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FUTURA® Collaboration Plattform

Von optimierten Beschaffungs- und Arbeitsprozessen zu Best Practice

Interaktives Arbeiten mit FUTURA® bedeutet nicht nur die digitale Kollaboration aller internen und externen Beschaffungsakteure, sondern genauso die vollständige Integration in Ihr SAP-System. Damit eröffnet die modulare Cloud-Lösung neue Ansätze zur Prozessgestaltung in der Beschaffung – insbesondere rund um Planung, Einkauf und Abrechnung von Bau- und Dienstleistungen.

FUTURA Collaboration Plattform
Kollaboration, Prozessoptimierung und Best Practice

Kernbereiche der FUTURA® Collaboration Plattform

Digitalisierung reduziert sich nicht auf die Nutzung lediglich eines Systems. Die Herausforderung ist vielmehr, Prozesse über Systemgrenzen abzubilden. Ein für die Prozessqualität in der Beschaffung entscheidender Unterschied ist eine Echtzeit-Durchgängigkeit, und zwar von Daten, Prozessen und Systemen gleichermaßen.

Das Ergebnis: ein interaktiver Arbeitsprozess, der die Art und Weise verändert, wie Ausschreibungen, Instandhaltungsmaßnahmen und auch Investitionsgüterprojekte im Zusammenspiel mit SAP geplant, beschafft und gesteuert werden. FUTURA vereint Workflows des strategischen und operativen Einkaufs auf einer Cloud-Plattform – im Rahmen der Investitionsgüterbeschaffung auch darüber hinaus die der vorgelagerten Planung. Damit überführt FUTURA spezielle Prozesse der Bau- und Dienstleistungsbeschaffung in einen Best-Practice-Ansatz.

Kollaboration

Mit FUTURA gibt es keine Arbeitsduplikate, sondern nur das Original. Alle Akteure der Beschaffungskette ebenso wie Ihre Lieferanten und Dienstleister arbeiten – über Berechtigungen gesteuert – auf ein und dieselbe Datenbasis zusammen. Ganz ohne Mehrfacheingaben und ohne Medienbrüche.

Vernetzung der Akteure

FUTURA ist eine Cloud-Anwendung, der Zugriff auf die Plattform ist daher über einen Browser mit Internetanschluss von überall möglich. Arbeiten vom Homeoffice ist somit ebenso einfach wie die Onlineanbindung der Lieferanten und Dienstleister, die sich lediglich registrieren müssen – das Onboarding erfolgt automatisch.

Beispiel: Der Einkäufer kann einen vom Anforderer erstellten Bedarf direkt zur Ausschreibung bringen. Angebote können gemeinsam gesichtet werden und im Anschluss wird das Angebot in SAP in eine Bestellung oder einen Kontrakt überführt. In Echtzeit aus FUTURA ohne weiteren Eingriff in SAP.

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Synchrone Datenbasis

Voraussetzung für eine Zusammenarbeit verschiedener Akteure in Echtzeit ist eine durchgängige und eindeutige Datenhaltung. Nur so kann gewährleistet werden, dass  Auswirkungen von Datenänderungen zeitnah in allen Systemen für die entsprechenden Nutzer angezeigt werden.

Beispiel: Nach Freigabe der vom Dienstleister auf der FUTURA-Plattform eingetragenen erbrachten Leistung werden im SAP-System automatisch Leistungserfassungsblätter angelegt und damit das zum Auftrag gehörige Obligo in Echtzeit abgebaut.

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Nutzerakzeptanz

Je einfacher und intuitiver die Systemunterstützung für den Einkäufer ist, desto höher die Nutzung. FUTURA ist auf die Abbildung von Dienstleistungen und die erforderlichen Workflows in der Dienstleistungsbeschaffung konditioniert. Hier stellen die Struktur der Leistungsverzeichnisse und zusätzlich das GAEB-Format besondere Ansprüche an die Oberfläche wie auch die Usability, die das SAP-System nicht erfüllt und die über FUTURA kompensiert werden.

Umfangreiche Hilfen sowie die FUTURA-Hotline, die jedem Nutzer der Plattform zur Verfügung steht, unterstützen die positive User Experience.

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 SAP-Integration

Angebote, Bestellungen oder auch Leistungserfassungen werden nicht per Anhang über eine einfache XML-Schnittstelle importiert oder exportiert. Vielmehr sorgt FUTURA für geschlossene Belegketten und ein Echtzeitcontrolling in SAP als führendem System. Ganz ohne manuellem Eingriff.

Fernsteuerung für SAP

Zur einfacheren Bedienung und zum einheitlichen Arbeiten lassen sich Funktionen, die im SAP-System hinterlegt sind, in FUTURA ausführen und steuern. Dies ermöglicht ein flexibles und flüssiges Arbeiten, ohne zwischen den Systemen hin- und herzuspringen.

