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Strategische Beschaffung

Mehr Standardisierung – mehr Effizienz in der Beschaffung

Je stärker bei der Beschaffung von Dienstleistungen auf definierte Leistungsverzeichnisse und verhandelte Rahmenverträge zurückgegriffen werden kann, desto größer ist der Hebel für transparente Prozesse. Freitext und Maverick Buying verlieren an Einfluss. Die Grundlagen dafür schafft der strategische Einkauf: Kriterien für Leistungsergebnisse festlegen bzw. Leistungsverzeichnisse erstellen, Ausschreibungen formulieren, Angebote analysieren und bewerten, Vertragsvereinbarung treffen.

Stammdaten

Qualifizierte Stammdaten sind das A und O für eine erfolgreiche strategische Beschaffung. Ist es bei der Materialbeschaffung das Warengruppenmanagement, sind es bei der Dienstleistungsbeschaffung standardisierte Leistungsbeschreibungen. Solche Beschreibungen müssen umfassend, jedoch nicht zu detailliert sein, damit gute Ausschreibungsergebnisse erzielt werden.

Stamm-Leistungsverzeichnis und Stammdaten-Bibliotheken

Die Pflege von Leistungsstämmen in SAP ist wenig praktikabel, weshalb sich hierfür FUTURA anbietet. Leistungsstämme bzw. Stamm-Leistungsverzeichnisse können in FUTURA manuell angelegt oder per GAEB- oder Excel-Datei eingelesen werden. Per Drag&Drop lassen sich so die einzelnen Leistungen in FUTURA organisieren. Ganz einfach per Mausklick werden die Stamm-LVs aus FUTURA nach SAP übertragen und dort die einzelnen Leistungsstämme angelegt.

Leistungsstämme und Materialstämme: Eine wichtige Voraussetzung für Auswertungen und Analysen, um fundiert in die nächsten Preisverhandlungen einzusteigen.

Bibliotheken aus Leistungen und Material: Erstellen Sie sich aus diesen Bibliotheken ganz einfach Ihre Ausschreibungen.

Handhabung des GAEB-Formats

GAEB (Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist der Standard im Bauwesen, der zum Austausch von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Aufmaßen eingesetzt wird. So kann ein externer Planer ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format erstellen und seinem Auftraggeber als Grundlage einer Ausschreibung zur Verfügung stellen.

Auswertungen und Analysen

Ohne Stammdaten, ohne Standards keine fundierten Auswertungen und Analysen. Arbeiten mit standardisierten Leistungsverzeichnissen oder Rahmenverträgen, bzw. Kontrakten, die von FUTURA nach SAP übertragen wurden, ist die Voraussetzung für ein effektives Einkaufscontrolling und damit die Nachvollziehbarkeit der Verwendung bestimmter Leistungen zu bestimmten Preisen.

Preisspiegel

Eingehende Angebote können in FUTURA automatisch auf Knopfdruck in einen Preisspiegel überführt werden. Über individuelle Filter kann der Preisspiegel in der Ansicht verändert werden. Hierzu zählen die einzelnen Spalten, die aufgenommenen Bieter, sowie die senkrechte oder waagerechte Ausrichtung des Preisspiegels.

Auch lässt sich der Preisspiegel auf Schwerpunktpositionen reduzieren, sowie auf die Positionen, die als „Ausreißer“ identifiziert werden sollen.

Excel-Export

Zur freien weiteren Bearbeitung kann der Preisspiegel nach Excel exportiert werden. Dabei bleiben die hinterlegten Rechenfunktionen erhalten, so dass im exportierten Preisspiegel Simulationen durchgespielt werden können.

Verhandlungsrunden

Sind mehrere Verhandlungsrunden zur Erzielung optimaler Preise notwendig, so bleiben auch diese auf der Plattform dokumentiert und einzeln aufrufbar. Die Nachvollziehbarkeit der Preisentwicklung ist dadurch jederzeit gegeben.

