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Vorteile rollenbasiertes Zusammenarbeiten

Alle Akteure – eine gemeinsame Datenbasis mit der FUTURA® Collaboration Plattform

Mit FUTURA® gibt es keine Arbeitsduplikate, sondern nur das Original. Alle Akteure der Beschaffungskette ebenso wie Ihre Lieferanten und Dienstleister arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen – von der Bedarfszusammenstellung und -kalkulation über die Anfrage und Ausschreibung bis hin zur Bestellung und Leistungserfassung. Dank der Cloud-basierten Plattform können Arbeiten und Aufgaben reibungslos geteilt und weitergegeben werden.

Kollaborativer Ansatz in der Zusammenarbeit

FUTURA® ist eine modular aufgebaute Collaboration Plattform mit allen für die Zusammenarbeit in der Beschaffung erforderlichen Funktionalitäten in der Cloud. Auftraggeber wie Auftragnehmer sind online-basiert miteinander vernetzt. Bequem im Hintergrund: Automatisch eine lückenlose Belegkette in SAP. Die Vorteile einer Prozessintegration kommen insbesondere bei der Beschaffung von Investitionsgütern, mit der Beteiligung mehrerer Akteure in den Arbeitsbereichen der Planung sowie des Einkaufs und des Controllings zur Geltung.

✔ keine Medienbrüche

✔ keine Mehrfachangaben

✔ keine Doppelpflege

Gebündelte Kommunikation

Jede Kommunikation findet direkt verknüpft mit dem betroffenen Vorgang statt – und nicht mehr im Posteingang eines E-Mail Programms einer einzelnen Person. Das vereinfacht den Überblick, sorgt für eine größtmögliche Transparenz und ist zudem revisionssicher.

Statusmeldungen im Sourcing Cockpit informieren Sie zum Stand im Ausschreibungs- und Angebotsprozess: Wurden Anlagen geöffnet, Anfragen gesichtet oder Angebote bereits abgegeben? So können Sie schneller Lieferanten an die Abgabe ihres Angebots erinnern, den Kreis der Bieter erweitern oder die Angebotsfrist verlängern. Nutzen Sie FUTURA, um auch Dokumente mit Ihren Lieferanten auszutauschen oder auf Fragen zu antworten.

 

Sie haben inhaltliche Fragen zur Ausschreibung? Stellen Sie diese unmittelbar in das System ein. Der Einkäufer wird Ihnen über die FUTURA-Plattform unmittelbar antworten. Zudem kann der Einkäufer Fragen anonymisieren und mit seiner Antwort versehen in das Whiteboard stellen. Dies sorgt für einen fairen, schnellen und sicheren Angebotsablauf.

 

Verlassen Sie sich auf eine nachvollziehbare Dokumentation der gesamten Kommunikation. Die Benutzer- und Rollenverwaltung sorgt dafür, dass nur die Person Zugriff hat, die auch dafür vorgesehen ist.

Benutzerfreundlichkeit und Branchenstandards

Bauleistungen und mehrstufige Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format – darauf ist FUTURA in besonderem Maße ausgerichtet. Die Cloud-Plattform bietet verschiedene Möglichkeiten, um Leistungsverzeichnisse zu erstellen und diese den anderen Prozessbeteiligten medienbruchfrei zur Verfügung zu stellen. 

Ob Stamm-LV, Rahmenverträge oder abgeschlossene Maßnahmen: In der Planung können Sie auf diese Daten zugreifen und GAEB-konform Ihr Leistungsverzeichnis auch in FUTURA erstellen.

 

Importieren Sie ganz einfach die Ausschreibungen im Excel- oder auch GAEB-Format, wenn Bedarfsträger und Planer ein eigenes Tool, ggf. eine AVA-Software nutzen. FUTURA kennt sich damit bestens aus und bildet die einzelnen Positionen im Browser lesbar für Sie und Ihre Bieter und Lieferanten ab.

 

Für Lieferanten keine Kosten, keine Installation einer Software: Für die Anbindung an FUTURA ist nur ein Internetzugang erforderlich. Bei Ausschreibungen werden Sie per E-Mail über die Ausschreibung informiert, erhalten automatisiert die Zugangsdaten zu FUTURA, um Ihr Angebot online zu bearbeiten und zu kalkulieren.

