sollen, bietet SAP Ariba keine Lösung.

GAEB-Hürde in SAP

Für die Ausschreibung von Complex Services, wie z. B. Bauleistungen und dem GAEB-Format, werden in der Regel in einem AVA-System Leistungsverzeichnisse erstellt und im GAEB-Format mit Lieferanten und Dienstleistern ausgetauscht – die Beauftragung eines Angebotes erfolgt in den meisten Fällen aber über SAP. Da SAP über keine GAEB-Schnittstelle verfügt, wird gewöhnlich zur Bestellung in SAP eine Position mit dem Wert des Angebotes angelegt und das LV im PDF-Format angehängt. Dasselbe gilt für Dienstleistungskontrakte in SAP: Häufig wird hierbei nur der „Kopf“ des Kontrakts angelegt, gänzlich ohne das LV. Dies macht später die Prüfung von Leistungsrückmeldungen unnötig schwerer.

Über FUTURA Cloud können alle Bedarfe, vom Material bzw. den Lean Services bis hin zu den Complex Services, abgewickelt werden. Entscheiden Sie selbst, wo Ihre zentrale Einkaufs- und Ausschreibungsdrehscheibe liegen soll. Z. B. im SAP Launchpad oder dem FUTURA Buyer Portal.

Starten Sie, indem Sie aus SAP BANFen, Materialstämme oder Kontrakte auslesen und greifen in der FUTURA Cloud Plattform auf Stamm-LVs oder Leistungsstämme zu oder lesen ganz einfach Ihre Dienstleistungsausschreibungen per GAEB XML oder auch Excel ein.

Die Ausschreibung starten Sie per Mausklick und einem Single Sign-on direkt aus Ihrem SAP-System über die FUTURA Cloud. Dort stehen Ihnen zudem rd. 60.000 Lieferanten im FUTURA Network zur Verfügung: Ihre ausgewählten Lieferanten erhalten automatisch ihre die Zugangsdaten zum FUTURA Supplier Portal. Dort können sie die Ausschreibung einsehen und ihr Angebot abgeben.

Jeder einzelne Schritt Ihrer Lieferanten wird Ihnen in Form von Statusmeldungen angezeigt, so dass Sie jederzeit über den Ausschreibungsprozess den Überblick behalten. Eingegangene Angebote werden Ihnen in FUTURA in einem selbst konfigurierbaren Preisspiegel nach Ihren Vorstellungen automatisiert abgebildet und ausgewertet.

Zur weiteren Bearbeitung übertragen Sie die Angebote nach SAP. Für den Fall, dass Sie Complex Services ausgeschrieben haben, wird das gesamte LV nach SAP übertragen und dort als Dienstleistungsbestellung (Pos.-Typ „D“) oder Dienstleistungskontrakt (Wertkontrakt oder Mengenkontrakt) angelegt. Bei einer Beauftragung kann so die Abrechnung bzw. Leistungserfassung transparent auf Leistungszeileneben stattfinden oder auch als Kontrakt in SAP angelegt werden.

Auftragsbestätigung über das FUTURA Supplier Portal
Leistungsrückmeldung durch Ihre Dienstleister im Self-Service, da das Bestell-LV im FUTURA Supplier Portal zur Verfügung steht
Abrechnung von Abrufen im Self-Service durch Ihre Dienstleister, da die Kontrakte ebenso im Supplier Portal zur Verfügung stehen