SAP-Analysen

Generell liefert FUTURA über die Integration alle relevanten Belege an SAP, so dass in SAP umfassende Analysen und Reportings erstellt werden können.

Sind z. B. über FUTURA Bestellungen mit Bezug zu einem SAP Kontrakt abgewickelt worden, so sind in SAP alle notwendigen Daten vorhanden, um zu analysieren, welche Positionen aus dem Kontrakt wie oft bestellt wurden.

Ausschreibungen

Ausschreibungen optimieren bedeutet im Fall von FUTURA Ausschreibungen zu automatisieren. Mit wenigen Mausklicks die Lieferanten auswählen und zur Angebotsabgabe auffordern. Nach dem Abgabetermin die Angebote automatisiert auswerten und mit allen oder einzelnen Lieferanten verhandeln. Und: transparent und Compliance gerecht den gesamten Prozess dokumentieren.

Angebote einholen

Über FUTURA sind Lieferanten und Dienstleister online in den Ausschreibungsprozess eingebunden. Zur Nutzung der Plattform benötigen sie lediglich einen Internetzugang und Browser. Anfragen oder Ausschreibungen können auf der Plattform im Lieferanten-Cockpit direkt eingesehen und online bearbeitet werden. Für umfangreiche Anfragen steht dem Lieferanten der Up- und Download per GAEB- oder Excel-Datei zur Verfügung

Sourcing Cockpit

Der Überblick über den Stand einer Ausschreibung ist im Einkauf sehr wichtig. Wurden die Anlagen geöffnet, die Anfragen gesichtet oder Angebote bereits abgegeben? Statusmeldungen informieren Sie zum Stand im Ausschreibungs- und Angebotsprozess: So können Sie schneller Lieferanten an die Abgabe ihres Angebots erinnern, den Kreis der Bieter erweitern oder die Angebotsfrist verlängern.

Auktionen

Über FUTURA stehen verschiedene Auktionsarten, ob Einkaufs- oder Verkaufsauktionen, zur Verfügung. Wählen Sie zwischen Bestpreis-Auktion, Englische Ticker-Auktion, Holländische Auktion, Japanische Auktion oder einer offenen Auktion. Jeder Auktionstyp kann über frei einstellbare Parameter individualisiert werden.

Verträge und Kontrakte

Häufig erfolgen Ausschreibungen in nicht mit SAP verbundenen Drittsystemen oder gar per E-Mail. Die Folge: in SAP wird die Bestellung der Angebote auf eine Position (LE) kumuliert und das LV als PDF-Datei der Bestellung beigefügt. Eine Abbildung von Folgeprozessen oder gar das Anlegen von Dienstleistungskontrakten in SAP ist so nicht möglich. Mit FUTURA hingegen können Sie die Ergebnisse Ihrer Ausschreibungen in Form von Angeboten oder Bestellungen per Knopfdruck mit allen Positionen zur weiteren Bearbeitung nach SAP übertragen.

Einzelbestellung

Ihr Ausschreibungsergebnis legen Sie direkt aus FUTURA heraus als Bestellung in SAP an. Dies erfolgt sowohl für Material wie auch für mehrstufige Leistungsverzeichnisse (GAEB-Format). Dadurch wird es möglich, in SAP auch die Folgeprozesse z. B. Abrechnung, abzubilden – und damit ein Echtzeit-Controlling in SAP.

Kontrakte

Neben der Möglichkeit aus einem FUTURA-Angebot in SAP eine Bestellung anzulegen, können Sie auch FUTURA-Angebote nutzen, um in SAP daraus Kontrakte zu fixieren. Mehrstufige LVs im GAEB-Format werden hierbei unterstützt, so dass FUTURA praktisch als GAEB-Konverter für SAP fungiert.

Operative Beschaffung

Automatisierung operativer Prozesse in der Dienstleistungsbeschaffung

Investitionsgüterbeschaffung

Transparenz in Planungs- und Budgetierungsprozessen – Kontrolle in allen Projektphasen

Ausschreibung

SAP-integriert ausschreiben – auch für komplexe Warengruppen

Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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