Weitestgehend automatisierte Abrechnungen gegenüber Lieferanten – bei der Dienstleistungsbeschaffung oft nicht der Fall. Rückfragen an die Bedarfsträger binden viel Zeit in der Buchhaltung und Skontofristen einzuhalten, ist dabei eine Herausforderung. Die wahren Obligos festzustellen, ist schwierig, da die Details solcher Bestellungen dem Einkauf systemisch nicht bekannt sind. Die FUTURA-Lösung eröffnet mit dem Ansatz, das SAP-System als das führende und somit auch steuernde System anzusehen, neue Möglichkeiten. Das Ziel: ein äußerst beschleunigter, schlanker und transparenter Abrechnungsprozess, mit dem zudem die Leistungsabnahme Compliance-gerecht und revisionssicher dokumentiert wird.
Ihre Lieferanten und Dienstleister erhalten nicht nur unmittelbar über FUTURA die Bestellung aus Ihrem SAP ERP-System, sie nehmen über den gleichen Weg auch selbständig die Abrechnung ihrer erbrachten Leistungen vor. Mit der ersten Bestellung erhalten Ihre Lieferanten automatisch die Zugangsdaten zur FUTURA-Plattform und können dort ihre Bestellung und Abrechnungen bearbeiten.
Bei einer Dienstleistungs- oder Bauleistungsbestellung geben sie ihre Aufmaße und Leistungsmeldungen online ein. Nach der Freigabe ihrer Eingaben kann der zugeordnete Prüfer zugreifen und die Leistungsrückmeldung bearbeiten, d. h. freigeben, korrigieren oder ablehnen. Der Lieferant wird darüber informiert und kann nun seine Leistungsmeldung anpassen. Nach Abschluss dieses Prüfungs- und Klärungsprozess können Leistungserfassungsblätter automatisiert in SAP generiert und zudem Anlagen sowie Dokumente nach SAP bzw. dem Archivsystem übertragen werden.
Durch die durchgängige Digitalisierung des Abrechnungsprozesses greifen automatisch auch alle hinterlegten Kontrollszenarien. Die Einzel- oder Einheitspreise sind über die Bestellung festgelegt und lassen sich vom Lieferanten nicht ändern. Mengen- oder Massenüberschreitungen werden Ihnen farblich gekennzeichnet, so dass Sie auf mögliche Steuerungsnotwendigkeiten hingewiesen werden.
Bei den Bestellungen hinterlegte Toleranzen räumen Ihnen eine gewünschte Flexibilität ein. Die Abnahme der Leistungen kann mehrstufig erfolgen – so wie Sie die Wert- und Freigabegrenzen in Ihrem Unternehmen festgelegt haben.
Erhöhen Sie das durch den Einkauf kontrollierte Einkaufsvolumen und nutzen Sie ausgehandelte Rahmenverträge. Pflegen Sie in FUTURA Ihre Stamm-LVs bzw. Leistungsstämme und übertragen diese per Knopfdruck ganz komfortabel nach SAP. Verwenden Sie im Anschluss diese Leistungsstämme in Ihren Rahmenverträgen oder Kontrakten oder aber auch Ihren Projekten, lassen sich ganz einfach über das SAP Reporting die erforderlichen Auswertungen erstellen, wodurch ein Einkaufscontrolling erst möglich wird. So erkennen Sie nicht nur die Häufigkeit der Beauftragungen in Bezug auf bestimmte Positionen, sondern auch die verschiedenen ausgehandelten Preise. Damit erhalten Sie eine vollständige Übersicht Ihrer Ausgaben und verfügen damit über eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Ihren Lieferanten und Dienstleistern.
Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
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