 

Greifen Sie auf die Eingaben und Angaben Ihrer Dienstleister und Lieferanten zu. Eine manuelle Eingabe von Zahlenwerken bleibt Ihnen zukünftig erspart und obendrein erfolgt in FUTURA die rechnerische Überprüfung, so dass Sie sich ganz auf die Qualität der Leistungsrückmeldung Ihres Dienstleisters bzw. Lieferanten konzentrieren können.

Transparenz bei Änderungen und Nachträgen

FUTURA bietet die Möglichkeit, im Austausch mit dem Auftraggeber Korrekturschleifen drehen zu können, bis die gemeldete Leistung freigegeben verbucht werden kann. Gegenüber Standardworkflows, die Korrekturen lediglich in Form von Löschen und Neuanlegen der kompletten Leistungserfassung anbieten, bringt dies für Einkäufer wie für Dienstleister eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich.

Verwalten Sie in der integrierten Preisdatenbank beliebig viele Preise und mehrere Preisanteile zu einer Position: selbst eingegebene Grundpreise, Preise von Anbietern von Leistungspositionen, Jahresvertragspreise mit Bietern oder aber auch die Preise aus bereits realisierten Projekten. Passen Sie Kostenstrukturen projektspezifisch an – mit der Funktionalität eines übersichtlichen Explorers. So können Sie einfach Ihre eigene Kostenstruktur auf die DIN 276 oder eine frei definierbare Kostenartenstruktur referenzieren. Speichern Sie in jeder Projektphase den Stand der Planung. So lassen sich jederzeit Änderungen im Projektverlauf nachvollziehen und dokumentieren – jede Änderung wird protokolliert.

 

Erforderliche Änderungen von Daten, z. B. in einem Nachtragsfall, werden in Echtzeit übernommen und stehen daher direkt zur Verfügung. Nachtragsmanagement und gleichzeitige Abbildung von Bestelländerungen in SAP? Mit Schattensystemen nicht möglich – mit FUTURA ganz automatisch. Behalten Sie bei Änderungen die veranschlagten Budgets revisionsgesichert im Griff.

 

Greifen Sie auf die Eingaben und Angaben Ihrer Dienstleister und Lieferanten zu. Eine manuelle Eingabe von Zahlenwerken bleibt Ihnen zukünftig erspart und obendrein erfolgt in FUTURA die rechnerische Überprüfung, so dass Sie sich ganz auf die Qualität der Leistungsrückmeldung Ihres Dienstleisters bzw. Lieferanten konzentrieren können.

Automatisierte Workflows in der Abrechnung

Die Online-Anbindung der Dienstleister und Lieferanten an Ihren Bestell- und Abrechnungsprozess beschleunigt die Prüfung, Korrektur und Freigabe der erbrachten Leistungen. Denn der Lieferant stellt seine Rechnung erst, nachdem die erbrachte Leistung bzw. Aufmaß von Ihnen geprüft und freigegeben wurde.

Stellen Sie den Bedarfsträgern ausgehandelte Rahmenverträge und Kontrakte zur Verfügung, Bestellungen oder Abrufe auf Grundlage eines Rahmenvertrages erfolgen schnell und mühelos – ob in FUTURA oder in SAP. Über die FUTURA-Plattform greift der Dienstleister bzw. Lieferant auf den synchronisierten Rahmenvertrag zu und erstellt dort selbstständig sein Aufmaß bzw. seine Abrechnung.

 

Die Online-Anbindung an den Bestell- und Abrechnungsprozess Ihrer Kunden garantiert Ihnen eine schnelle Rückmeldung Ihrer erbrachten Leistungen. Über die FUTURA tragen Sie Ihre Aufmaße ein oder erstellen – ggf. über den aus SAP synchronisierten Rahmenvertrag bzw. Kontrakt – selbstständig das Abrechnungs-Leistungsverzeichnis. Prüfer können unmittelbar auf Ihre Eingaben und Angaben zugreifen. Das spart beiden Seiten viel Zeit – so kommen Sie schneller an Ihr Geld und vereinbarte Zahlungsfristen stellen ab sofort kein Problem mehr dar.

 

Profitieren Sie von einer nahtlosen SAP-Integration. Sobald Sie das Aufmaß geprüft und freigegeben haben, wird dies nicht nur im Rechnungsjournal dokumentiert, automatisch werden in SAP auch die entsprechenden LERF-Blätter angelegt und der Wareneingang automatisiert gebucht. 

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Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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