Einmal-Bedarfe, Klein- oder auch Ad-hoc-Maßnahmen sind in vielen Branchen an der Tagesordnung und kosten viel Zeit bei der Beschaffung. Wenn Ihre Anforderer und Bedarfsträger dazu auf Bibliotheken und qualifizierte Daten- und Informationsquellen zugreifen können, erleichtert es ihnen entscheidend, Bedarfs- und Kostenermittlungen valide vorzunehmen. Auf die jeweiligen Datenquellen bezogene Wertgrenzen steuern automatisiert Ihre internen Prozessabläufe, und dies ganz sicher. Mehr Flexibilität geht kaum.
In FUTURA können Sie Workflows und Prozessabläufe im Vorfeld definieren. Dazu zählt auch die Zuordnung von bestimmten Anwendergruppen auf bestimmte Datenquellen. So haben beispielsweise Rahmenverträge und Kontrakte Vorrang. Wird auf Basis eines Rahmenvertrages ein Bedarf erfasst und eine bestimmte Wertgrenze ist nicht überschritten, kann der Bedarfsträger selbstständig bestellen bzw. abrufen. Beim Überschreiten der Wertgrenze kommt über den Workflow automatisch der Einkauf ins Spiel. So soll anhand des Vier-Augen-Prinzips entschieden werden, wie mit diesem Bedarf weiter zu verfahren ist. Der Bedarf kann genehmigt oder zwecks Verhandlung dem Rahmenvertragspartner über den Workflow und FUTURA Cloud zur Verfügung gestellt werden. Dieser gibt einen Rabatt ein und wenn der passt, wird der Abruf im Anschluss bestellt.
Der Bedarf ist in keinem Rahmenvertrag oder Kontrakt zu finden? Dann greift der Bedarfsträger oder Anforderer auf die Stamm-Leistungsverzeichnisse oder die Materialstämme in FUTURA zu. So können auf qualifizierter und damit gesicherter Grundlage Leistungsverzeichnisse oder Materiallisten erstellt werden. Dieses Vorgehen dient sowohl für Einmal-Bedarfe als auch für Klein-Maßnahmen oder Projekte.
Und wenn der Bedarfsträger mit einem externen Planer bzw. Ingenieurbüro zusammenarbeitet? In FUTURA kein Problem: Das Arbeitsergebnis des Planers, z. B. eine GAEB-Datei oder eine Excel-Vorlage wird per Mausklick in FUTURA Cloud eingelesen – nicht als Anlage, sondern als lesbares Leistungsverzeichnis. Wenn so festgelegt, kommt über den Workflow in FUTURA automatisch der Einkauf ins Spiel. Dieser greift hier auf die Bearbeitung des Bedarfsträgers (oder auch Planers) zu und macht dort weiter, wo Bedarfsträger und Planer aufgehört haben. Sie teilen sich ihre Arbeit. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität enorm.
Sie planen ein Projekt und wollen dafür die Stamm-LVs nutzen. Nun benötigen Sie auch im Vorfeld Kosten, um Ihr Projekt zu budgetieren – bevor es in die Ausschreibungsrunden geht? Auch hierbei bekommen Sie von FUTURA Cloud Unterstützung. Verwenden Sie die den Stamm-LVs zugeordnete Preisdatenbank. Diese speisen Sie selbst mit den Preisen, die Sie bei Ihren Projekten und Maßnahmen erstehen. So können Sie, bevor das erste Angebot vorliegt, Ihre Projekte quantifizieren und Budgets ermitteln.
Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
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