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FUTURA@SAP

Geschäftsprozessintegration jenseits der Simplifizierung

Fehlen in SAP wichtige Funktionen für Bedarfsträger, Planer oder Einkäufer und soll das SAP-System jedoch gleichzeitig das führende System sein, in dem sich der digitale Kern konzentriert, geht kein Weg an einer Prozessintegration vorbei. Ganz im Sinne des „Best-of-Breed“ Ansatzes gilt es das Beste aus allen Lösungen herauszuholen und diese miteinander – über Geschäftsprozessintegrationen – zu vernetzen. FUTURA@SAP stellt eine synchrone Datenbasis und lückenlose Belegkette in SAP sicher und überwindet gleichzeitig viele der mit der Simplifizierung einhergehenden Einschränkungen in SAP für den Dienstleistungseinkauf.

Arbeiten über Systemgrenzen in Echtzeit

Geschäftsprozesse integriert über Systemgrenzen abzubilden, bedeutet: Bewegungsdaten aus dem Beschaffungsprozess – Ausschreibung, Bestellung, Abrechnung mit Organisationsdaten – jeweils so anzureichern, damit in SAP unmittelbar und in Echtzeit Belege generiert werden. FUTURA@SAP stellt eine lückenlose Belegkette in SAP sicher. Egal, in welchem Prozess Sie sich als Bedarfsträger, Einkäufer oder Prüfer gerade befinden und egal, um welche Dienstleistungsart es geht, Sie greifen analog der Fiori-Apps über FUTURA auf das SAP-System zu, ohne dass Sie zwischen den Systemen hin- und herspringen müssen.

✔ Datenkonsistenz in den beteiligten Systemen
✔ Vermeiden mehrfacher Dateneingaben
✔ Echtzeitcontrolling und Compliance
✔ Bessere Entscheidungsgrundlagen für Controller und Management

Geschäftsprozessintegration erfordert mehr als einfache Schnittstellen

Die Anbindung per Up- und Download von Informationen aus Dateien stellen lediglich einen Datenimport und -export sicher. Ein Datenaustausch kann automatisch regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt oder manuell nach Bedarf angestoßen werden. Ein manueller Datenaustausch muss auch manuell kontrolliert werden, da es keine automatische Rückmeldung gibt, oder Im-oder Export erfolgreich war. Häufig fehlen dann bei dieser Art von Schnittstellen Daten, die im SAP-System noch nachgepflegt werden müssen. Auch sind Änderungen über diesen Weg in SAP nicht möglich.

Das interoperable Arbeiten zwischen FUTURA und SAP basiert hingegen darauf, Änderungen in den Geschäftsprozessen automatisiert und interaktiv anzustoßen. Dafür ruft FUTURA direkt Funktionsbausteine in SAP-Backend, ob ECC (R/3) oder S/4HANA auf und sorgt im Hintergrund für eine nahtlose und vollständige Belegkette in SAP. Je nach Prozessablauf kommen verschiedene standardisierte Integrationsbausteine – einzeln oder in Kombination – aus den Bereichen atrategische Beschaffung, operative Beschaffung sowie Investitionsgüterbeschaffung zum Einsatz.

 

Integrationsbausteine FUTURA@SAP

Grenzen auflösen

FUTURA macht den Weg frei

Schwächen überwinden und Stärken ausnutzen, das ist der Ansatz von FUTURA im Zusammenspiel mit SAP, wenn es um die Beschaffung von Dienstleistungen geht. SAP kann mehr wie nur Lean Services abzubilden, d. h. einfache einstufige Dienstleistungen, wie es das Fiori-Frontendkonzept im Rahmen der Simplizifierung vorsieht. Denn über das Backend sind auch die im AVA-Prozess üblichen mehrstufigen Leistungsverzeichnisse sind über SAP verarbeitbar, und zwar mit sämtlichen Details. FUTURA nutzt diese Möglichkeit bei der Integration.

 

Integrierte GAEB-Strukturen

Leistungsverzeichnisse, die im GAEB-Format erstellt worden sind, werden automatisiert nach SAP übertragen, um Belege zu generieren und dort weiter verarbeitet zu werden. Damit ist das GAEB-Format nicht nur Arbeitsgrundlage in der Planung, sondern ebenfalls für den Einkauf: Denn der Einkauf kann für seine Anfragen oder Ausschreibungen direkt auf diese GAEB-Leistungsverzeichnisse zugreifen. Darauf basierende Angebote von Lieferanten und Dienstleistern sind über den Standard vergleichbar und die entsprechenden Aufträge können aufgrund der vorhandenen Positionen transparent abrechnet werden. 

Einfaches Nachtragsmanagement

Kommt es während der Ausführung zu einem Änderungsbedarf, kann in FUTURA einfach die Bestellung geändert werden. Diese Änderung wird automatisiert an den Dienstleister übertragen und bewirkt ebenfalls automatisch in SAP eine Bestelländerung. Nach finaler Freigabe der zur Änderung erfassten Leistung wird aus FUTURA heraus ein Leistungserfassungsblatt (LERF) in SAP vollautomatisch angelegt und zusätzlich der Wareneingang gebucht. Damit ist auch bei Nachträgen das Obligo in SAP in Echtzeit unter Kontrolle.

 

Ohne Korsett der Simplifizierung

FUTURA bietet eine nutzerfreundliche Anwendungsoberfläche als Ersatz für fehlende Funktionen im Fiori-Frontend-Konzept, das eine Ansteuerung der Komponente MM-SRV, das Modul zur Abbildung mehrstufiger Leistungsverzeichnisse, nicht mehr erlaubt. Dienstleistungen werden nur als einstufige Liste analog zur heutigen Abbildung von Materialpositionen in S/4HANA abgebildet. Dank der tiefen Backendintegration ermöglicht FUTURA auch weiterhin den Zugriff auf MM-SRV.

Solution Paper

FUTURA® schließt die Lücke, die sich aus den Einschränkungen des Simplifizierungskurses von SAP auf die Dienstleistungsbeschaffung ergeben, und spielt die Stärke insbesondere beim Handling rund um mehrstufige Leistungsverzeichnisse und dem GAEB-Datenaustauschformat aus. Die Cloud-basierte Lösung schafft die Basis für eine lückenlose Belegkette in SAP und digitale Durchgängigkeit in den Prozessen der Dienstleistungsbeschaffung: SAP wie ferngesteuert – von allen beteiligten Akteuren.

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Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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