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Operative Beschaffung

Automatisierung operativer Prozesse bei der Beschaffung von Dienstleistungen

Die Herausforderung in Einkaufsabteilungen besteht darin, mehr Kosteneffizienz im Dienstleistungseinkauf zu erreichen. Ziel ist eine transparente Zusammenarbeit zwischen dem Bedarfsträger und dem Lieferanten – von der Bedarfsspezifizierung bis zur Leistungsabnahme. Dafür gilt es, einen durchgängigen Prozess zu implementieren, der neben der Bestellung auch sämtliche nachgelagerte Workflows wie Genehmigung, Nachweis der Leistungserbringung und Prüfung sowie Abrechnung umfasst. Zusammen mit einer tiefen SAP-Integration macht FUTURA den Weg frei für eine weitreichende Automatisierung in der operativen Beschaffung.

Bedarfsplanung

Geben Sie Ihren Bedarfsträgern Rahmenverträge bzw. Kontrakte an die Hand, damit diese selbstständig ihren Beschaffungsprozess – bis zu bestimmten Wertgrenzen – anstoßen und abwickeln können. Dabei werden sowohl geplante Bedarfe, die z.B. aus Vorlagen wie Stamm- oder Projektdaten erstellt werden, wie auch ungeplante Bedarfe, die erst im Nachhinein mit Bezug zu einem Kontrakt definiert werden, unterstützt. Sollte der Bedarfsträger auf Leistungen des Stamm-LVs oder auf Arbeitsergebnisse von externen Planern zugreifen, so ist die Einkaufsabteilung dann automatisch wieder im Spiel, um die Preise mit den Lieferanten auszuhandeln.

Bedarfsdefinition

Speziell im Bereich Dienstleistungen unterstützt FUTURA die GAEB-Formate. Bedarfe für Kleinmaßnahmen können vom Bedarfsträger sehr schnell und einfach erstellt werden. Hilfreich ist, dass er zur Positionsübernahme auf ein Stamm-Leistungsverzeichnis oder Kontrakt zurückgreifen kann. Das Einlesen eines extern geplanten Leistungsverzeichnisses kann per GAEB- oder Excel-Datei erfolgen.

Genehmigung

Jedem Bedarf kann in FUTURA zur Bestimmung der Organisationsdaten und Kontierung eine SAP BANF zugeordnet werden. Diese BANF kann in SAP erzeugt, genehmigt und dann in FUTURA importiert oder aber auch direkt in FUTURA angelegt werden, um sie nach SAP zu übertragen. Dank der nahtlosen Systemintegration wird es möglich, auch an dieser Stelle mit FUTURA unterschiedliche Workflows abzubilden.

Bedarfskalkulation

Bedarfe, die ggf. auch angefragt oder ausgeschrieben werden sollen, können in FUTURA zum späteren Vergleich mit den sogenannten Planpreisen versehen und kalkuliert werden.

Umgang mit GAEB-Format

GAEB (Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist der Standard im Bauwesen, der zum Austausch von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Aufmaßen eingesetzt wird. So kann ein externer Planer ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format erstellen und seinem Auftraggeber als Grundlage einer Ausschreibung zur Verfügung stellen

Bestellung und Abruf

Fokus bei der operativen Beschaffung ist es, über das eigenständige Auslösen von Bestellungen und Abrufen der Bedarfsträger – unter Einhaltung bestimmter Wertgrenzen und -limits – den Einkauf zu entlasten. FUTURA agiert dabei äußerst flexibel. Eine Bestellung kann geplant, ungeplant oder auch gemischt jeweils mit und ohne Kontraktbezug erfolgen.

Anfragen

In FUTURA wird eine spezielle Anfrage-Variante für die operative Beschaffung durch den Bedarfsträger vorgehalten, der sogenannte „Kostenvoranschlag“. Hierbei fordert der Bedarfsträger den Lieferanten bzw. Rahmenvertragspartner auf, auf der Grundlage seines Rahmenvertrags ein Angebot zu erstellen. Dabei greift der Lieferant online auf seinen Rahmenvertrag zu und erstellt so selbständig das Angebots-LV und fügt seine Mengen zu. Die vereinbarten Preise bleiben dabei unverändert.

Geplante, ungeplante, gemischte Leistungen

Über FUTURA können geplante, ungeplante und gemischte Leistungen abgerufen bzw. bestellt und abgerechnet werden. Je nach Anwendungsfall kommen diese Varianten bei der Bestellung zum Einsatz. Ein Abruf mit einer geplanten Leistung kann z. B. auf die Bedarfsdefinition des Bedarfsträgers folgen oder auch auf das Angebot, den Kostenvorschlag, der vom Lieferanten über FUTURA zusammengestellt wurde.