Beispiel: Der Bedarfsträger kann über FUTURA in SAP eine BANF anlegen und gleichzeitig den Bedarf mittels Erstellung oder Import eines Leistungsverzeichnisses definieren.

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Echtzeitcontrolling

Bedingung für ein Controlling in Echtzeit ist eine Übertragung ALLER Positionen bzw. Leistungszeilen eines Leistungsverzeichnisses einer Bestellung – und nicht nur etwa der Kopf- bzw. Positionsdaten als 1 LE mit einer aggregierten Summe in SAP. FUTURA überträgt GAEB-konforme Bestellungen per Knopfdruck: Dabei wird das gesamte Leistungsverzeichniss mit den einzelnen Leistungszeilen im SAP-System angelegt. Erst damit werden im SAP-System ein Echtzeitcontrolling sowie eine transparente Abrechnung und ein automatisierter Obligoabbau möglich.

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Integrierte GAEB-Strukturen

Erst die Integration von FUTURA macht es möglich, Leistungsverzeichnisse, die im GAEB-Format erstellt worden sind, automatisiert nach SAP zu übertragen und dort weiter zu verarbeiten. Dies ist speziell bei Bauleistungen wichtig, wenn mit umfangreichen GAEB-Leistungsverzeichnissen (GAEB-LV) gearbeitet wird und die Abrechnung über LV-Positionen per Aufmaß erfolgt. Leistungsverzeichnisse, die in Form einer Excel-Liste oder im GAEB-Format in FUTURA hochgeladen oder erstellt wurden, können nach SAP in Form von Angeboten, Bestellungen oder Kontrakten übertragen und als Grundlage für die Abrechnung genutzt werden.

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Prozessoptimierung

Prozesse, die über mehrere Systeme, Abteilungen oder Personen gehen, bedürfen zur optimalen Bearbeitung durchgängige Strukturen, die manuelle Aufwände reduzieren. FUTURA bindet hierzu nicht nur Auftragnehmer in die Geschäftsprozesse ein, sondern ermöglicht mittels Standardisierung auch einen hohen Grad an Automatisierung.

Kontrakte

Je höher die Standardisierung, umso stärker die Effekte auf Effizienz und Sicherheit. In einfacher Form lassen sich in FUTURA unter Zugriff auf verschiedene Vorlagen Leistungsverzeichnisse erstellen und diese als Kontrakt in SAP anlegen. Die Aktualisierung der Kontrakte erfolgt über eine neue Ausschreibung ebenfalls auf der Plattform.

Systemgestützte Compliance

Die lückenlose Dokumentation von der Angebotsanfrage bis zur Vergabe, die einfache Verwaltung aller entscheidungsrelevanten Dokumente und die Revisionssicherheit (d. h. Unveränderbarkeit von Daten) sind nur eine Seite, die bei Compliance-Vorgaben zum Tragen kommen. Entscheidend sind ist hier ein konsequentes „Vier-Augen-Prinzip“, das FUTURA automatisiert ermöglicht.

Integrierte Planungsprozesse

Die der Beschaffung vorgelagerten Planungsprozesse können ebenfalls über FUTURA abgebildet werden, z. B. LV-Erstellung und Kostenkalkulation bei größeren Investitionsprojekten. Dabei schlägt FUTURA durch die Unterstützung des auf dem Markt etablierten GAEB-Standards die Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Geschäftsprozessen. Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format können sowohl erstellt wie auch im- und exportiert werden.

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Umgang mit Änderungsbedarf

Der Umgang mit Änderungen ist nicht nur bei Bauleistungen an der Tagesordnung. Der Anspruch an eine digitale Prozessabbildung muss sich auch daran messen, wie flexibel Planer, Dienstleister und Lieferanten in diesem Punkt eingebunden werden. Änderungsmanagement heißt: Aus FUTURA werden automatisiert in SAP Belege nachvollziehbar geändert und z. B. weitere Bestellpositionen angelegt. Zudem wird dabei verprobt, ob mit der Änderung Genehmigungswerte und Wertgrenzen überschritten wurden.

Best Practice

Wertgrenzen, Zugriff auf Rahmenverträge oder die Wahl der Prüfverfahren – eine Vielzahl individueller Workflows für verschiedene Anwendungsfälle kann in FUTURA zur Dienstleistungsbeschaffung abgebildet werden. Immer im Mittelpunkt: Qualität und der Detailgrad der Leistungsbeschreibung – die Basis für eine objektive Messbarkeit, die an vielen Punkten im gesamten Beschaffungsprozess und darüber hinaus gefordert ist.

Ausschreibung

Herausforderung:
Für die Ausschreibung von komplexen Leistungen, wie z. B. Bauleistungen werden in der Regel in einem AVA-System Leistungsverzeichnisse erstellt und per GAEB-Format mit Lieferanten und Dienstleistern ausgetauscht.

Die Beauftragung eines Angebotes erfolgt in den meisten Fällen aber nicht über das AVA-System, sondern über SAP. Da SAP über keine GAEB-Schnittstelle verfügt, wird gewöhnlich zur Bestellung in SAP eine Position mit dem Wert des Angebotes angelegt und das LV im PDF-Format angehängt. Dies hat zur Folge, dass in SAP keine transparente Abrechnung auf Leistungszeilenebene und auch kein Echtzeitcontrolling stattfinden kann. Auch muss ein LV, aus dem in SAP ein Kontrakt angelegt werden soll, händisch in das SAP-System übertragen werden.

FUTURA-Ansatz:
Die über FUTURA eingeholten Angebote einer Ausschreibung überträgt das System in der kompletten GAEB-Struktur zur weiteren Bearbeitung an das SAP-System. Damit stehen in SAP sämtliche Details – einschließlich dem LV – für eine Bestellung oder Abrechnung zur Verfügung. Erst hierdurch wird die Detailtiefe des Ausschreibungsergebnisses in SAP digital nutzbar und die Transparenz im Beschaffungs- und Abrechnungsprozess erhöht.

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Instandhaltung

Herausforderung:
Nicht nur die Bandbreite an Dienstleistungsarten, sondern insbesondere die große Rolle der ungeplanten Leistungen im Rahmen von Reparaturmaßnahmen oder Störfällen sind eine Herausforderung. Denn im Gegensatz zu geplanten Bestellungen, die z. B. der Bedarfsdefinition des Bedarfsträgers oder auch auf ein Angebot folgen, ist bei ungeplanten Leistungen der Umfang der zu erbringenden Leistung noch unklar. In der Folge werden zur Abrechnung der erbrachten Leistung lediglich Stunden- und Materialwerte herangezogen und der Auftraggeber kann nicht genau nachvollziehen, welche Arbeiten eigentlich erbracht worden sind.

FUTURA-Ansatz:
Um mehr Transparenz und Preissicherheit in die Vielzahl der Bestellungen und Abrechnungen von ungeplanten Leistungen zu bringen, setzt FUTURA auf den vermehrten Einsatz von Kontrakten. Zum einen ermöglicht FUTURA die einfache Erstellung, Ausschreibung und Anlage von Kontrakten im SAP-System, zum anderen den Zugriff der Dienstleister auf ihre Kontrakte zur Erstellung eines Abrechnungs-LVs. Im Falle einer Limitbestellung mit Kontraktbezug kann der Dienstleister somit detailliert zurückmelden, welche Leistungen er erbracht hat und der Auftraggeber behält die Übersicht über die Vielzahl der erfolgten Instandhaltungsmaßnahmen. Auch kann der Kontrakt in SAP in Bezug auf die bestellten Leistungen ausgewertet werden.

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Investitionsprojekte

Herausforderung:
Investitionsprojekte werden oft in AVA-Systemen geplant, in SAP vergeben und in der AVA wiederum abgerechnet. Für ein umfassendes Finanzcontrolling müssen die Abrechnungswerte aus der AVA dennoch auch an SAP übertragen werden. Die Folge: Im Bauverlauf weichen dann die in SAP abgebildeten Obligos oft von den realen Verbindlichkeiten ab – ein „baubegleitendes Planen“ ist anzutreffen, bei dem das Nachtragsmanagement in der AVA vorgenommen wird und in SAP aufgrund einer fehlenden Übertragung der Nachträge die tatsächliche Auftragserfüllung nicht ablesbar ist. Erst wenn bei der Ausführung der Maßnahme das Budget plötzlich aufgebraucht ist und überschritten wurde, wird (ggf.) der Bestellwert in SAP angepasst. Damit ist aus SAP-Sicht jede Steuerungsmöglichkeit genommen.

FUTURA-Ansatz:
Planung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung über FUTURA mit automatischer Belegerstellung in SAP – d. h. alle Nachträge, die zu einer Vergabe in FUTURA gebucht werden – führen automatisch zu einer Bestelländerung im SAP-System. Aufmaße, die der Dienstleister im Self Service zur Abrechnung auf der Plattform einträgt, führen nach deren Freigabe automatisch zur Anlage der entsprechenden Leistungserfassungsblätter in SAP. Obligos werden hierdurch in Echtzeit in SAP abgebaut und damit eine aktuelle Budgetkontrolle möglich.

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Ausschreibungslösung, Procurement-System und Abrechnungsplattform

Die FUTURA Collaboration Plattform bildet alle erforderlichen strategischen und operativen Beschaffungsprozesse für Bau- und Dienstleistungen ab. Inklusive der Spezialdisziplin der Investitionsgüterbeschaffung.

Strategische Beschaffung

Mehr Standardisierung – mehr Effizienz in der Beschaffung

Operative Beschaffung

Automatisierung operativer Prozesse in der Dienstleistungsbeschaffung

Investitionsgüterbeschaffung

Transparenz in Planungs- und Budgetierungsprozessen

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Whitepaper

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Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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Hubert Schröder
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