Ungeplante Leistungen fallen oft im Rahmen von Reparaturmaßnahmen oder Störfällen an, bei denen zum Zeitpunkt der Beauftragung der Umfang der zu erbringenden Leistung noch unklar ist. In diesem Fall wird dann dem Abruf ein Bezug zu einem Rahmenvertrag oder Kontrakt zugeordnet und ein Limit hinzugefügt. Der Vorteil dieser Variante der Bestellung liegt in der Entlastung des Bedarfsträgers, der Transparenz der erbrachten Leistung bei der Abrechnung und der Möglichkeit den zugrunde liegenden Rahmenvertrag nach Häufigkeit der enthaltenen Positionen auszuwerten.

Abrufe

Eine Bestellung auf der Grundlage von Rahmenverträgen bzw. Kontrakten wird als Abruf bezeichnet. Über FUTURA können Bestellungen oder eben auch Abrufe ausgelöst und abgerechnet werden

Leistungserfassung

Lassen Sie die erbrachten Leistungen von Ihren Lieferanten selbstständig erfassen. Dafür nutzen die Lieferanten FUTURA per Self-Service. Das ist bei geplanten Leistung wie ungeplanten Leistungen möglich. Im zweiten Fall greift der Lieferant online auf seinen Rahmenvertrag bzw. Kontrakt zu und erstellt zunächst das Abrechnungs-LV mit den erbrachten Leistungen und ergänzt dann seine Mengen und/oder Mengenansätze. Zusätzlich fügt er Dokumente zu seinem Nachweis bei.

Erfassung

Leistungserfassungen und Aufmaße kann der Dienstleister direkt auf der FUTURA-Plattform eintragen. Hierzu benötigt er lediglich einen Internetzugang, eine Erfassung kann folglich sehr flexibel vor Ort erfolgen. Zur Nachvollziehbarkeit der Rechenansätze kann die Erfassung über die Eingabe von Formeln nach REB 23003 erfolgen und mit Kommentaren versehen werden.

Prüfung

Änderungen und Korrekturschleifen einer Leistungserfassung sind in FUTURA einfach möglich. Das Prüfverfahren kann über Workflows individuell eingestellt werden: Abhängig von der Rolle und z. B. Wertgrenzen kann ein Mehr-Augen-Prinzip – oder alternativ ein Stichprobenverfahren – zur Prüfung und Genehmigung angewandt werden.

Abrechnung

Dokumentierte erbrachte Leistungen werden dem Auftraggeber in der Regel in Papierform als Anhang zur Rechnung eingereicht. Zur Rechnungsprüfung gehört dann auch die Prüfung der Leistungserfassung. Eine Korrektur der Leistungserfassung zieht dann auch eine Korrektur der Rechnung nach sich. Es folgt ein manueller Prozess, der zum Schluss zum Abbau des Obligos die Eingabe des freigegebenen Rechnungsbetrags in das ERP-System erfordert.

Mit FUTURA präzisiert und vereinfacht sich dieser Prozess. Zum einen trägt der Dienstleister und nicht der Auftraggeber die Leistungserfassung online im System ein, zum anderen erfolgt die Rechnungsstellung oder Abrechnung erst nach der Abnahme und Freigabe der Leistungserfassung. D.h. eine eventuelle Korrektur der Leistungserfassung erfolgt online auf der Plattform und die übliche Rechnungsprüfung kann entfallen.

Die Rechnung muss lediglich noch gebucht werden. Im SAP-System wird dies durch die Transaktion „MIRO“ unterstützt (Ampelprüfung). Der Rechnungsprüfungsprozess ist daher entscheidend verschlankt.

Gutschrift

Den höchsten Grad der Automatisierung erhalten Auftraggeber, wenn sie mit ihren Lieferanten und Dienstleistern ein Gutschriftverfahren vereinbart haben. FUTURA schafft die Grundlage hierzu, indem VOR der Rechnungsstellung die erbrachte Leistung geprüft und freigegeben wird.

Strategische Beschaffung

Mehr Standardisierung – mehr Effizienz in der Beschaffung

Investitionsgüterbeschaffung

Transparenz in Planungs- und Budgetierungsprozessen – Kontrolle in allen Projektphasen

Instandhaltung

Rahmenvertragsquote hoch – Kosten in der Instandhaltungsbeschaffung runter

Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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